Подробный гайд по управлению закупками в компании

Как создать систему закупок, которая снижает издержки, устраняет риски и повышает прозрачность процессов, — ключевые стратегии, принципы и инструменты в статье.

Управление закупками в компании — это процесс планирования, организации и контроля заказов товаров, услуг и сырья, необходимых для работы бизнеса. Он включает выбор поставщиков, переговоры, заключение контрактов, оптимизацию затрат и управление рисками.

Эти процессы влияют на финансовую устойчивость, операционную эффективность и конкурентоспособность компании. Ошибки обходятся дорого, а правильный подход делает компанию сильнее. Четкий контроль затрат, бесперебойная работа и гибкость перед рыночными изменениями дают компании преимущество. Грамотно организованное управление закупками снижает издержки, улучшает качество продукции и открывает новые возможности для роста.

• Обеспечение потребностей компании. Товары, сырье, материалы, ТМЦ для вспомогательных нужд, оборудование и услуги — все должно появиться в нужном месте и объеме, вовремя и надлежащего качества.

• Оптимизация затрат. Снижение закупочных расходов компании без потери качества с помощью анализа цен, поиска выгодных условий, сокращения издержек на логистику, контроля исполнения обязательств поставщиков по срокам, объемам и качеству.

• Управление поставщиками. Организация стабильной сети партнёров: предварительная квалификация поставщиков, оценка надежности, контроль исполнения обязательств, анализ результатов, поиск альтернативных поставщиков, допретензионная и претензионная работа.

• Выбор поставщика и договорная работа. Формирование лотов на поставку, проведение процедур выбора поставщика, переговоров и заключения контрактов.

• Контроль качества. Проверка соответствия поставок стандартам, тестирование, сертификация, чтобы предотвратить брак и сохранить репутацию компании.

• Управление запасами и складской логистикой. Оптимизация складских запасов с учетом требуемого уровня сервиса, целевых значений товарной оборачиваемости, а также – емкости складов и скорости складских операций.

• Минимизация рисков. Контроль и управление рисками через мониторинг рынка, страхование поставок, опционные соглашения, альтернативные варианты поставки, управления страховыми запасами и страховыми временами.

• Разработка и внедрение стратегии. Создание стратегии управления закупочной деятельностью и планов поставок с учётом потребностей компании, рыночных условий и потенциала сотрудничества с поставщиками.

• Анализ и совершенствование процессов. Постоянный мониторинг эффективности закупок, выявление слабых мест, поиск новых возможностей для оптимизации.

• Адаптация к изменениям рынка. Оперативное реагирование на колебания цен, кризисы, санкции и логистические сбои, поиск новых возможностей.

• Соблюдение нормативных и юридических требований. Контракты, нормативы, безопасность — все должно соответствовать правилам и законодательству.

• Прогноз потребностей, планирование объемов. Формирование прогноза потребления, расчёт объемов заказов, формирование бюджетных значений, согласование годовых объемов с поставщиками.

• Расчет пополнения, формирование рекомендаций. Определение объемов закупки с учетом заказов в наличии, товаров в пути, ожидаемого потребления и политики пополнения запасов.

• Анализ запасов. Оценка текущих остатков, прогнозирование потребности и контроль движения товаров.

• Выбор поставщиков. Поиск, сравнение и выбор подходящих партнёров, которые обеспечат оптимальное соотношение цены, качества и сроков поставки.

• Заключение контрактов. Согласование условий, сроков и обязательств сотрудничества.

• Оформление заказа. Отправка заявки поставщику, уточнение деталей поставки, чтобы избежать ошибок в количестве, характеристиках и сроках.

• Контроль поставок. Отслеживание сроков и качества поставки, работа с логистикой.

• Приёмка и учёт. Проверка соответствия, оформление возврата и претензий в случае дефектов, складирование товаров и фиксация в системе.

• Анализ и оптимизация. ABC-, FMR-классификация приобретаемой номенклатуры, определение стратегий пополнения, целевой оборачиваемости и показателей уровня обеспеченности (сервиса) для расчета страховых запасов.

Чем лучше организован каждый этап, тем меньше рисков, потерь и незапланированных затрат возникает у компании. Важно проработать методологию управления запасами, которая обеспечит эффективные сигналы к пополнению. Отсутствие грамотной методологии - причина излишков и дефицитов.

Процесс закупок нужно не только контролировать, но и регулярно оптимизировать. Ниже основные шаги, которые помогают оптимизировать процессы.

1. Разработка методологии закупок и управления запасами — описание принципов и подходов системы принятия решения в закупках ускоряет работу, сокращает риски и издержки.
2. Стандартизация работы — разработка регламента процессов устраняет дублирование действий, сокращает ошибки и время на оформление заказов.
3. Автоматизация процессов — внедрение цифровых систем управления (ERP, SRM, электронные тендерные площадки) повышает прозрачность, сокращает ошибки и ускоряет согласования.
4. Гибкие схемы расчётов — использование отсрочек, предоплат и поэтапных расчётов оптимизирует денежные потоки и снижает финансовую нагрузку.
5. Разработка KPI системы — создание чётких показателей эффективности (экономия, надёжность поставок, время выполнения заказов) помогает отслеживать результаты и корректировать стратегию.
6. Стратегическое планирование — прогнозирование обеспечения компании на основе данных о продажах, сезонности и тенденциях рынка, чтобы поставки были точными и своевременными.
7. Упрощение документооборота — переход на электронные договоры, чёткий порядок согласования, готовые шаблонов контрактов.
8. Внедрение аналитики — использование математического моделирования для поиска точек оптимизации, прогнозирования потребности и снижения затрат на запасы.

Ещё больше о том, как с помощью аналитических инструментов оптимизировать запасы и получить подтвержденные цифрами эффекты.

• Принцип планомерности — закупки должны соответствовать заранее составленному плану, учитывать потребности бизнеса и прогноз спроса.
• Принцип оперативности — скорость принятия решений и выполнения поставок влияет на бесперебойность работы компании и сокращение простоев.
• Принцип экономичности — оптимальный баланс между стоимостью, качеством и сроками поставки помогает снижать затраты без потери эффективности.
• Принцип технологичности — использование современных инструментов и цифровых решений упрощает процессы.
• Принцип периодичности — регулярные заказы по заранее установленному графику позволяют избежать дефицита или избыточных запасов.
• Принцип централизации — единая система управления помогает стандартизировать процессы, упрощает контроль и даёт лучшие условия от поставщиков.

Принципы управления создают прочную основу для работы с поставками. Однако в долгосрочной перспективе важен системный подход, который объединяет эти принципы в единую дорожную карту действий.

Формирование стратегии управления закупками позволяет выстроить чёткий процесс обеспечения компании ресурсами и снизить издержки. Грамотная стратегия учитывает потребности бизнеса, динамику рынка и возможные риски. Это помогает компании планировать свою деятельность, адаптироваться к изменяющимся условиям и выстраивать устойчивые партнёрские отношения.

• Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления — отсутствие оптимизации процессов приводит к лишним затратам и снижению эффективности.
• Ошибка 2. Отсутствие мотивации — если у сотрудников нет системы поощрений и бонусов снижается их заинтересованность в поиске лучших условий и поставщиков.
• Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами — неясные границы полномочий приводят к задержкам, дублированию функций и несогласованности действий.
• Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без чёткого плана либо работниками других отделов — отсутствие системы приводит к неэффективному использованию ресурсов, спонтанным решениям и увеличению затрат.
• Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок — нехватка знаний и опыта приводит к невыгодным контрактам, ошибкам в расчётах и слабому контролю поставок.
• Ошибка 6. Длительное согласование контрактов либо же, наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства — если процесс утверждения контрактов слишком долгий, это замедляет работу, а отсутствие контроля создаёт риски невыгодных сделок.
• Ошибка 7. Отсутствие закупочной стратегии — без чёткого плана и целей поставки становятся несистемными, что ведёт к рискам и нестабильности обеспечения.

Методы закупок разделяют на четыре вида, в зависимости от объемов и регулярности поставок. Каждый из них подходит для разных ситуаций.

• Разовые закупки — единичные заказы, без регулярных поставок.

Когда нужно что-то редко или один раз: оборудование, мебель, ремонт, тестирование новых поставщиков. Есть гибкий выбор, но заказы обходится дороже, так как поставщики не делают скидок на разовые заказы. Не подойдёт, если важны стабильные цены и бесперебойное снабжение.

• Периодические закупки — поставки по графику, например, раз в месяц или квартал.

Для заказа расходников, упаковки, канцелярии, сезонных товаров. Возможно контролировать запасы, получать скидки и прогнозировать расходы. Минус — при резких изменениях спроса риск излишков или дефицита. Не подойдёт для категории товаров с быстрым оборотом или высокой зависимостью от сезонности.

• Серийные закупки — заказ товара партиями по графику.

Если поставки нужны не постоянно, а в определённые моменты. Помогает сократить затраты на хранение, снизить расходы на поставки и заранее согласовать условия с поставщиками. Требует точных прогнозов объемов. Не подойдёт, если спрос нестабильный или требуется непрерывное снабжение.

• Поточные закупки — непрерывные поставки сырья и материалов.

Когда важно стабильное снабжение, например, в производстве. Снижает риски нехватки, даёт более выгодные условия от поставщиков и автоматизировать процесс. Требует точного планирования и больших складских мощностей.

Компании часто комбинируют несколько подходов, чтобы повысить эффективность обеспечения и снизить затраты.

Существует множество решений в зависимости от сложности процессов снабжения и потребностей в компании, основные из них:

• ERP-системы — комплексные решения для управления всеми бизнес-процессами, включая снабжение, финансовый учёт, инвентаризацию и логистику.
• P2P-платформы (Procure-to-Pay) — системы, автоматизирующие весь процесс закупок от запроса до оплаты, ускоряют работу, обеспечивают прозрачность и контроль на каждом этапе.
• SRM-системы (Supplier Relationship Management) — решения для управления отношениями с поставщиками помогают выбирать надёжных партнёров и минимизировать риски.
• F&R-системы — системы для расчет сигналов к пополнению запасов, в том числе через закупки, в ходе оперативного планирования пополнений.

Специализированные цифровые платформы помогают эффективно управлять закупками, избежать дефицита и избыточных запасов.

Например, КОРУС | Управление запасами – облачный сервис для оптимизации складских запасов и автоматизации заказов поставщикам.

Производит многофакторный анализ продаж с учетом характеристик товаров, ограничений поставщиков и автоматически поддерживает целевой уровень сервиса, рассчитывая периодичность и размер заказа.

Какие задачи помогает решить КОРУС | Управление запасами?

• Анализ запасов и продаж, прогнозирование запасов и продаж с учётом сезонности, специфики спроса, динамики продаж и трендов.
• Составление плана закупок и расчёт потребности в пополнении для каждого SKU и склада в разрезе товаров и поставщиков.
• Оптимизация работы менеджеров с помощью рекомендаций по заказам в разрезе поставщиков и категорий товаров.
• Автоматизация формирования заказов на поставку товара с указанием ассортимента, объёма и места доставки для каждого поставщика.
• Замена «ручной» работы и работы с Excel для эффективной работы без дополнительного персонала.
• Сокращение неликвидов компании с помощью аналитики, которая учитывает особенности работы с товарами и поставщиками, что помогает избежать излишков.

Выбор платформы для оптимизации зависит от потребностей компании: где-то достаточно точечного инструмента для быстрого результата, а где-то требуется сложная комплексная система. Подобрали готовые решения для «оцифровки» закупочных процессов под задачи и потребности разного масштаба.

При поиске и выборе требуемой для компании системы рекомендуется учитывать несколько факторов:

1. Размер и структура компании — для крупных организаций подходят комплексные ERP-системы, а для небольших компаний — более простые и специфические решения, такие как P2P-платформы или WMS-системы.
2. Тип товаров и услуг — в зависимости от ассортимента, можно выбрать систему для управления запасами, автоматизации тендеров или оптимизации логистики.
3. Цели и задачи — важно определить, какой аспект снабжения нужно улучшить: управление запасами, выбор поставщиков, автоматизация процессов или контроль за расходами.
4. Интеграция с другими системами — для оптимальной работы инструмент должен быть совместим с уже используемыми в компании ERP или финансовыми системами.
5. Бюджет — стоимость решения играет важную роль в принятии решения, поэтому нужно выбрать инструмент, который соответствует возможностям компании.
6. Простота в использовании — для быстрого внедрения и минимизации времени на обучение сотрудников система должна быть интуитивно понятной.
7. Поддержка и обслуживание — важно, чтобы выбранный инструмент имел качественную техническую поддержку и регулярные обновления.