9 шагов к цифровой трансформации

Чтобы производство решилось на перемены, внедрение нового ИТ-решения должно быть оправданным и просчитанным. В отличие от других сфер, здесь каждое небольшое изменение может высвободить ресурсы, оцениваемые в миллионы рублей, — или же, наоборот, принести огромные убытки. 

Мы автоматизируем крупнейшие компании страны уже 20 лет. Собрали гид по направлениям цифровой трансформации производств с кейсами из нашей практики. Мы вместе пройдем через главные вехи в автоматизации ключевых бизнес-функций, оценим их преимущества и расскажем о проектах с доказанной эффективностью, которые внедряют ведущие промышленные компании.

• повысить управляемость с помощью ERP
• автоматизировать бюджетное управление
• трансформировать склады
• перейти на «умные» продажи
• ускорить согласования
• тестировать изменения на моделях
• работать с аналитикой
• создать платформу для коммуникации
• делать большее при меньших инвестициях

За качественным продуктом кроется не только отлаженная работа производственных цехов, но и зрелые процессы управления, планирования, закупок, расчетов, взаимодействия с контрагентами. И с ростом компании поддерживать все эти процессы без специальных ИТ-решений становится всё сложнее.

Внедрение систем для контроля над основными бизнес-процессами и инфраструктурой — первостепенная, фундаментальная задача. Поэтому ERP-системы, которые координируют работу предприятия, автоматизируют ключевые бизнес-функции, сводят к минимуму ручные операции и создают цифровую прозрачность – это необходимая база для дальнейшей трансформации бизнеса.

Такая задача стояла перед «Аквафор». Новая веха в развитии компании – и в России, и на международных рынках – требовала полной прозрачности производственных процессов и управленческого учета. Предстояло создать комплексную, централизованную и масштабируемую ИТ-систему, которая объединит все производственные и торговые компании холдинга в единую среду. «Аквафор» отказался от консервативных решений и выбрал облачную ERP-систему.

Облачная инфраструктура позволяет существенно экономить на масштабировании ИТ-решений, а также на подключении инновационных продуктов, технологий и инструментов. Кроме того, задача по ее поддержке не ложится на плечи ИТ-отдела и не требует дополнительных средств.

Бюджетирование в электронных таблицах – раздолье для ошибок человеческого фактора: забыл, не учел, случайно задвоил показатель. В масштабах производства малейшая неточность может стоить миллионы рублей, а подсчет плановой себестоимости и вовсе превращается в невыполнимую задачу. На помощь приходят специализированные решения для автоматизации бюджетирования, которые существенно упрощают сложные многоуровневые процессы, обеспечивают «единую версию правды» различных вариантов планов и фактов их исполнения.

ОАО «Зарубежнефть» вышла на новый уровень управления активами и проектами в разных сегментах бизнеса за счет автоматизации планирования и бюджетирования. Система создает единый для всей группы механизм проведения бюджетной кампании и поддерживает прозрачный процесс создания бизнес-планов с горизонтом в три года и ежеквартального прогноза их исполнения. Рутинный ручной процесс происходит централизованно и по единым правилам, а значит, риск ошибок сведен к минимуму.

Сейчас внедрённое решение обеспечивает взаимосвязь и достаточный уровень детализации планов, сопоставимость данных дочерних обществ. В системе можно рассчитывать плановую управленческую себестоимость, сверять показатели оборота внутри группы, формировать консолидированную плановую отчётность, делать план-факт анализ — всё это в едином интерфейсе.

Пример «Зарубежнефти» не единственный. Подобные системы бизнес-планирования в разное время внедрили такие компании как «Газпромнефть», ОАК, «Корпорация «Иркут», «Компания «Сухой», «Вертолёты России», ПМХ, ГК «Русагро», ТОАЗ и многие другие добывающие и перерабатывающие производственные компании.

Современное ПО для склада способно повысить прозрачность работы, настроить сквозное отслеживание товаров, сократить издержки, наладить работу с разными квантами товара и свести к минимуму человеческий фактор. В этом бизнесу помогают WMS-системы. На деле они способны решать и локальные важные задачи: контролировать правильность хранения товаров, проводить сквозное отслеживание сырья и даже поштучно отгружать продукцию. Для одних это возможность повысить качество сервиса, а для других — шанс быстро перейти на модель D2C и удовлетворять потребности не только оптовых, но и розничных клиентов.

Одна из крупнейших мировых производственных компании автоматизировала весь контур производственно-складской базы. Это поддержало бесперебойную работу фабрики и обеспечило своевременное перемещение продукции с производственного склада на помещение для готовой продукции. Теперь WMS полностью управляет «жизнью» склада: хранением на производстве, учетом партий. Больше никаких ручных операций — все автоматизировано в рамках доработок системы, даже нетипичные процедуры.

А производителю автомобилей и автозапчастей удалось автоматизировать полный цикл товаропотоков складов, «подпитывающих» товарные запасы дилеров в регионах России. Единая архитектура позволила организовать полный цикл складской обработки и хранения товаров и централизованно управлять данными по главному и региональным складам. Теперь всё управление цепочками поставок — как на ладони.

Производители стремятся планировать производственную загрузку с учетом реальных потребностей покупателей и напрямую управлять циклом продаж. Для этого они всё чаще прибегают к использованию цифровых инструментов.

Одно из таких решений — B2B-порталы, оптовые интернет-магазины, автоматизирующие рутинные операции по оформлению заказов крупных партий и переводящие бизнес-клиентов на самообслуживание.

«Газпромнефть — смазочные материалы» автоматизировала взаимодействие с дистрибуторами и повысила точность прогнозирования производства нефтехимии благодаря личному кабинету B2B-портала.

Онлайн-площадка автоматизировала весь процесс оптовых продаж нефтепродуктов: от планирования потребности до исполнения закупки. Теперь дистрибуторы самостоятельно оформляют прогнозную заявку на закупку (заполняют форму, оформляют дополнительное соглашение), далее в режиме реального времени отслеживают информацию о согласованных объемах и прайс-листах, а затем контрактуют продукцию и формируют разнарядку на доставку. В личном кабинете контрагент сам контролирует свои финансовые показатели, информацию по каждому договору, подает заявки на специальные цены, отслеживает план/факт по заявленной и отгруженной продукции и резервирует нераспроданные остатки. Все самостоятельно — почти без участия менеджеров.

Чем больше в компании уровней согласований, тем дольше идея воплощается в жизнь. В производстве длительность этого процесса напрямую влияет на результат: не подписал договор вовремя — не закупил сырье — не произвел партию — нарушил срок поставки дистрибьютору.

Сегодня электронным документооборотом не удивишь ни одну российскую компанию. Но на смену базовым СЭД приходит модернизация уже внедренных ранее систем и подключение новых продвинутых инструментов, расширяющих возможности конкретных сегментов бизнеса.

Производственная компания «Борец», одно из крупнейших международных предприятий нефтяного машиностроения, оцифровала и упорядочила нетиповые процессы работы с документами, которые сопровождают разработку, производство и сервисное обслуживание погружного нефтедобывающего оборудования.

Перед тем, как произвести продукт, компания получает заявки от заказчиков, оценивает возможность тиражирования, потенциального спроса и маржинальности и затем принимает решение о подготовке производства.

Чтобы упорядочить управление жизненным циклом продукта, компания внедрила PLM-систему. Теперь в ней формируются планы разработки, график изготовления и испытаний, составляется технико-экономические обоснования, а также планируются расходы. В результате весь цикл регламентирован и автоматизирован, а топ-менеджмент всегда знает статус текущих проектов, контролирует процесс и может быстро оценить ситуацию, чтобы принять взвешенное и обоснованное решение.

Раньше сотрудникам приходилось вручную разбивать огромные таблицы в Excel и отправлять их на оценку и проработку в разные департаменты, что отнимало много времени и могло приводить к ошибкам и даже потере данных. Чтобы улучшить процесс обработки тендерной документации и снизить трудозатраты, компания внедрила специализированный модуль подготовки тендерной документации. Система помогла ускорить проведение тендеров и максимально автоматизировать его, повысить качество и прозрачность процессов, снизить влияние человеческого фактора.

Теперь сотрудники компании централизованно отслеживают статусы выполнения задач разных подразделений по заполнению спецификаций, оперативно готовят технические предложения, вместе разрабатывают и редактируют тендерную документацию и при необходимости проводят мониторинг вносимых в систему изменений, контролируют версионность и просматривают статус обработки.

Раньше, чтобы спрогнозировать финансовый результат возможных изменений и оценить их целесообразность, компании использовали электронные таблицы. Они позволяли еще до внедрения новшеств предсказать, как поведет себя производство под влиянием различных факторов и каким будет эффект.

Но для сложных задач финансового планирования нужны специализированные решения, которые могут учесть гораздо больше взаимосвязей и влияющих друг на друга факторов, работать огромными массивами данных и строить точные прогнозы на несколько десятилетий вперед.

Чтобы принимать инвестиционные и управленческие решения, Polymetal производил в электронных таблицах финансовое моделирование развития месторождений с горизонтом 20 лет. Но инструмент не мог консолидировать большие объемы данных, создавать нескольких версий отчетности и моделировать долгосрочные сценарии, зависящие от различных факторов.

Специализированное ПО позволило бы в режиме реального времени создавать сценарии анализа в удобном интерфейсе и в единой системе планировать ключевые натуральные и финансовые показатели, производить сценарное моделирование результатов в зависимости от макропараметров и автоматически получать консолидированную отчетность по всем месторождениям.

Сперва были сформированы требования к эталонной модели месторождений и перерабатывающего комбината. Далее — подготовлены формы, алгоритмы, информационные панели для формирования экономики месторождений в зависимости от характеристик, производственных показателей, бюджетных нормативов и макропараметров. В итоге была создана новая система, которая производит сценарное моделирование и анализ показателей — в том числе для оценки эффективности активов.

Один из трендов во многих индустриях — data-driven подход. Компании любых профилей и любых масштабов стремятся при принятии решений опираться на объективные данные, а не на интуицию.

Консолидация разрозненных аналитических данных в единую систему, создание визуализаций и автоматических отчетов — то, над чем сейчас работают многие компании в ритейле, логистике и, конечно, производстве.

Пример применения такой технологии — аналитическое решение для одного из российских заводов. До 2019 года отчетность по основным показателям деятельности для руководителей строилась вручную с использованием Excel и PowerPoint. Для такой работы с данными, подготовки отчетов и визуализаций нужно было много времени и ручного труда.

Самой главное проблемой для предприятия были сбор и обработка исходных данных. Чтобы автоматизировать учет и анализ, в компании внедрили BMP-платформу и интегрировали ее с другими системами. Решение позволило сформировать более 40 дашбордов по 70 показателям и более 110 визуальных элементов (графиков, табличных форм, отслеживаемых KPI).

Другое крупное производственное предприятие автоматизировало сбор, обработку данных и «рабочее место руководителя», что позволило создать единое информационное пространство для анализа и удобный дашборд для менеджеров со всей информацией, нужной для принятия решений.

Все больше компаний задумываются, как объединить разные департаменты, проекты и производства и скоординировать их действия для достижения стратегических целей. Для этого заводы и фабрики все чаще внедряют корпоративные порталы и решения для управления задачами и стратегией.

Пивоваренной компании «Балтика» было важно упростить работу со стратегическими целями компании. Автоматизация позволила разбивать их на задачи, за выполнение которых отвечает конкретный сотрудник. Ход выполнения и результативность также отображаются в системе — в единой «карте целей».

Инструмент связал действия каждого специалиста с общими корпоративными целями, стратегией и тактикой, сделал удобнее контроль и помог выстроить прозрачную мотивацию сотрудников на базе результатов.

Не все компании готовы внедрять новые ИТ-инструменты. Многие боятся, что внедрение и интеграция с уже существующими системами будет долгим, масштабным и дорогим.

Если компания уже работает с эффективной ИТ-системой, которая неплохо справляется с задачами, логичнее оптимизировать ее работу или разработать для нее дополнительный функциональный блок.

Например, чтобы эффективнее вести учет, можно расширить возможности за счет разработки дополнительной функциональной части: логистики, финансов, контроля. В одном из наших проектов такой подход позволил создать в существующей системе личный кабинет покупателя и поставщика.

Менять CRM не планировалось (она была удобна для клиентов), а вот информации в ней было недостаточно для полноценной картины в личном кабинете. ERP же, по сути, хранила данные о предыдущих заказах и позволяла строить ценообразование с учетом разных способов доставки. И нужно было интегрировать уже работающий в компании ERP с CRM так, чтобы у всех клиентов отображалась вся история взаимодействия, статус текущих заявок и возможность получения скидок.

Теперь каждый клиент контролирует в системе свои заявки и оплаты, видит историю контактов с промышленным предприятием и отслеживает перемещение заказа.

Промышленная ИТ-революция уже наступила, и задача крупнейших предприятий сейчас — совершить собственный промышленный переворот. Этот гайд не охватывает все технологичные решения, которые помогут автоматизировать рутину и ускорить работу над проектами. Но на сегодняшний день такой набор можно считать гигиенической базой, которая принесет результат в виде миллионов сэкономленных рублей и станет надежной основой для дальнейшей трансформации.