«КОРУС Консалтинг» сократил срок сдачи авансовой отчетности в MC-Bauchemie с нескольких месяцев до нескольких дней
ГК «КОРУС Консалтинг» интегрировала существующую ERP-систему Microsoft Dynamics AX с платформой кадрового электронного документооборота HRlink в компании MC-Bauchemie. Решение позволило перевести в электронный формат обмен документами с физическими лицами без масштабной перестройки ИТ-ландшафта и дополнительных затрат. В результате компания ускорила внутренний документооборот, а срок сдачи авансовой отчетности сократился с нескольких месяцев до нескольких дней.
MC-Bauchemie – международный производитель строительной химии и технологий для строительной отрасли. Компания была основана более 60 лет назад и сегодня представлена более чем в 50 странах мира. В России известна под брендом «Эм-Си Баухеми».
Рост объема внутренней документации, а также территориальная распределенность бизнеса потребовали более эффективного подхода к документообороту. Для сокращения трудозатрат компания приняла решение расширить сценарии применения платформы HRlink и интегрировать ее с Microsoft Dynamics AX. Обе системы уже ранее использовали в компании.
За помощью MC-Bauchemie обратилась к ИТ-партнёру «КОРУС Консалтинг», с которым сотрудничает на протяжении многих лет. Проектная команда разработала единый механизм обработки документов, который позволил использовать существующую HR-платформу для электронного подписания внутренних документов, связанных с работой физических лиц. Благодаря этому компания перевела часть бизнес-процессов в электронный формат без масштабных изменений в ИТ-ландшафте.
В ходе проекта перечень документов постепенно расширялся. Сначала эксперты автоматизировали перемещение основных средств. Затем решение масштабировали на более сложные бизнес-процессы: оформление договоров подряда, командировок, авансовых отчетов.
В рамках проекта команда автоматизировала процесс подготовки документов к подписанию: система объединяет файлы, конвертирует их, оптимизирует размер и снижает число повторных загрузок при высокой нагрузке на сервис. Это обеспечило устойчивость интеграции и создало основу для дальнейшего развития электронного документооборота.
По итогам первых месяцев эксплуатации MC-Bauchemie значительно ускорила документооборот и сдачу отчетности. Сотрудники получили возможность подписывать документы удаленно из любой точки, а бухгалтерия — быстрее закрывать отчетные периоды и своевременно отражать расходы.
Мы искали способ сделать внутренний документооборот быстрее и удобнее для сотрудников, не создавая при этом новых сложных процессов. Начав с электронного подписания документов по перемещению основных средств, мы убедились, что такой подход действительно сокращает время обработки документов и снижает административную нагрузку. Одним из наиболее заметных результатов стало повышение своевременности оформления и сдачи авансовых отчетов, что позволило сделать внутренние процессы более предсказуемыми.
Интеграция с ERP позволяет использовать возможности уже существующих в компании систем для решения новых задач. Вместо внедрения дополнительного ПО и покупки новых лицензий мы доработали интеграционный механизм и постепенно расширили функциональность электронного документооборота.
