Как крупному производству быстро перейти на новую WMS. Чек-лист

Как ускорить переход на новую систему управления складом и сократить затраты на его внедрение? Куратор проектов «КОРУС Консалтинг» с 15-летним опытом Антон Окин рекомендует только проверенные практики.

В России продолжается импортозамещение иностранного софта, в том числе — WMS-решений. Мигрируя, крупные производственные компании хотят получить возможность быстро запустить новую систему, стать технологически независимыми, а также сэкономить на внедрении и развитии ПО в будущем. 1С:WMS уже зарекомендовала себя на российском рынке как достойная альтернатива зарубежным системам по этим и другим параметрам. Делимся опытом, как перейти на этот продукт быстро и эффективно.

В текущей ситуации причин, чтобы переходить на новое решение или внедрять WMS «с нуля», может быть три. 

1. Действующая система перестала работать на территории Российской Федерации или есть риск, что ее невозможно будет использовать. 
2. Компания «доросла» до внедрения своей WMS. «Ручное» складское управление уже неэффективно, поступает все больше запросов на оптимизацию процессов, чтобы повысить производительность склада. 
3. Возможностей действующего решения по управлению и планированию (например, ERP) перестало хватать для таких специализированных задач как автоматизация склада.

Пример. Крупный производитель строительных материалов «Востокцемент» запланировал переход на новую WMS из-за невозможности использовать и развивать западную систему. Складское хозяйство «Востокцемента» включает центральный склад и сотни небольших помещений для уникальных товаров с разными типами хранения. Понадобилась система, которую можно запустить в течение полугода, удобно масштабировать, легко интегрировать с предыдущим облачным продуктом и поддерживать. Также требовалось, чтобы совокупная стоимость владения решением была приемлемой. 1С:WMS подошла под эти критерии.

Независимо от причины перехода на новую WMS или же при ее внедрении «с нуля», стоит учитывать особенности крупных производств. Такие предприятия работают непрерывно, остановки или невозможны, или очень коротки, поэтому переход на новую систему должен быть быстрым. Другая особенность — отсутствие права на ошибку. Запуск на 100% должен быть успешным, потому что в случае неудачи возвращение на старую систему — часто трудоемкий и дорогой процесс, а иногда и невозможный. Наконец, так как крупное предприятие включает сложные, взаимосвязанные площадки с разными функциями (цеха, сырьевые склады, склады готовой продукции и т.д.), важно действовать поэтапно. Переход на новую ИТ-систему или внедрение нового решения зачастую изменяет работу подразделения и поэтому только последовательный запуск минимизирует риски.

Пример. Один из клиентов ГК «КОРУС Консалтинг», производитель товаров для сна «Орматек», принял решение о внедрении 1С:WMS. Инфраструктура «Орматека» включает более десятка складов по всей стране. Самый большой склад площадью 43 тыс. м² находится в Москве, также действуют распределительные центры в Иванове. Чтобы снизить вероятность ошибок в обработке грузов и оптимизировать использование складской площади, WMS-система внедряется постепенно. Сначала к ней подключаются распределительные центры в Иваново, а затем решение тиражируется на склад в Москве и другие площадки. Такой подход позволяет отработать технологические процессы и снизить риски остановок производства.

Для успешного внедрения продукта или миграции на новый софт используйте проверенные подходы: MVP, стандартизацию, лучшие практики, а также ориентируйтесь на будущие потребности вашего бизнеса.

Если вам нужно перейти со сложной кастомизированной системы, а сроки ограничены — рекомендуем сначала подготовить базовое решение с минимально необходимыми набором функций. Если пытаться достичь совершенства сразу, есть риск затянуть переход: проект полного цикла обычно занимает 1-1.5 года и более в зависимости от объема. MVP — тестовую версию — можно сделать за 3-4 месяца и сразу работать с ней.

Принято считать, что стандартные функции системы — примитивны и не решают сложных специфических задач бизнеса. На самом деле базовые возможности системы оптимальны, с ними можно настроить практически любые процессы. WMS — это большой «конструктор», где стандартными методами можно решить большинство сложных задач автоматизации складского учета.

Пример. Один из клиентов ГК «КОРУС Консалтинг» — агрохолдинг «ЭКО-культура» — управляет сетью распределительных центров, где тепличные овощи сортируют, фасуют и круглогодично отгружают по заявкам ритейлеров. Работать с продукцией этой категории — значит неукоснительного соблюдать ряд параметров, например, нужно учитывать зрелость продукции. Однако даже в этом случае для автоматизации складских процессов компания выбрала не заказную разработку, а готовое решение — 1С:WMS, поскольку его можно эффективно доработать под отраслевую специфику.

Организуя логистические процессы, некоторые предприятия руководствуются устоявшимися схемами и подходами. Замена WMS-системы на новую — отличный шанс посмотреть на существующие процессы незамутненным взглядом: оптимизировать их или отказаться от чего-то ненужного. Сделать это грамотно помогают эксперты-консультанты. Они глубоко погружены в отрасль и вызовы индустрии, применяют лучшие практики лидеров рынка, чтобы использовать программный продукт максимально.

Пример. В проекте по миграции на новую WMS для «Востокцемента» потребовалось трансформировать часть бизнес-процессов, выстроить их в соответствии с коробочным решением. Команда предприятия ориентировалась на свои потребности и одновременно старалась придерживаться логики приложения 1С:WMS. Это позволило внедрить продукт успешно.

Учитывайте не только просчеты, возникшие при проектировании и внедрении предыдущей системы. Требования к новому продукту должны основываться не на том, что нужно было вчера, а на том, что потребуется завтра. При внедрении WMS следует подумать, как может изменится бизнес спустя год или два, и как система сможет поддержать эти изменения.

1С:WMS — это оптимальный вариант для миграции, поскольку решение имеет открытый код и написана на языке 1С, что позволяет без труда найти разработчиков. 1С:WMS имеет более 1000 партнеров и развитую экосистему, что в совокупности снижает стоимость владения продуктом. 

Остановимся на ключевых аспектах, которые помогут сэкономить на внедрении продукта.

• Команда. Залог успешного внедрения системы управления складом — плотная совместная работа заказчика и ИТ-интегратора. Со стороны производства рекомендуется привлекать не только директора по логистике и аналитиков, но и людей «с мест» — начальников складов, участков. Зачастую они могут обратить внимание на нюансы, значимые для успешного внедрения ИТ-решения. Если говорить про выбор подрядчика, следует ориентироваться на отраслевой опыт, похожие кейсы. Запустить WMS на производственном складе и ритейл-складе — это совсем разные проекты со своими особенностями.

• Продукт. В процессе внедрения лучше переделать бизнес-процессы под возможности продукта, чем менять систему под существующие процессы. Конечно, сначала сотрудникам непривычно работать по-новому, однако обучить людей всегда проще, быстрее и дешевле, чем дорабатывать систему. В среднем обучение длится от 2 до 4 недель. Чтобы обучение было эффективным, важно сформировать собственный центр компетенций.

Пример. Перед запуском 1С:WMS в аргохолдинге «ЭКО-культура», специалисты ГК «КОРУС Консалтинг» провели обучение ключевых пользователей. Теперь они могут передать знания коллегам и сформировать внутренний автономный центр компетенций.

• Складское хозяйство. До внедрения системы полезно провести качественный аудит склада, чтобы выявить разрывы между целями и реалиями, в которых работает компания. Нередко бывает так, что из-за недостаточно глубокой оценки текущего состояния склада и логистических схем проект оказывается дороже и «длиннее». Это не нравится ни клиенту, ни команде партнера. Профессиональный аудит даст точную оценку ресурсов, в том числе сроков.

Пример. Аудит складов «Востокцемента» продемонстрировал «узкие места», где из-за большого ассортимента и объема хранения процесс поиска товаров требовал высоких трудозатрат, а корректность учета во многом зависела от человеческого фактора. Но не только: предпроектное обследование также помогло бизнесу сформулировать грамотные требования к самому проекту, учесть неочевидные цели и задачи и экономию. В частности, в ходе аудита выяснилось, что продукт можно интегрировать не только на одном сладе, как предполагалось изначально, а подключить к системе сотни мини-складов.

Чтобы переход на новую WMS был быстрым и недорогим, изучите и используйте проверенные практики:

1. Выбирайте решение «на будущее» — то, где вы у вас будет максимальная гибкость как в реализации требований, так и выборе партнера.
2. Вовлекайте в процесс разных специалистов, собирайте идеи внутри вашей команды. Именно синергия — ключ к успеху.
3. Наконец, управляйте изменениями, не бойтесь корректировать бизнес-процессы. Попробуйте их унифицировать, адаптируя под возможности коробочного решения, это существенно сэкономит время и деньги. В этом пригодятся опыт внешних лидеров рынка и внутренние ресурсы.