Высоконагруженность, масштабирование и адаптивность: как выбрать СЭД для крупных компаний?

О том, на какие аспекты нужно обратить внимание при выборе СЭД, рассказал Павел Перов, директор по продукту «Авандок» ГК «КОРУС Консалтинг».

На сегодняшний день российский рынок классических систем документооборота (СЭД), которые включают в себя работу с внутренними, организационно-распорядительными и входящими/исходящими документами, сформирован. На рынке СЭД представлены более 14 отечественных решений в той или иной степени закрывающих задачи автоматизации делопроизводственной деятельности. Практически все организации, относящейся к среднему и крупному бизнесу, уже пользуются такими системами. Однако 2022 год оказал влияние на рынок СЭД. Связано это с тем, что крупные компании, как правило, использовали западные решения. Сейчас же они стремятся импортозамещать эти решения из-за отсутствия вендорской поддержки. 

Крупным компаниям рекомендуется выбирать СЭД, отвечающую требованиям, связанными с высокими нагрузками: надежность, минимальная потеря или отсутствие потери данных, максимально быстрое восстановление после сбоев или их минимизация, работа с большим объемом данных и документов, а также возможность работать с большим количеством пользователей. Лучше рассматривать те ИТ-продукты, использование которых в крупных компаниях подтверждено либо референс-визитами, либо наличием отчетов об успешно проведенном нагрузочном тестировании, подтверждающем возможности масштабирования, высокую производительность и степень надежности системы.

Также стоит обратить внимание на решения, которые включают дополнительную функциональность. Например, позволяющие автоматизировать кадровый, договорной, юридически значимый документооборот, архивное делопроизводство, а также иные сопутствующие процессы, характерные для отрасли, в которой работают компании (товарные накладные, оформление заявок, досье клиента, тендерная деятельность и т.п.). Это позволяет сократить трудозатраты на интеграцию решений, а также упростить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями, выполняющими разные задачи в одной сфере, за счет сквозных процессов работы с любыми документами в режиме «одного окна». 

Для этого система должна обладать соответствующими инструментами – например, low-code и no-code технологиями. 

Low-code позволяет изменять или расширять функциональность системы с использованием упрощенной среды разработки, как правило, встроенной в интерфейс. В этом случае потребуются компетенции разработчика. Однако подобные доработки не во всех случаях подходят для крупных систем, обрабатывающих большие объемы данных. С помощью low-code не всегда можно добиться высокой производительности системы, а некоторые изменения могут и вовсе привести к деградации СЭД. Например, low-code инструмент позволяет написать запрос для определенной выборки массива данных. Выборка из одной тысячи документов выполняться за 0,5 сек, но та же выборка из 100 млн. документов может выполняться гораздо более длительное время. Если этот запрос нужно выполнять в каждом процессе и таких процессов тысячи, то мы получим неработоспособную систему. 

No-code технология позволяет бизнес-пользователям, не обладающим компетенциями разработчиков, изменять функциональность системы и реализованных в ней процессов, объектов, отчетов с помощью готовых блоков. Такой подход, безусловно, является более простым и безопасным, но также имеет свои недостатки: в частности, ограниченное количество готовых блоков и параметров для их настройки, т.е. абсолютно новые функции с помощью no-code инструментов создать не получится. В ситуациях, когда компания все-таки рассматривает возможность последующего развития СЭД собственными силами, стоит обратить внимания на продукты, позволяющие доработать систему с помощью внутренней команды разработки без участия вендора и без потери вендорской поддержки.

Преимуществом будет обладать СЭД, которая имеет готовые инструменты для переноса данных, накопленных в прежнем решении — контента, документов, задач, истории согласований и изменений.

Также стоит обращать внимание на вендора или интегратора, внедряющих СЭД. Они должны обладать опытом по миграции данных с других платформ. Ещё одна важная деталь — наличие в СЭД инструментов по экспорту данных. В случае необходимости смены системы электронного документооборота, наличие инструментов по экспорту обеспечат компании безопасность и независимость, так как все данные можно перенести в новую систему.

Большинство современных систем электронного документооборота в процессе развития стремятся не только к управлению электронными документами, но и позволяют работать с любым корпоративным контентом, управлять задачами, взаимоотношениями с клиентами и партнерами и многим другим. По сути, сегодня СЭД превращаются в EIM (Enterprise Information Management) — инструмент для широкого спектра задач бизнеса и этот инструмент позволяет решать множество задач по организации сквозных процессов, в том числе выстраивать эффективную работу предприятия на базе единой экосистемы решений.