Правовая функция оптимизирует работу за счет автоматизации бизнес-процессов. Единая информационная система сегодня необходимый инструмент для работы самых разных подразделений любой крупной компании. Такой системой, объединяющей базу документов всех профильных подразделений в корпоративном центре и дочерних предприятиях, недавно обзавелись сотрудники дирекции по правовым вопросам «Газпром нефти».
Ежедневно юристам группы «Газпром нефть» приходится иметь дело с сотнями, а то и с тысячами документов. Причем количество различных документов только растет вместе с развитием компании. Эта бумажная лавина способна погрести под собой большую часть рабочего времени сотрудников, а взять ее под контроль можно только с помощью современных технологий.
Идея создать единую систему ведения и учета информации для всех юридических служб предприятий «Газпром нефти» возникла в дирекции по правовым вопросам в 2013 году. К ее реализации привлекли специалистов департамента информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций, а в качестве внешнего эксперта — компанию «Корус консалтинг». Результатом этой работы стало появление информационной системы КЮРАСАО, что в расшифрованном виде означает «коллективная юридическая автоматизированная система агрегированных операций».
Группа компаний «Газпром нефть» сегодня объединяет почти сотню дочерних предприятий. Юристам каждого из них приходится сталкиваться с самыми различными правовыми вопросами: судебными исками, проверками органов власти, претензиями, нарушениями интеллектуальной собственности — и в целом эти дела в разных регионах идентичны. Тем не менее до недавнего времени каждой юридической службе приходилось работать в условиях ограниченного информационного пространства: в основном опираясь на собственный опыт и оперируя локальным набором данных. Эти данные хранились в виде файлов Excel со всеми вытекающими последствиями — затрудненным поиском, высокой долей ручного труда для их заполнения, отсутствием единого формата, риском искажения или потери части информации. Решить все эти проблемы и призвана система КЮРАСАО. Преимущества системы в том, что в нее можно загрузить любое количество документов, отсортировать их по направлению деятельности, привести к единому формату. В свою очередь упорядоченность позволяет оперативно осуществлять поиск необходимых данных: в КЮРАСАО поиск возможен по целому ряду параметров, начиная от ключевых слов и заканчивая названиями сторон судебного процесса.
Единый доступ к КЮРАСАО для всех «дочек» — обязательное требование, предъявляемое к системе, — открывает перед специалистами целый ряд новых возможностей. Типичный пример из недавнего прошлого: чтобы изучить материалы судебного дела, проходящего с участием регионального предприятия, специалистам из корпоративного центра необходимо ехать в командировку — объем подобных документов слишком велик, а информация в них слишком конфиденциальна, чтобы отправлять данные по электронной почте и тем более передавать через файлообменник. В результате — лишняя трата средств, сил и времени. В единой системе эта проблема снимается — ее технические возможности рассчитаны на хранение данных объемом до 10 Тб.
Кроме того, теперь юристы различных предприятий могут с легкостью обращаться к опыту коллег, просматривая документы по аналогичным делам и избегая возможных типовых ошибок. В системе реализованы и специальные инструменты контроля. В частности, при занесении в КЮРАСАО документов по конкретному делу есть возможность организации информирования всех заинтересованных лиц, которые будут получать на рабочую почту уведомления о любых происходящих в деле изменениях.
Основополагающая задача функциональных руководителей — отслеживать деятельность сотрудников на местах и помогать им в трудных случаях. Поэтому в дирекции по правовым вопросам давно шел поиск эффективных инструментов взаимодействия с дочерними обществами и контроля их деятельности. КЮРАСАО оказалась самым незаменимым и технологичным инструментом, решающим очень многие проблемы.
Помимо утилитарной функции — повышения производительности труда, экономии времени сотрудников, упрощения рутинных операций — современные системы автоматизации имеют огромный интеллектуальный потенциал в области отчетности, анализа данных, выявления и прогнозирования трендов. КЮРАСАО здесь не исключение. В ней реализован полноценный механизм отчетности, исключающий все недостатки составления отчетов вручную — снижение достоверности данных, отсутствие единой формы, значительные трудозатраты. Мало того, она позволяет получить статистику по любым показателям: по количеству судебных дел в том или ином регионе, по тому или иному направлению, по количеству проверок, по претензиям, выявить загрузку юридических служб конкретных дочерних обществ и даже конкретных сотрудников. В системе заложен сложный механизм расчета сумм эффективности работы по судебным делам и проверкам органов власти. Логика расчета прорабатывалась на протяжении практически всего проекта. Таким образом, теперь есть возможность достаточно точно определить успешность деятельности всего правового блока в финансовых показателях.
Важность статистических данных сложно переоценить. С их помощью становятся очевидными не только количественные показатели деятельности юридических служб. Хотя и это немаловажно — в частности, так можно отследить увеличение нагрузки по конкретным делам, например экологическим, и своевременно дополнить штат профильным специалистом. Статистика также позволяет компании спрогнозировать риски, связанные с активизацией тех или иных проверяющих органов, изменениями в законодательстве, рыночной ситуацией.
В настоящее время основные этапы реализации и опытно-промышленной эксплуатации КЮРАСАО успешно завершены, система сдана в работу. К ней уже подключены все российские дочерние предприятия компании. Очередь за иностранными «дочками», ведь исключением не должно стать ни одно подразделение. Здесь задача осложняется требованиями, предъявляемыми к безопасности передачи конфиденциальной информации. Однако этот вопрос обещает оперативно решить IT-дирекция «Газпром нефти».
Но есть задачи и на будущее. С точки зрения IT-архитектуры КЮРАСАО состоит из отдельных блоков, что позволяет безболезненно добавлять к ней новые модули и совершенствовать старые. Поэтому в ближайших планах — дополнение функционала отдельным блоком документов по крупным инвестиционным проектам компании. Такие проекты подразумевают многомиллионные инвестиции и значительные риски, которым стоит уделять отдельное внимание. Также в рамках усовершенствования системы будет расширен механизм отчетности, создана база знаний, включающая различные юридические документы, добавится блок, касающийся организационной структуры дирекции и обучения сотрудников. Конечно, возможности единой системы не безграничны, но достаточно обширны, чтобы существенно упростить жизнь сотрудникам всего юридического блока компании.
Коллективная юридическая автоматизированная система агрегированных операций (КЮРАСАО) реализована на платформе Microsoft SharePoint 2010. SharePoint — это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя набор веб-приложений для организации совместной работы, модуль поиска информации в документах и информационных системах, функционал управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия, модуль создания форм для ввода информации, функционал для бизнес-анализа. В дальнейшем планируется расширить функциональные возможности КЮРАСАО и провести ее миграцию на платформу MS SharePoint 2013.
Андрей Богдановский, руководитель проектов департамента базовых решений Microsoft ГК «КОРУС Консалтинг»:
КЮРАСАО — это эффективный инструмент для оперативного сбора и консолидации данных по юридическим операциям в соответствии с разработанной в компании методологией получения аналитической информации. Для пользователей система была абсолютно новой, поэтому изначально оказалось сложно сформулировать к ней четкие требования. Тем не менее благодаря качественной организации работы с изменениями информационная система получилась максимально удовлетворяющей потребностям бизнес-заказчика. При создании КЮРАСАО много внимания было уделено удобству пользовательских интерфейсов. Для этого был разработан прототип системы, на котором пользователи смогли ознакомиться с интерфейсом и сформулировать требования по его оптимизации.
В КЮРАСАО есть ряд серьезных отличий системы от ранее созданных решений для автоматизации судопроизводства. К примеру, система была спроектирована под принятые у заказчика процедуры регламента. Учет изменений состояний объектов (судебных дел, проверок, нарушений) позволяет отслеживать активность сотрудников юридической службы, оценивать эффективность работы подразделения. В системе реализован расширенный и подробный учет сумм, фигурирующих в делах, дополненный расчетами аналитических показателей, в полной мере характеризующих текущее состояние дел.
В российских компаниях юридические службы в настоящий момент являются наименее автоматизированными подразделениями. Поэтому проект, реализованный совместно с «Газпром нефтью», позволил компании «Корус консалтинг» применить свои компетенции и обширный опыт в новой для себя области.
Материал подготовлен ОАО «Газпром нефть», опубликован в журнале «Сибирская нефть», №123 (июль - август 2015)
http://www.gazprom-neft.ru/press-center/sibneft-online/arhive/2015-july-august/1108595/