КЭДО: что такое кадровый электронный документооборот и как на него перейти

Выгода зависит от того, как устроена компания. Офис в одном здании и 50 сотрудников почти ничего не теряют на бумаге. Совсем другая картина, когда у компании филиалы, вахта, розница, удалённые сотрудники.

• Скорость. Подписи не надо собирать физически. В FORTE Holding после запуска КЭДО оформление командировки стало занимать 15 минут вместо как минимум трёх дней, а приём новичка — 2 дня (кейс).
• Меньше бумаги и логистики. В том же холдинге количество бумажных документов сократилось на 90%: печать, курьеры между филиалами и ручное архивирование ушли.
• Прозрачность. Видно, кто получил документ, когда открыл и подписал ли. В бумажном процессе этот статус обычно знает только кадровик, и то не всегда.
• Найм. Кандидат может подписать документы ещё до первого рабочего дня.
• Архив. Личное дело находится поиском за секунды.

Система КЭДО редко живёт сама по себе. Данные о сотрудниках и проекты приказов приходят из кадрового учёта, чаще всего из «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) или из HRM-системы. Дальше система КЭДО формирует документ по шаблону, отправляет его на подпись руководителю, а затем сотруднику. После подписания документ уходит в архив.

Со стороны работодателя кадровые документы подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник. Во втором случае ему нужна машиночитаемая доверенность, и про её срок тоже придётся помнить. Сотрудник работает через личный кабинет, мобильное приложение или Госуслуги. Многие системы уже поддерживают подпись через приложение «Госключ», для которого нужна только подтверждённая учётная запись на Госуслугах.

Документ, подписанный неподходящей подписью, можно оспорить. Требования различаются в зависимости от документа и от того, кто подписывает (ст. 22.3 ТК РФ).

Порядок, по которому идёт переход на КЭДО, задаёт статья 22.2 ТК РФ. Обойти её нельзя: если пропустить уведомление или не собрать согласия, электронные документы можно оспорить.

1. Аудит. Составьте реестр кадровых документов: какие формируются, кто подписывает, сколько их в месяц, где хранятся. Без этого непонятно, что переводить первым.
2. Выбор системы. Это может быть бесплатная платформа «Работа в России», облачный сервис КЭДО, модуль HR-платформы или корпоративной СЭД.
3. Локальный нормативный акт. Работодатель издаёт его с учётом мнения профсоюза, если он есть. В акте должны быть указаны система, перечень документов, категории работников, срок уведомления и дата старта. Дата старта не может наступить раньше, чем истечёт срок уведомления.
4. Уведомление. Каждому работнику сообщают о переходе и разъясняют, что он вправе дать согласие или отказаться.
5. Согласия и подписи. Письменное согласие нужно от тех, кто работал до 2022 года. От тех, кого приняли на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа, согласие не требуется. Параллельно выпускают подписи и подключают сотрудников к системе.
6. Запуск. Начните с пилота: один процесс (например, отпуска) или одно подразделение. Затем подключайте остальные документы и филиалы.

Отказ от КЭДО или отсутствие у сотрудника электронной подписи не может быть причиной для отказа в приёме на работу или для увольнения. Тем, кто не согласился, работодатель обязан бесплатно выдавать бумажные копии документов. Значит, в первый год вы почти наверняка будете вести два контура сразу, и это надо заложить в план и в нагрузку кадровой службы.

Эти три аббревиатуры путают даже внутри ИТ-службы.

• КЭДО — документы между работодателем и сотрудником. Регулируется Трудовым кодексом.
• ЭДО — обмен документами с контрагентами и госорганами через операторов: УПД, счета-фактуры, акты, отчётность. Как эти контуры складываются в одну систему, мы разбирали в статье об автоматизации электронного документооборота.
• СЭД — внутренний документооборот компании: приказы по основной деятельности, договоры, служебные записки, согласования и контроль исполнения.

Решения делятся на три группы.

1. Платформа «Работа в России». Бесплатна, ей можно пользоваться через Госуслуги. Подойдёт небольшой компании с простым набором документов. Гибких маршрутов, интеграции с вашей учётной системой и настройки под оргструктуру ждать не стоит.
2. Облачные сервисы КЭДО. Это отдельные продукты, на которых сосредоточены специализированные вендоры: HRlink, Контур.КЭДО, Saby HRM и другие. Подключаются быстро, у них есть мобильные приложения и готовые интеграции с 1С:ЗУП. Подходят большинству коммерческих компаний.
3. КЭДО внутри корпоративных платформ. Модули HRM-систем, корпоративных порталов, СЭД и low-code платформ (например, ELMA365 КЭДО или КЭДО «Битрикс24»). Такой вариант выбирают, когда сотрудники уже работают в портале или СЭД и не хотят переходить в ещё одно приложение. Обзор HR-платформ с КЭДО есть в нашей подборке HRM-систем.

Начните не с перечня функций, а с нескольких вопросов о собственной компании.

• Сколько юрлиц и есть ли совместители? Многие сервисы спотыкаются на сотруднике, который числится в двух организациях группы.
• Где сотрудники проводят рабочий день? Если у половины персонала нет рабочего компьютера (склад, производство, розница), решающими будут мобильное приложение и подпись через Госуслуги.
• С чем нужна интеграция? Как минимум с кадровым учётом. Часто ещё с порталом, СЭД, Active Directory и электронным архивом.
• Где хранить документы? Работодатель обязан хранить их в сроки архивного законодательства (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ), а для кадровых документов эти сроки исчисляются десятилетиями. Уточните, что будет с архивом, если вы смените поставщика.
• Какие подписи поддерживаются? Нужны все виды, которые вы будете применять: УКЭП руководителя, УНЭП сотрудников, подписи через Госуслуги, ПЭП для простых документов.

Два контура. Часть людей отказалась от КЭДО, часть ещё не подключена. Кадровая служба полгода, а то и год ведёт и бумагу, и электронный документооборот. Хорошо, если в системе видно, у кого какой режим.

Интеграции. Кадровый учёт, портал, СЭД, архив, ИТ-доступы. Каждая интеграция — отдельный кусок проекта со своими тестами. Подробнее о подходах мы писали в материале про интеграцию информационных систем.

Оргструктура и маршруты. В холдинге приказ на отпуск согласуют по-разному в зависимости от юрлица, должности и филиала. Если маршруты зашиты жёстко, систему придётся перенастраивать при каждой реорганизации. Особенно важно предусмотреть это, если кадровый учёт собран в общем центре обслуживания.

Сотрудники без компьютера. Рабочие, водители, продавцы. Если для них нет простого мобильного сценария, подключение растягивается на месяцы, а кадровики продолжают печатать.

Профсоюз. Его мнение нужно и по локальному акту, и по порядку КЭДО. Не заложили это в план — запуск сдвинется на недели.

• Начинают с выбора сервиса, а не с аудита документов. Потом выясняется, что половина нужных форм в системе не поддерживается.
• Пропускают уведомление. Без уведомления и согласий работников, принятых до 2022 года, электронные документы можно оспорить.
• Переводят в электронный вид приказ об увольнении или журналы инструктажей по охране труда. Закон это запрещает.
• Подписывают не той подписью. Трудовой договор со стороны работодателя подписывают простой или неквалифицированной подписью вместо УКЭП.
• Забывают про архив. Документы лежат в облаке сервиса, но непонятно, как их выгружать и хранить, если вы смените поставщика.
• Не обучают руководителей. Сотрудники подписывают в приложении быстро, а документ застревает у начальника, который не знает, где искать задачи.

КОРУС Консалтинг подходит к КЭДО как к части общего документооборота компании, а не как к отдельному приложению для кадровиков. Направление автоматизации документооборота закрывает весь путь: от обследования кадровых процессов до интеграции с СЭД, 1С и порталом.

КЭДО в HR-платформе K-Team

Собственная HRM-платформа КОРУС Консалтинг на базе «1С-Битрикс24» включает портал, личный кабинет сотрудника, адаптацию, обучение и базу знаний. В рейтинге HCM-систем от CNews K-Team заняла второе место. Для FORTE Holding, в который входят 13 филиалов, КОРУС Консалтинг запустил КЭДО «Битрикс24», интегрированный с K-Team. В электронный вид перевели трудовые договоры и допсоглашения, приказы на отпуска, командировки и переводы. Документы подписывают в приложении «Госключ». Оформление командировки сократилось с трёх дней до 15 минут, бумажных документов стало на 90% меньше. По данным K-Team, подключение одного сотрудника занимает не больше трёх минут.

КЭДО на ELMA365

Для ИТ-компании CURATOR команда КОРУС Консалтинг автоматизировала кадровый документооборот на ELMA365 КЭДО. Отпуска, командировки и работа с нормативными документами раньше шли в разных системах и вручную. Теперь всё собрано в одном цифровом контуре. Блоки «Отпуск» и «Командировка» разрабатывали параллельно, чтобы быстрее выйти в эксплуатацию (кейс).

Связка КЭДО и СЭД

КОРУС Консалтинг и HRlink сделали коннектор между «Авандок.Платформой» и HRlink: кадровая служба готовит и согласует документы в СЭД, а сотрудники подписывают их в HRlink. Подписанные документы возвращаются в архив «Авандок». Там система распознаёт вид документа, назначает срок хранения и привязывает его к личному делу (новость).

Портал и 1С:ЗУП

В банке «Санкт-Петербург» КОРУС Консалтинг сделал на корпоративном портале «1С-Битрикс24» личный кабинет сотрудника, интегрированный с 1С:ЗУП. Через него сотрудники знакомятся с нормативными документами и подписывают их электронной подписью (кейс).

КЭДО окупается там, где подписи приходится собирать физически: в филиалах, на складах, в рознице, у удалённых сотрудников. Технически перейти несложно, сервисов на рынке достаточно. Сложности начинаются в другом: в согласиях сотрудников, в двух параллельных контурах, в интеграциях с кадровым учётом и архивом и в маршрутах для сложной оргструктуры. С этих вопросов и стоит начинать проект, а сравнивать интерфейсы сервисов — потом.

Если вы только выбираете систему, начните с инвентаризации кадровых документов и подписантов и решите заранее, где будет жить архив через 10 лет. Если КЭДО нужно встроить в существующий портал, СЭД или 1С, специалисты «КОРУС Консалтинг» помогут спроектировать и запустить решение.

Источники

1. Трудовой кодекс РФ, статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» — КонсультантПлюс: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6dda95f9b6acf89a431a0737944b9443695b9df9/
2. Трудовой кодекс РФ, статья 22.2 «Порядок перехода на взаимодействие в электронной форме» — КонсультантПлюс: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/f9c7ee89ea58b2910a7cfff23b04240bb094e871/
3. Трудовой кодекс РФ, статья 22.3 «Электронные подписи и порядок взаимодействия» — КонсультантПлюс: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/00a8ce6ce116fc26361a0c9a23eebf37074acf6e/
4. CNews. «Российские компании внедряют КЭДО даже со штатом в 3 человека». Обзор «Кадровый электронный документооборот 2025», 14.08.2025: https://www.cnews.ru/reviews/kedo_2025/articles/rossijskie_kompanii_vnedryayut_kedo
5. СКБ Контур. «Спрос на кадровиков со знанием КЭДО за два года вырос вдвое», 12.03.2026: https://kontur.ru/press/news/83976-spros_na_kadrovikov_so_znaniem_kedo_za_dva_goda_vyros_vdvoe
6. «КОРУС Консалтинг». «КОРУС Консалтинг» перевел FORTE Holding на новую версию K-Team HRM с КЭДО «Битрикс24»: https://korusconsulting.ru/press-centr/korus-konsalting-perevel-forte-holding-na-novuyu-versiyu-k-team-hrm-s-kedo-bitriks24/
7. «КОРУС Консалтинг». Автоматизация кадрового электронного документооборота для CURATOR на ELMA365 КЭДО: https://korusconsulting.ru/press-centr/korus-konsalting-avtomatiziroval-kadrovyy-elektronnyy-dokumentooborot-dlya-it-kompanii-curator-na-el/
8. «КОРУС Консалтинг». «КОРУС Консалтинг» и HRlink объединили СЭД и КЭДО в едином интерфейсе: https://korusconsulting.ru/press-centr/korus-konsalting-i-hrlink-obedinili-sed-i-kedo-v-edinom-interfeyse/
9. «КОРУС Консалтинг», страница направления «Документооборот»: https://korusconsulting.ru/services/dokumentooborot/