Двуязычная СЭД Sova Capital

Анализируя возможность получения системы электронного документооборота (далее – СЭД), отвечающей потребностям компании, мы решали: обратиться ли за помощью к внутренними разработчикам, найти ли коробочный вариант на рынке legal tech или заказать разработку системы у внешних провайдеров. Сначала мы попробовали разработать собственную СЭД. У нас был очень специфический и конкретный запрос, так как все процессы в компании осуществляются на двух языках – русском и английском. Следовательно, нам нужна была двуязычная система с понятным и удобным интерфейсом, соответствующая бизнес-процессам и отвечающая требованиям британского регулятора деятельности нашей компании. Также система должна была иметь надежное хранилище, обладать способностью быстрого поиска и легкой интеграции с другими используемыми ИТ-решениями. Объем разработки оказался настолько масштабным, что стало ясно: в короткий срок ИТ-департамент не сможет довести проект до развертывания полнофункциональной системы.

Мы стали искать готовый продукт на рынке СЭД, но подходящего для двуязычного интерфейса и наших процессов не нашлось: все равно требовались надстройки и кастомизация. Тогда мы перешли к поиску ИТ-партнера, который смог бы разработать и внедрить решение, отвечающее нашим требованиям. Мы выбирали из четырех компаний: трех российских и одной иностранной. Они предлагали довольно интересные сервисы, но готового продукта, отвечавшего нашим потребностям, не нашлось. В итоге мы выбрали компанию «КОРУС Консалтинг», которая смогла разработать СЭД на базе Microsoft SharePoint с учетом наших потребностей. Вместе со специалистами этой компании мы создали единое информационное пространство, благодаря чему у нас появились договорный документооборот, адаптированный под бизнес-процессы лондонского офиса и учитывающий особенности деятельности филиала в Москве, канцелярия (входящие/исходящие), управление доверенностями и организационно-распорядительный документооборот.

Система располагает возможностью ручного ввода информации: сначала инициатор вносит первичные данные, затем другие подразделения в рамках своей компетенции заполняют соответствующие разделы или делают необходимые отметки. В ИТ-решении была реализована поисковая система, уникальная как по количеству атрибутов поиска, так и по технической части. Также для нас очень важно то, что систему можно достаточно легко доработать, и такие планы у нас уже есть.

Сталкиваясь в процессе реализации проекта с некоторыми трудностями, мы анализировали существующие в компании внутренние процессы, предлагали коллегам варианты их оптимизации, узнавали и учитывали их мнение как на старте, так и на этапе тестирования. Например, одна из сложностей была связана с карточкой договора, в которой предполагалось около 150 полей (без учета локализованных). Для того чтобы избежать проблем с производительностью системы при работе с данной карточкой, было создано около семи дополнительных списков, разработан отдельный элемент интерфейса, который отображает в одной карточке данные из восьми списков, а также реализованы дополнительные провайдеры поиска (с учетом поиска в других списках).

Мы уделили много времени популяризации системы и обучению коллег работе с ней, объясняя им, как важен четкий процесс согласования документа и как просто с помощью системы найти нужный договор. Конечно, такой подход требует значительного времени, но в результате получается понятный и необходимый для работы всех подразделений продукт. Сейчас в СЭД работает порядка 130 человек, то есть около половины всех работников Sova Capital Limited.

Наша СЭД – это двуязычная (русско-английская) система для управления различными видами документов на протяжении их жизненного цикла: от создания и согласования до исполнения и расторжения. Ее внедрение позволило значительно ускорить все процессы, связанные с документооборотом. Так, раньше заведение документа в систему или его отправка на согласование через почту занимали более одного дня. Для этого необходимо было оформить служебную записку, предоставить все документы администратору для заведения в систему и т. д. Сейчас весь процесс занимает около 10 минут. Инициатор просто заполняет или кликает боксы в карточке документа и прикрепляет документы, которые нужно согласовать. Раньше согласование договора со всеми подразделениями зачастую занимало более трех недель, сейчас на это уходит одна неделя. В системе предусмотрена установка четких сроков, имеется возможность параллельного согласования. Система контролирует пользователей рассылкой уведомлений и напоминаний о просроченных задачах.

Лучших результатов мы достигли в поиске документов в системе. В среднем поиск стал осуществляться в 140-150 раз быстрее, чем раньше – до 10 минут вместо одного рабочего дня и более. Например, однажды двое сотрудников юридического управления должны были проанализировать около 300 соглашений с крупными финансовыми институтами для проверки определенных условий. Тогда они потратили на это два полных рабочих дня. Сейчас такую выгрузку условий можно сделать за считанные минуты.

Рекомендации для коллег

Прежде всего следует помнить, что, какой бы сложной ни была задача, принцип британского предпринимателя, основателя корпорации Virgin Group Ричарда Брэнсона «Берись и делай!» работает. Просто нужно ставить перед собой реальные цели, начи- нать со стандартных и понятных всем процессов. Сила маленьких шагов в действии – двигайтесь к цели поэтапно. Почаще задавайтесь вопросом, как можно упростить то, что вы делаете. Это позволит не только оптимизировать процессы, но и сэкономить бюджет.

Важно помнить, что командные действия гораздо более эффективны, чем одиночные. Мы рекомендуем вовлекать коллег в процесс создания новой системы. Например, можно объявить конкурс на лучшее название с призовым фондом, как это сделали мы. В ходе конкурса в нашей компании для системы было придумано лаконичное и запоминающееся название – SOVA docs.

В среднем на все этапы разработки следует заложить от шести до девяти месяцев. Мы создали систему с нуля за семь месяцев, автоматизировав примерно 70% процессов. Это хороший результат. Составляющими успеха нашего проекта стали: проработанное техническое задание, отражающее потребности компании (подготовленное непосредственно будущими пользователями системы), надежный партнер по внедрению и высокая мотивированность команды. Внедрив SOVA docs, мы получили единую базу документов, повысили уровень их администрирования и стали работать намного эффективнее.