Повелитель своего времени

Как руководители крупных предприятий успевают управлять бизнесом, регулярно учиться, проводить время с семьей и при этом оставаться спокойными и уравновешенными людьми? Ответ прост: практически у каждого топ-менеджера есть своя система управления временем. Она может быть как сложной – с графиками и регулярными контрольными точками, – так и простой, в виде классического бумажного ежедневника. Всегда интересно узнать, как это работает у конкретного руководителя.

О своём 10-летнем опыте систематизации жизни и собственной системе тайм-менеджмента нам рассказал Александр Мондрус, председатель совета директоров MC Bauchemie.

«КОРУС Консалтинг» сотрудничает с компанией MC-Bauchemie почти 10 лет: в 2014 автоматизировали управление предприятием в MC-Bauchemie Россия, а в 2021 году внедрили CRM в канадском подразделении.

MC-Bauchemie – немецкий концерн с представительствами в 50 странах, в том числе, и в России. Один из ведущих мировых производителей материалов строительной химии полного цикла, который производит сухие строительные смеси, добавки в бетон, грунты и пастообразные продукты.

В компании на базе немецких стандартов качества построена сильная система менеджмента процессов. Мы с удовольствием перенимаем опыт коллег и обмениваемся знаниями не только в ИТ, но и в других сферах управления. Например, некоторые наши сотрудники используют технологию тайм-менеджмента, разработанную Александром Мондрусом.

Изучив базовые методики управления временем, Александр создал свою, соединив несколько проверенных на практике классических инструментов достижения рабочих и личных целей. Система помогает определиться с жизненными приоритетами, измерить и проанализировать временные затраты. Она будет полезна как в бизнесе, так и повседневной жизни. Александр поделился с нами инструментами, которые позволяют не только грамотно спланировать своё время, но и ответить себе на глобальный вопрос: «Чего я хочу, и что я делаю, чтобы этого добиться?».

Тайм-менеджмент позволяет связать глобальные жизненные цели с тем, что вы делаете каждый день, помогает эффективнее выполнять ежедневные операции и в итоге достигать того, что вы хотите. И, конечно, очень приятно осознавать, что в большей степени именно вы влияете на все происходящее в вашей жизни.

Известная технология «Колесо жизненного баланса» позволяет ответить на концептуальный вопрос: «Чего я хочу от жизни?». «Колесо» — это гармонизированный инструмент. С одной стороны, он помогает оценить и проанализировать каждый аспект жизни, с другой – дает целостное представление, не позволяя зацикливаться на какой-либо одной сфере. Кроме того, это отличный способ визуализации целей и промежуточных оценок достижений.

Чтобы построить колесо, определите области жизни, которые наиболее важны для вас – например, семья, карьера, здоровье и т.п. 1-2 раза в год оценивайте, по десятибалльной шкале, удовлетворенность по каждой из сфер, и отслеживайте их общую сбалансированность. Визуализация этого процесса поможет ярче ощутить «провисание» определенных сегментов и осознать, в каких направлениях нужно усилить работу.

Продумайте, что поможет вам улучшить ситуацию в каждой области – какие конкретно шаги нужно предпринять. Например, графа «здоровье» может включать в себя полное медицинское обследование, профилактический курс витаминов, посещение стоматолога и т.д.

Вот как это может выглядеть на практике:

На этом этапе нужно разбить большие задачи на более мелкие и оценить, сколько времени у вас уйдет на каждую. Например, чтобы выполнить цель «закрыть два новых контракта на определенную сумму» нужно, как минимум, запланировать конкретные шаги по привлечению клиентов, формированию целевого предложения, продажам и т.п. Список задач и оценка часов – не монолит – вы сможете всё это корректировать. Посчитайте, сколько в течение года (месяца, недели) может уйти на каждый пункт и соотнесите это с тем временем, которое вы сами готовы выделить на эти задачи. Например, «чтение» может занимать у вас 4 часа в неделю, изучение иностранного языка – 3 часа, а занятия спортом – 5 часов. Старайтесь, чтобы после этого упражнения свободного времени у вас осталось не меньше 20-40%.

За несколько подходов превратите основные задачи по каждой цели в свой регулярный календарь. Два самых эффективных инструмента для управления временем – это объединение задач и распределение их по одним и тем же дням. К примеру, вы поставили цель – в течение года приобрести новый профессиональный навык. Для этого вы можете спланировать следующие задачи, которые будете выполнять каждый месяц, каждую неделю в одни и те же дни: например, обучение по вторникам и пятницам по 2 часа.

Для того, чтобы понимать, выполняете ли вы поставленные цели или нет, нужно регулярно проводить «ревью». В него входят: анализ ключевых показателей месяца, недели и дня, а также корректировка следующего периода. Возможно, цели уже утратили актуальность, или же вы неправильно оценили трудозатраты. Разумеется, цели и задачи могут меняться на каждом уровне, поэтому поддерживайте свой график в актуальном состоянии. Когда возникают форс-мажорные обстоятельства, это позволит взвешенно и сбалансировано принимать решения, а также не допускать, чтобы какая-либо область из колеса жизненного баланса «проседала» за счет другой.

Важно! Чтобы оценить результаты, нужны конкретные измеримые показатели, например:

• Цифровые показатели. Пример: количество договоров с новыми клиентами увеличилось с 110 до 200.
• Майлстоуны. Пример: с ключевым клиентом заключен эксклюзивный контракт (100% - контракт подписан, 70% - согласованы условия контракта, 50% - проведены переговоры, 20% - разработана форма контракта.
• Составляющие результата. Пример: цель — создать «с нуля» отдел продаж. Ключевой результат — приняты на работу 5 сотрудников отдела продаж (РОП — 50%, супервайзер — 20%, менеджер по продажам — каждый по 10% результата).
• Регулярные действия. Пример: провести не менее 14 собраний с руководителями отделов.

Вероятно, человеку, который никогда не занимался сложным планированием, будет трудно вести такой «учет» на первых этапах. Поэтому поделюсь несколькими советами для новичков:

1. Месячное, недельное и дневное расписание – это не только мощный инструмент для планирования. Регулярный мониторинг задач позволяет постоянно сверяться со своим чек-листом и оперативно корректировать текущие задачи и действия. Если первое время сложно заниматься этим каждый день, можно начать с недельного отчета.
2. На первом этапе планирования можно не погружаться глубоко в декомпозицию целей и средств для их достижения. Обычно верхнеуровнего анализа достаточно.
3. Не стройте иллюзий, что вы будете четко следовать составленному графику: зачастую многие вещи в жизни требуют больше времени, чем мы думаем. Учитывайте возможное влияние внешних факторов. Не создавайте слишком плотный график, старайтесь оставлять себе «воздух» в рамках каждого дня - около 20-40% времени.
4. Для составления графиков или колеса жизненного баланса отлично подходят как стандартные инструменты типа Excel, так и более продвинутые таск-трекеры, например, Trello, Todoist или, встроенные блоки управления задачами в корпоративных решениях, как, например, в «Битрикс24». Такие инструменты выполняют роль бизнес-органайзера и отлично справляются с визуализацией целей и задач, маркировкой приоритетов, а также позволяют регулярно формировать отчетность.

Конечно, методика – не волшебная таблетка. Есть люди, которые просто не могут планировать и при этом вполне комфортно себя чувствуют. Если вы видите, что вы и без плана делаете то, что задумали и достигаете своих целей, то не тратьте на это время.

Некоторые наши коллеги уже работают по методике Александра, и вот, что они говорят: