Внедрение офисного пакета – это полноценный проект
Офисные приложения – это не только средства просмотра и редактирования. Они пронизывают буквально каждый бизнес-процесс: используются в виде шаблонов по всей компании, задействованы в интеграциях разных систем, в которых есть функциональность работы с документами. Важно, чтобы новый софт не только максимально быстро прижился в ежедневной рутине каждого сотрудника, но и вписался в целевой ИТ-ландшафт.
Чек-лист: когда пора всерьез задуматься
о переходе на российский офис
Компания подпадает под требования государства о переходе на российский софт
Есть контракты с государственными компаниями или структурами
Безопасность ИТ-ландшафта – критичный фактор для бизнеса
Закончилась подписка на обновления Microsoft
Истек срок Enterprise Agreement Subscription
Пора подключать новые рабочие места
Регулярные обновления
Российский софт
Гарантия безопасности
Широкая функциональность
Проверенная методология внедрения
–
залог успеха проекта
Используя опыт работы с российскими продуктами и международные практики реализации проектов, мы разработали собственную методологию перехода на российские офисные пакеты для крупного бизнеса. Рассказываем, как это работает.
На первом этапе мы обследуем существующую ИТ-архитектуру и ПО, а также проверяем их на совместимость с новым офисным софтом и подбираем наиболее подходящий формат использования офисного пакета (облако или on premises) и тип лицензирования.
У вас есть список приоритетных задач по модернизации текущей ИТ-инфраструктуры, выбран наиболее подходящий офисный продукт с учетом критериев компании, составлен список необходимых интеграций с другими системами.
Анализируем ежедневную работу сотрудников с документами: определяем, кто и как в компании работает с разными офисными продуктами. Разделяем пользователей на группы:
Работают только с базовыми настройками офисных программ. Это почти всегда минимум 90% всех пользователей офисных приложений внутри компании.
Используют сложные шаблоны и сценарии. Как правило, в эту группу входят сотрудники договорного отдела (у них обычно есть СЭД и нестандартные процессы в части согласований документов), финансисты и аналитики (основной инструмент – Excel), а также маркетологи, которые активно используют инструменты Power Point.
Определяем наиболее частые пользовательские сценарии в каждой группе, изучаем все варианты шаблонов и типов документов, с которыми они работают.
Затем ищем точки риска: готовим реестр шаблонов, которые нужно проверить на совместимость с новыми приложениями, а также перечень корпоративных систем и операций, в которых задействованы офисные программы. В результате анализа этих данных понимаем, какие функции будут работать в новых приложениях, а что потребует доработки.
Вы получаете наглядный отчет об обследовании, в котором есть:
- пошаговый план перехода на российский офисный пакет. Показываем объем и состав ключевых групп пользователей, которые станут для компании «маркером» возможности бесшовного перехода. Составляем полный перечень работ, которые нужно реализовать в процессе миграции с приоритезацией задач.
- общий бюджет проекта. Подбираем подходящий тип лицензирования (покупка или использование по подписке). Рассчитываем бюджет, которые включает стоимость лицензий, оборудования (при необходимости) и работ по реализации проекта миграции. Никаких скрытых платежей или неожиданно возникающих новых расходов.
Формируем единую команду проекта, куда входят специалисты с нашей стороны, а также сотрудники компании-заказчика. Специалисты проектных команд устанавливают софт для каждого пользователя и реализуют интеграции с другими системами.
Все необходимые офисные приложения установлены на каждый компьютер и мобильные рабочие места, настроены необходимые интеграции и процессы совместной работы с документами.
После этого начинается этап тестирования – сотрудники открывают все документы и шаблоны в новой системе и сообщают нам о возникающих проблемах. Для консультирования и оперативной отработки замечаний мы создаем горячие линии по каждому продукту – редакторам таблиц, текстов, презентаций. Точечно работаем с поступающими заявками пользователей –устанавливаем дополнительные плагины, переделываем шаблоны документов или передаем вендору информацию о необходимости доработать продукт.
Все критичные для работы компании документы и шаблоны открываются в новой системе и 99% сотрудников используют новый офисный пакет в ежедневной работе.
Оставшийся 1% - это специалисты, которые использовали «офис» за рамками его базовых возможностей. Они смогут работать в новом ПО позже – после соответствующих обновлений продукта или более сложных доработок.
Горячая линия – это забота о пользователях При масштабном переходе на новый офис важно, чтобы каждый сотрудник смог легко и без сопротивления начать работу в новом ПО.
Организуем горячую линию удобным для вас способом, используя инструменты, к которым привыкли ваши сотрудники – мессенджеры, почта, корпоративный портал или телефон. Отвечаем моментально, чтобы свести к нулю простои в бизнес-процессах.
Выделяем команду для дальнейшего сопровождения системы и консультируем по возникающим вопросам: например, по интеграциям с другими системами, созданию и внедрению новых шаблонов документов.
Стабильная работа в новом офисном ПО даже при появлении новых вводных – изменении ИТ-ландшафта, подключении новых пользователей, смене шаблонов или сценариев работы с документами внутри компании.
аудит ИТ-инфраструктуры и ПО
Оставьте заявку на бесплатное обследование – мы свяжемся с вами и обсудим все детали. Проведем аудит ИТ-инфраструктуры и ПО и подготовим пошаговый план миграции на «российский офис».
request@korusconsulting.ru
«МойОфис»
«P7-Офис»
Преимущества импортозамещения с «КОРУС Консалтинг»
Опыт, профессионализм и репутация, которым можно доверять
20+ лет опыта
1300+ проектов
У нас зрелая команда, выверенные методологии и отточенные процессы совместной работы. Накопленный опыт, широкий кругозор и инженерное превосходство – все это позволяет находить лучшие проектные решения и быстро внедрять продукты, которые обеспечивают устойчивое конкурентное преимущество.
Глубокое понимание отраслевой специфики
Говорим на одном языке с компаниями из разных отраслей: государственные структуры и корпорации, ритейл и e-commerce, дистрибуция и логистика, финансы, промышленность и производство. Мы глубоко понимаем специфику и процессы разных бизнесов, можем быстро разобраться в задаче и предложить оптимальное решение.
Измеримый результат для бизнеса
Верим, что любой проект меняет бизнес не только качественно, но и явным образом отражается на показателях компании. Вместе с вами мы держим фокус на достижении запланированных результатов и делаем это краеугольным камнем в принятии каждого проектного решения.
Гарантированное качество проектов
Мы обеспечиваем четкие результаты в ожидаемые сроки. С «КОРУС Консалтинг» вы получите здоровые проектные процессы, профессиональную и мотивированную команду, эффективную коммуникацию, отсутствие неуправляемых рисков и незапланированных расходов – все это позволит вам быстрее запустить продукт и максимизировать ROI.
Комплексный подход к ИТ-ландшафту
Мы видим бизнес как единый организм и предлагаем решения с учетом окружающих процессов и систем. Смотрим на несколько шагов вперед и многомерно просчитываем особенности взаимодействия ИТ-продуктов, добиваемся синергии и помогаем вам управлять изменениями «на стыках».
Наши клиенты
Центр событий
