Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта перевел документооборот на платформу «Авандок»
ГК «КОРУС Консалтинг» совместно с БФТ-Холдингом модернизировали систему документооборота на базе платформы «Авандок» в Балтийском федеральном университете имени Иммануила Канта. В настоящее время в системе активно работают около 600 пользователей.
Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта – один из десяти федеральных университетов России, вузов, имеющих фундаментальное значение для образовательной системы страны. Его штат насчитывает более 2100 сотрудников в числе которых 740 научно-педагогических работников. Обучение по 190 образовательным программам ежегодно проходят в общей сложности свыше 13500 студентов.
В целях повышения эффективности автоматизированного управления документооборотом и обеспечения полного жизненного цикла документов в электронном формате, БФУ им. И. Канта принял решение о переходе с устаревшей системы электронного документооборота (СЭД) на современное, гибко-настраиваемое и удобное в эксплуатации решение. Основными задачами проекта стали разработка системы управления документооборотом для корреспонденции, внутренней документации, договорных и организационно-распорядительных документов, а также создание механизмов интеграции с существующими информационными системами, упрощение процессов обработки документов и организация комплексного администрирования.
В качестве технологической основы новой СЭД была выбрана платформа «Авандок» - собственная разработка ГК «КОРУС Консалтинг». Это современная no- и low-code платформа для создания продуктов по управлению корпоративным контентом и решения смежных задач в различных отраслях бизнеса. Экосистема продуктов, реализованных на базе платформы, функционирует в едином информационном пространстве и объединяет спектр решений: «Документы», «Репозиторий», «Трекер», «Диск», Service desk, CRM.
Решение даёт возможность проводить гибкую настройку процессов автоматизации документооборота и архивного хранения документов, а также проектировать новые бизнес-процессы и тонко настраивать существующие самостоятельно с помощью конструктора без привлечения разработчиков. Также значительное внимание уделено возможности интеграции с различными информационными системами для централизованного управления документооборотом в разветвленной системе подразделений, а также возможности работы в условиях высокой нагрузки, что важно для эффективного функционирования университета.
В ходе реализации проекта специалисты ГК «КОРУС Консалтинг» совместно с командой БФТ-Холдинга провели подготовительную работу, включающую анализ существующих процессов, разработку концепции решения и обучение сотрудников. Это позволило обеспечить плавный переход на новую платформу, минимизировав дублирование процессов и повысив эффективность совместной работы команд.
Университет – живой, развивающийся организм, бизнес-процессы в котором часто приходится корректировать. Внедренное решение позволяет нам тонко настраивать имеющиеся и создавать новые документопотоки своими силами, без привлечения разработчиков. Кроме этого, в системе работает порядка 600 активно занятых в административных процессах пользователей, географически распределенных по городу в более чем десяти корпусах. В перспективе планируем реализовать интеграцию с другими имеющимися системами для построения единого информационного пространства и повышения эффективности управления документопотоками.
Проект внедрения платформы «Авандок» в БФУ им. И. Канта стал важной вехой в цифровой трансформации университета, так как благодаря новым функциональным возможностям системы, университет значительно ускорит процессы обработки и согласования документов. Платформа позволяет не только автоматизировать рутинные задачи, но и обеспечить единое информационное пространство по управлению документами и корпоративным контентом, что особенно важно в условиях современного образования и научной деятельности
