Все инструменты современного HR в одной платформе. Обзор корпоративного портала K-Team

Рынок отечественных HR-систем активно растет. Эксперты прогнозируют, что по итогам 2023 года рост российского рынка HR-Tech составит 30% год к году. Точные данные будут известны в начале 2024 года, однако уже сейчас мы можем сказать, что такой прогноз вполне реален. Например, за первые 6 месяцев 2023 года спрос на решения в сфере digital HR в «КОРУС Консалтинг» вырос на 50% год к году. Это связано с возрастающей популярностью удаленной работы и уходом большинства иностранных вендоров с российского рынка. Многие компании вынуждены искать замену отечественным решениями, а некоторые продолжают работать в гибридном формате.

В этой ситуации на плечи ИТ-специалистов всё чаще ложится непростая задача цифровизации HR-процессов: подбора, адаптации, обучения и развития сотрудников. И главный этап реализации подобных проектов – определиться с будущей ИТ-архитектурой. Такой подход убережет компанию от создания нескольких разрозненных, сложно управляемых систем, которыми в итоге не будут пользоваться.

При всём многообразии выбора, на рынке не так много решений, которые действительно могут объединить все сервисы и системы компании на единой платформе. Одно из них – корпоративный портал, который может быть интегрирован с большинством необходимых информационных систем.

Современные порталы – быстрые и простые в использовании, интегрируются с различными сервисами, а их внедрение занимает несколько недель. Они упрощают работу ИТ-департамента, объединяя все необходимые решения в одном окне. Множество инструментов – видеозвонки, чаты, совместная работа с документами – с помощью интранета работают в браузере, не требуют отдельного ПО и его установки на компьютеры сотрудников.

Разработчик решения - компания «КОРУС Консалтинг», которая работает на рынке корпоративных сервисов и порталов для enterprise-сегмента более 10 лет. Этот опыт позволил создать собственное коробочное решение – модульную HR-платформу K-Team. Система объединила в себе наиболее популярную и востребованную бизнесом функциональность, что позволило не только существенно сократить сроки внедрений, но и снизить стоимость проектов.

HR-платформа K-Team позволяет управлять различными аспектами HR-менеджмента. Все инструменты современного HR, такие как коммуникации, онбординг, управление по целям и KPI, предоставление корпоративных сервисов и многие другие, объединены в одной платформе. K-Team используют крупные логистические и строительные компании, ведущие банки, ритейлеры, высокотехнологичный бизнес и другие. Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов в «КОРУС Консалтинг» рассказал подробнее об особенностях и функциональных возможностях системы.

K-Team входит в реестр российского программного обеспечения и совместим с РЕД ОС, Astra Linux и Maria DB. Решение работает в формате On-Premise, а также может работать в полностью закрытой инфраструктуре без доступа в интернет.

Выбор Bitrix Framework и платформы «Битрикс24» не случаен. Во-первых, на этой платформе реализовано и успешно работает более 1 000 корпоративных порталов в крупных компаниях, таких как НЛМК, «Газпром нефть», Банк «Санкт-Петербург», Банк «Открытие», Haier.

Во-вторых, платформа имеет открытый исходный код, что позволяет свободно дорабатывать ее под потребности бизнеса. Можно не только модифицировать существующую функциональность, но и создавать свои собственные модули быстро и легко. K-Team расширяет функциональность «Битрикс24», улучшает удобство и навигацию, превращая «Битрикс24» в полноценную HCM-систему.

В-третьих, на рынке уже есть большое количество партнеров, которые работают с «Битрикс24», поэтому компания не станет "заложником" вендора и всегда сможет найти ИТ-подрядчика или создать внутренний центр компетенций и улучшать платформу своими силами.

Одним из главных преимуществ HR-платформы K-Team является ее бесшовная интеграция с большим количеством готовых модулей для подбора, адаптации, обучения и развития персонала, а также готовые интеграционные модули с другими системами, такими как Active Directory, 1C и другими. У вас есть возможность в рамках одной платформы использовать решения от различных поставщиков. Это позволяет делать сквозную автоматизацию процессов, уменьшить количество ручной работы, что повышает эффективность HR-отдела и сокращает время на выполнение задач ИТ-специалистами.

Платформа K-Team состоит из центрального модуля - интранета и дополнительных модулей, которые расширяют базовые возможности и позволяют автоматизировать большинство бизнес-процессов компании: адаптацию, управление целями и KPI, геймификацию и базу знаний.

Целевая архитектура при использовании продукта изображена на рисунке ниже.

Преимущество подобной схемы в том, что сотрудники и руководители работают в одной системе. Не нужно переключаться между различными приложениями, привыкать к разным интерфейсам, вводить одни и те же данные несколько раз в разные системы. У вас есть возможность подобрать именно те модули, которые нужны, тем самым гибко управлять затратами и не платить за лишние неиспользуемые сервисы или просто запускать их поэтапно, по мере готовности компании к автоматизации.

K-Team обладает возможностями интеграции через REST API или SOAP, что позволяет выполнять интеграции с практически любыми современными системами, которые используются в вашей компании.

Интранет K-Team – это центральный модуль, который позволяет запустить классический корпоративный портал в короткий срок.

В данном модуле есть вся ключевая функциональность: главная страница, новостная лента, телефонный справочник, организационная структура, дни рождения, новые сотрудники, опросы, ответы на часто задаваемые вопросы, медиагалерея, календарь, совместная работа с документами, задачи и поручения, личный кабинет сотрудника, доступ к различным сервисам и заявкам, таким как согласование отпусков или бронирование переговорной, банк идей, доска объявлений, чаты и видеозвонки, информационные страницы о компаниях и подразделениях, карта офиса, бейджи и благодарности.

Дизайн системы может быть легко кастомизирован под фирменный стиль компании или пожелания специалистов из HR-отдела и внутренних коммуникаций.

Встроенный модуль статистики подскажет, какие страницы просматривали пользователи, кому отправили благодарность или сколько комментариев и к каким новостям оставили в системе. Это позволяет оценивать востребованность контента, активность пользователей и создавать более интересные материалы.

Внутри портала K-Team есть личный кабинет, благодаря которому сотрудник может быстро узнать свой остаток отпуска или получить расчетный листок, согласовать отпуск или командировку. Все сервисы компании собраны в едином окне, поэтому больше не нужно обращаться к разным системам. Специалист может воспользоваться любым сервисом даже с мобильного устройства и отследить статус по своей заявке.

Сотрудник может автоматизировать сервисы под свои потребности тремя способами: сделать ссылку на другую систему (просто собрать все сервисы в одно окно), создать форму, которая будет передавать данные в другую систему или полностью настроить процесс внутри K-Team с помощью визуального конструктора. Таким образом и подача, и обработка заявки будут происходить в одной системе.

Большое количество простых сервисов и заявок специалисты ИТ или HR-службы смогут настроить самостоятельно через панель управления без привлечения разработчиков. Интерфейс прост и интуитивно понятен. Зачастую реализовать новый вид заявки быстрее, чем описать требования к ней.

На портале K-Team есть система поощрений – бейджи. Их получают сотрудники, выполнившие заранее определенные задачи. Это может быть участие в проекте, победа во внутренней премии компании, выполнение функций бадди в процессе онбординга. Награды помогают отметить заслуги персонала, визуально выделить их среди коллег и повысить сплоченность команды.

Коллеги могут благодарить друг друга за помощь или успехи, отправляя благодарности на портале. Информация об этом отображается в профиле пользователя, а за каждую благодарность он получает баллы.

Адаптация K-Team – это самостоятельный модуль, который можно установить как вместе с порталом, так и отдельно от него.

Данный модуль позволяет быстрее выводить новичков на нужные показатели эффективности, повысить их вовлеченность и продуктивность с помощью индивидуальных планов развития. Кроме того, качественные программы онбординга снижают текучесть персонала за счет снижения уровня стресса новичка и повышения его эффективности.

В личном кабинете HR специалисты ответственные за адаптацию и руководители могут отслеживать прогресс всех новых сотрудников: на каком шаге онбординга они находятся, кто является их наставником, какие тесты и задания вызвали затруднения.

С помощью модуля «Адаптация» можно составлять сценарии адаптации по должностям с привязкой к городу или офису, проводить опросы и отправлять уведомления, в том числе и на смартфон новичка.

Сотрудники взаимодействуют с интерактивным чат-ботом, который постепенно знакомит новичка с компанией, ее правилами и принципами по заранее настроенным сценариям. За выполнение адаптационных заданий сотрудник зарабатывает внутреннюю валюту, которая является частью модуля геймификации. Ей он может оплачивать призы от компании во внутреннем магазине подарков.

Чат-бот-платформу можно использовать и для решения других задач компании. Например, сделать интерактивного помощника, который с легкостью будет отвечать на вопросы пользователей на основании базы вопросов и ответов.

Преимущество использования встроенной бот-платформы в том, что не нужно устанавливать какие-либо дополнительные сервера, все данные остаются в рамках вашей организации, используется корпоративный мессенджер. Сам бот реализован на том, же стеке технологий, что и основная платформа, а значит не нужен отдельный набор компетенций или подрядчик.

Управление по целям и KPI – также отдельный модуль, который может работать как самостоятельно, так и в связке с корпоративным порталом. С помощью этого модуля вы сможете декомпозировать стратегические цели компании и каскадировать их до целей сотрудников, согласовать цели и KPI между руководителем и подчиненным, назначить показатели результативности и контроль за их исполнением с учетом весов показателей. Цели могут быть различными по длительности и периодичности контроля.

Сотруднику будет удобно работать со своими целями, так как все они собраны на одном экране. У них есть возможность подводить промежуточные итоги и понимать, на какие ключевые показатели стоит сделать максимальный упор, чтобы повысить результативность исполнения цели.

Сотрудник и руководитель могут фиксировать свои комментарии в карточке цели, чтобы было удобнее проводить ретроспективу и определять были ли учтены рекомендации, выработанные для улучшения показателей. Интеграция с другими системами компании позволит актуализировать фактические значения по ключевым показателям в автоматическом режиме.

Геймификация – также самостоятельный модуль. С его помощью вы сможете нескучно вовлекать сотрудников в рабочие процессы, используя различные игровые механики.

Например, в модуле есть магазин призов – отличный инструмент мотивации и вовлечения сотрудников во внутреннюю жизнь компании. Сотрудники выполняют задания, например, проходят тесты, создают контент, делятся опытом с коллегами или участвуют в конкурсах. По результатам активностей и достижений им начисляются баллы – внутренняя валюта. Её сотрудники могут обменять на подарки, мерч или бонусы в банке призов в интранете.

Поощрять сотрудников можно за выполнение плана продаж, различные профессиональные активности, завершение адаптационных заданий и курсов обучения, благодарности от коллег, дни рождения или годовщины работы в компании и и так далее.

Кроме того, в интранете есть популярная соревновательная механика – система рейтингов. Сотрудники зарабатывают баллы, на основании которых система строит общий рейтинг. Так вы наглядно определяете лидеров и стимулируете команду работать еще лучше.

В K-Team также можно легко организовать и провести конкурс на лучшую фотографию или креативное видео, викторину или опрос. Чтобы активности были яркими и интересными, вы можете использовать корпоративного персонажа – маскота, который делает процесс геймификации еще более увлекательным.

База знаний – это единое универсальное хранилище информации и корпоративных документов с возможностью сквозного поиска. Данный модуль позволяет систематизировать, хранить, накапливать информацию, а также поддерживать ее актуальность.

В базе знаний аккумулируется весь проектный опыт компании. Здесь хранятся фирменные бланки, инструкции, договоры, информация о клиентах и поставщиках, маркетинговые материалы, отчеты, презентации, статьи и обучающие курсы.

База знаний позволяет снизить нагрузку на сотрудников, сократить время на поиск информации и избежать ошибок по причине некорректности данных. Например, для банка «Санкт-Петербург» команда ГК «КОРУС Консалтинг» запустила базу знаний, которой ежедневно пользуются 90% сотрудников компании. Внедрение данного модуля позволило централизованно хранить и актуализировать огромный массив данных.

Коробочное решение K-Team – это MVP, с которого можно начинать внедрение интранета в любой компании. Следуя такому подходу, внедряли корпоративный портал на 1 200 сотрудников в ИТ-компании Innostage всего за 1 месяц.

На первом этапе реализации проекта были запущены только те сервисы, которые точно будут пользоваться вниманием сотрудников: новости, телефонный справочник, организационная структура, дни рождения, информация о новичках, банк идей. Вместе с запуском полезных сервисов также были настроены интеграции с «1С». Вся информация автоматически подгружалась на портал из кадровых систем, что существенно снизило нагрузку на HR и ИТ-отдел.

Команда Innostage тестировала функциональность, собирала обратную связь от пользователей и анализировала эффективность интранета на протяжении трех месяцев. Только после всесторонней глубокой оценки были определены ключевые направления развития портала и подключены дополнительные модули, например, обучение, геймификация, корпоративный магазин подарков, карта офиса, бронирование рабочих мест и другие.

По схожему алгоритму запускали корпоративный портал «Деловые линии». До перехода на K-Team в компании был интранет собственной разработки, которым пользовались преимущественно офисные сотрудники. Новая платформа объединила 24 тысячи специалистов офисных и производственных подразделений.

На первом этапе у компании появилось полноценное корпоративное СМИ, и только потом внедрялись дополнительные модули: база знаний, вакансии, график развозки сотрудников, раздел «Вопрос-Ответ», заказ водителя и курьера, новости, медиагалерея, благодарности, лучшие сотрудники. Кроме того, реализован модуль «Блоги», который позволяет сотрудникам делиться информацией друг с другом.

За счет продуманных решений на основе ролевой модели и упрощенного доступа к инструментам увеличилась скорость информирования. Теперь процесс внесения правок занимает пару минут вместо нескольких дней. Также компания развивает внутренние коммуникации с помощью модуля «Магазин призов».

Использование K-Team позволяет получить хорошую базу для digital workplace и быстрый результат, который можно масштабировать и не бояться, что компания попадет в зависимость от вендора или столкнется с ограничениями платформы.

Разработчики K-Team непрерывно наращивают уровень экспертности, отслеживают актуальные тренды, проводят кастдевы с пользователями, улучшают юзабилити платформы и расширяют функциональность для решения большего количества бизнес-задач в едином окне. Кроме того, развивается и сам «Битрикс24» – регулярно появляются новые возможности, улучшается производительность системы.

В результате бизнес получает современный инструмент, который постоянно развивается. При этом вы можете быть уверены, что у вас всегда будет последняя версия программного обеспечения – в K-Team есть удобный инсталлятор, благодаря которому вы сможете установить все обновления в один клик.