Электронные перевозочные документы в 1С: как перейти на ЭТрН и сохранить непрерывность отгрузок

С 1 сентября 2026 года в России меняются правила коммерческих перевозок. Бумажные накладные и другие перевозочные документы уходят в прошлое — цифровая прозрачность становится главным условием легитимной транспортировки товаров. Для крупного бизнеса проект внедрения ЭПД выходит за рамки простой доработки, требует перестройки внутренних бизнес-процессов и синхронизации со всеми участниками перевозок.

Как проработать новые требования регулятора, встроить их в ИТ-ландшафт и не допустить срыва отгрузок? Рассказал Павел Таймасов, старший консультант департамента 1С ГК «КОРУС Консалтинг».

Правовой основой перехода является Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года движение коммерческих грузов (автомобильным, железнодорожным, авиационным транспортом, а также в рамках экспедирования) должно быть зафиксировано через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Проигнорировать требования и вести деятельность на бумаге по старым правилам нельзя. Ознакомиться с исключениями можно здесь:

• ФЗ-259 (Устав автотранспорта) — исключения для личных нужд ФЛ, совпадение ГО и ГП;
• ФЗ-160 (Об иностранных инвестициях) — особенности аккредитации иностранных юрлиц;
• Спецрегулирование Минтранса и Минобороны — перевозки военного назначения, драгметаллы и драгкамни;
• Правила работы ГИС ЭПД и Распоряжение № 1855-р — технические сбои (ГосСОПКА) и зоны без доступа к сети Интернет»

Если вовремя не перейти на ЭПД, главной угрозой для непрерывности бизнеса становится не штраф или предупреждение от регулятора, а операционный паралич из-за ручных операций:

1. Ресурсное истощение бэк-офиса. При объеме от 50 отгрузок в сутки ручной ввод данных снизит маржинальность сделок. Скорее всего компании потребуется расширить штат для перепечатывания ИНН, весогабаритных характеристик и прочего.
2. Срыв графиков погрузки. Ошибка в одной цифре ИНН контрагента или паспорта водителя приведет к отказу в транспортировке со стороны государственной системы ЭПД.
3. Кассовые разрывы и налоговые потери. Без связки цепочки ЭПД с учетной системой бухгалтерия теряет контроль над документами. Неподписанная вовремя ЭТрН — это непризнанные расходы по налогу на прибыль, отказ в вычете НДС и зависшая дебиторская задолженность.

Переход на ЭПД — это в первую очередь организационный, а не технический вызов. ЭПД затрагивает закупки, продажи, логистику и бухгалтерию. Сбой на одном этапе блокирует работу остальных подразделений. Главная сложность заключается в том, чтобы синхронизировать команды, у которых разные задачи и операционные приоритеты.

Несмотря на то, что триггером изменений выступает желание государства оцифровать товарные потоки, компании могут извлечь из проекта пользу:

• Сквозная прослеживаемость. Менеджмент повышает контроль за статусом и местонахождением товара в режиме реального времени. Растет качество данных для аналитики.
• Ликвидация затрат на бумагу. Исключаются бюджеты на печать, курьерскую доставку и физический архив.
• Ускорение оборачиваемости капитала. Время от момента отгрузки до выставления счетов сокращается. Бумаги больше не катаются неделями в бардачке водителя.

Участников грузоперевозок можно разделить по ролям.

Дальше важно определить сценарий (тип) транспортировки. От этого зависят состав цифрового пакета документов, правила их формирования и обязательные титулы. 

Что такое титул? Титул – это часть электронного перевозочного документа, которая заполняется каждым из участников перевозки в определённый её момент. Он фиксирует завершение одного этапа в логистической цепочке (например, факт погрузки товара или факт его приемки). Каждый титул подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица.

Представляет собой схему, в которой владелец груза нанимает владельца транспортного средства (или логистическую компанию, выступающую в роли фактического перевозчика) для доставки товара до точки назначения. Ответственность за груз переходит последовательно: от Отправителя к Перевозчику в момент погрузки и от Перевозчика к Получателю в момент выгрузки.

Необходимые документы:

1. Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ).

Применяется для предварительного бронирования транспортных мощностей у перевозчика. Состоит из 2 обязательных титулов:

— файла грузоотправителя — подача заявки с параметрами планируемой отгрузки;

— файла перевозчика — подтверждение бронирования машины и согласия с условиями.

2. Электронная транспортная накладная (ЭТрН). 

Включает до 9 титулов, 4 из них — обязательные, без которых транзакция в ГИС ЭПД считается незавершенной:

• Титул 1 (Т1), Отправитель: сведения о точках отгрузки, параметрах груза, водителе, машине и коммерческих условиях.
• Титул 2 (Т2), Перевозчик: подтверждение приема груза водителем на рампе отправления, фиксация времени подачи ТС и состояния опломбирования.
• Титул 3 (Т3), Получатель: фиксация результатов приемки на стороне покупателя.
• Титул 4 (Т4), Перевозчик: подтверждение водителем факта выдачи груза.

Опциональные титулы: заявка на изменение и фиксация новой финансовой стоимости (Т5 и Т6), переадресация груза в пути (Т7), экстренная замена машины или водителя (Т8).

Пример из практики: металлургический завод отгружает партию проката дистрибьютору, нанимая транспортную компанию. В этом случае завод генерирует Т1 в своей ERP, водитель нанятой фуры подписывает Т2 со смартфона, дистрибьютор закрывает сделку Титулом 3 при приемке на своем складе, водитель подтверждает выдачу груза Титулом 4.

Экспедиция — схема, при которой клиент-грузовладелец поручает экспедитору не только перевезти груз, а полностью организовать весь процесс поставки. Пакет документов зависит от схемы экспедиции.

Если транспортная компания берет груз в свое ведение, то перевозка требует оформления следующих документов между заказчиком и экспедитором:

• Поручение экспедитору — документ, в котором клиент фиксирует требования к доставке и перечень транспортно-экспедиционных услуг. Состоит из 2 обязательных титулов: Т1 формируется заказчиком, Т2 — экспедитором. Есть опциональный Т3, если заказчику требуется отозвать поручение.
• Экспедиторская расписка — документ, который подтверждает, что экспедитор принял груз от клиента и взял на себя ответственность за его сохранность и дальнейшую транспортировку.
• Складская расписка (опционально) — документ, подтверждающий, что экспедитор принял груз не только для перевозки, но и на складское хранение.

Пример из практики: ритейлер поручает 3PL-оператору забрать товары у нескольких региональных поставщиков, консолидировать их на транзитном терминале и доставить в распределительный центр сети. Так как экспедитор физически забирает товар и несет полную ответственность за его сохранность при перевозке и хранении, помимо поручения, в системе генерируются экспедиторская и складская расписки.

Если транспортная компания не берет груз в свое ведение, формируются:

• Поручение экспедитору
• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Пример из практики: производственный холдинг нанимает экспедитора как брокера для поиска свободных фур на сложный маршрут. Экспедитор находит стороннего перевозчика, чья машина забирает груз напрямую с завода и везет клиенту. Оформляются только электронное поручение экспедитору на организацию услуги, ЭЗЗ и ЭТрН между производителем и фактическим перевозчиком.

Это перемещение товарно-материальных ценностей для внутренних нужд предприятия (например, межскладские перемещения) или доставка продукции клиентам на автомобилях, которые находятся в собственности или лизинге у грузовладельца. В этой схеме отсутствует наемный перевозчик, поэтому договор перевозки не заключается. Учет строится исключительно вокруг путевого листа, оформление ЭТрН не требуется.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) с 1 сентября обязателен для перевозок слабоалкогольной продукции, подлежащей обязательной маркировке в «Честном знаке». Он состоит из 6 титулов.

Перед началом рейса:

1. Сведения о перевозке: собственник ТС, водитель, автомобиль, прицеп и маршрут
2. Результаты предрейсового медицинского осмотра
3. Результаты предрейсового технического контроля
4. Показания одометра при выезде

После завершения рейса:

1. Показания одометра при заезде
2. Результаты послерейсового медицинского осмотра (необязательный титул)

Пример из практики: холдинг перевозит партию алкоголя с производственной площадки на собственный распределительный центр корпоративными грузовиками. Поскольку стороннего перевозчика нет, система генерирует только ЭПЛ.

Логистическая цепочка объединяет множество участников с разным уровнем цифровой зрелости, и каждый из них может спровоцировать блокировку транспортировки груза.

Интеграция электронных перевозочных документов вскрывает узкие места в бизнес-процессах. Главный риск — груз доставлен, но перевозка не закрыта юридически. Чтобы не допустить этого, необходимо проработать 5 зон ответственности в цепочке поставок:

Вызов: контрагенты не подключены к ЭДО, игнорируют ЭТрН, не хотят готовиться заранее и задерживают подписание документов.

Решение:

• Заранее опросить всех партнеров о готовности — интеграция с ГИС ЭПД становится обязательным требованием для сотрудничества
• Обменяться приглашениями с контрагентами и проверить настройку обмена ЭПД
• Запустить информационную рассылку
• Пересмотреть договоренности, установить SLA по скорости подписания документов

Вызов: физические процессы на складе не синхронизированы с требованиями ЭПД. Возникают системные задержки при отгрузке и приемке товаров.

Решение:

• Описать сценарии, разработать порядок действий, подготовить новые внутренние регламенты по работе с ЭПД
• Проработать процесс формирования новых электронных документов внутри складских АРМ, включая заполнение данных
• Организовать обучение персонала

Вызов: у логистов, механиков и кладовщиков нет квалифицированной электронной подписи (КЭП) или привязанных машиночитаемых доверенностей (МЧД).

Решение:

• Организовать для сотрудников получение личных КЭП (например, через удостоверяющий центр)
• Наделить КЭП полномочиями: привязать подписи к учетным записям, распределить полномочия сотрудников и подписать МЧД
• Организовать обучение персонала

Вызов: водители не умеют работать с электронными накладными, у них нет мобильных приложений, в дороге часто отсутствует интернет.

Решение:

• Использовать существующее мобильное приложение «1С-ЭПД» или разработать специализированный мобильный АРМ, обеспечить поддержку офлайн-режима.
• Внедрить регламент по использованию корпоративного ПО.
• Организовать обучение и проводить обязательный инструктаж перед выходом в рейс.

Вызов: при отсутствии электронных документов возникают риски по непризнанным расходам, отказу в вычетах НДС и росту незакрытой дебиторской задолженности из-за «зависших» статусов.

Решение: прописать в договоре с контрагентом новые условия доставки груза с приемкой в формате электронных документов

Есть 3 основных подхода к работе с ЭПД:

1. Крупные операторы ЭДО предлагают интеграцию через внешние модули или расширения конфигураций 1С.

Как устроено: внутри учетного решения открывается отдельное окно, интерфейс оператора. Если система кастомизирована, интеграция с внешним модулем становится хрупкой и будет требовать постоянной технической поддержки. Обмен данными происходит сеансами, поэтому возможен временной лаг между физической отгрузкой и изменением статуса в системе.

В каких случаях актуально: модель подходит для малого и среднего бизнеса с небольшим объемом перевозок, а также для предприятий, использующих устаревшие учетные системы, которые не поддерживает вендор.

2. Интеграция сервиса «1С-ЭПД» — наиболее надежный способ выполнить требования законодательства.

Как устроено: сервис «1С-ЭПД» — встроенный механизм обмена электронными перевозочными документами в учетных решениях на базе «1С:Предприятие» («1С:ERP», «1С:Управление холдингом», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» и др.). Сервис работает в паре с мобильным приложением «1С-ЭПД».

Ключевым преимуществом является единое информационное пространство. Создание документов, их подписание, обмен с контрагентами, внесение корректировок и дополнительной информации происходят непосредственно в 1С. Учетная система выступает прямым источником данных для ЭПД и сразу генерирует XML-титул из существующих регистров.

В каких случаях актуально: это типовое решение вендора, встроенное в большинство современных конфигураций 1С (как стандартных, так и сильно кастомизированных), для компаний среднего и крупного размера, которые управляют отгрузками и транспортировкой.

3. Веб-версия для тех, у кого нет учетной системы.

Как устроено: веб-версия позволяет создавать, подписывать документы, подгружать шаблоны документов отслеживать статусы по документам, для работы с ЭПД требуется только электронная подпись. 

Пользователь может работать автономно, вводя данные для формирования исходящих электронных документов вручную или упростить внесение данных загружая информацию из внешнего файла в формате XML.

В каких случаях актуально: если учетной системы нет, но есть небольшой объем документооборота.

Автоматизация формирования электронных перевозочных документов включает несколько обязательных этапов.

Этап 1. Аудит и юридическая подготовка

На старте компания определяет рамки проекта: какие типы перевозок и документов войдут в контур, какие подразделения будут задействованы. Параллельно запускается юридическая подготовка:

• Анализ готовности контрагентов к переходу.
• Включение в договоры условий об электронном обмене документами.

Этап 2. Распределение полномочий

• Определите круг ответственных и закрепите за ними право подписи документов в приказах и должностных инструкциях.
• Обеспечьте сотрудников, участвующих в цепочке, персональными сертификатами КЭП физического лица для подписания документов.
• Сформируйте МЧД со специализированными кодами логистических полномочий, зарегистрируйте их в реестре ФНС и привяжите к учетным записям в системе.
• Снабдите водителей смартфонами с приложением для подписания накладных в пути и демонстрации QR-кодов инспекторам ГИБДД.

Этап 3. Внедрение ЭПД

• 1С-ЭПД (нативно в 1С). Подключите сервис в настройках своей конфигурации и настройте роуминг с контрагентами.
• Внешний оператор. Выберите оператора ЭПД из реестра аккредитованных, заключите договор на оказание услуг по передаче электронных документов и настройте интеграцию с ним.
• Веб-версия. Создавайте, загружайте и подписывайте документы на сайте оператора. 

Этап 4. Пилотный запуск 

• Важно проверить жизнеспособность решения на нештатных ситуациях. Пилотный запуск проводится на выделенном пуле лояльных контрагентов, где отрабатываются типовые и стрессовые кейсы: частичная приемка, порча или отказ от груза, переадресация автомобиля в пути и пр.
• Проведите обучение персонала семинары и тренинги для менеджеров, диспетчеров, логистов, бухгалтеров и водителей.

Переход на электронные перевозочные документы к сентябрю — обязательное государственное требование. Закономерно, что бизнес стремится закрыть эту задачу с минимальными финансовыми и ресурсными затратами. Однако цена некачественного перехода — заблокированные склады и непризнанные налоги (отказ в признании расходов и применении вычета по НДС).

Внедрение ЭПД потребует серьезного уровня вовлеченности от руководителей. Компании необходимо выделить ответственных (со стороны юридического отдела, ИТ, логистики, финансов, продаж), взять под контроль цифровую готовность каждого звена транспортной цепочки и обязательно заложить время на предварительное пилотирование. Если подойти к переходу осмысленно, компания сможет выполнить требования регулятора «малой кровью», сохранить непрерывность отгрузок и защитить маржинальность.