РОСТЕЛЕКОМ

Перенесли ключевые бизнес-процессы организационно-распорядительного и управленческого документооборота «Ростелекома» и дочерних компаний.

Автоматизировали организационно-распорядительный и договорной документооборот, мигрировали в новую систему все документы из прежней СЭД, настроили интеграцию с ERP-системой на базе Oracle E-Business Suite. К системе были подключены около 9 тысяч пользователей в 17 филиалах компании.

Создали систему, которая автоматизирует все бизнес-процессы, связанные с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, с поддержкой полного жизненного цикла организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, а также единый процесс согласования, одобрения, подписания и регистрации договорных документов. Унифицировали и стандартизировали процедуру рассмотрения документов, обеспечили прозрачность прохождения каждого документа и наладили соблюдение регламентов по исполнению. Благодаря электронному архиву поиск нужной документации ускорился на порядок, а стоимость ведения архива снизилась на 80%.

Внедрили единое централизованное решение взамен разрозненных СЭД, обеспечив автоматическую передачу документов между Генеральной дирекцией и филиалами. Создали прозрачную систему организационно-распорядительного и договорного документооборота, быстрый поиск документов как по атрибутам, так и по содержимому. Теперь цикл обработки документов контролируется на всех этапах, информация надежно хранится в хранилище документов. Значительно снизилось время, затрачиваемое на работу с документами.

От принятия решения о проекте до опытной эксплуатации прошло всего 2 месяца: такой быстрый результат стал возможным благодаря выбранному заказчиком подходу к внедрению - решение с минимальным набором настроек разворачивалось сразу, после чего проводились доработки системы, и уже в ходе эксплуатации настраивалась требуемая функциональность. Новая система создала единое информационное пространство, позволила снизить затраты на организацию документооборота и повысить контроль исполнительской дисциплины, а благодаря внедрению электронно-цифровой подписи все электронные документы стали юридически значимыми.

Внедрили новую версию EMС Documentum и значительно расширили возможности прежней системы: реализовали эффективный механизм взаимодействия между Генеральной дирекцией и филиалами, существенно сократили время прохождения документов, добавили новые процессы обработки документов – например, процесс обработки обращений граждан. Для улучшения контроля исполнительской дисциплины добавили отчеты о работе пользователей, работе нормоконтролера, о просроченных задачах, журналы регистрации документов и другие.