Новый уровень единства: «Лента» объединилась с поставщиками благодаря ECOD

Сеть торговых комплексов «Лента» начала обмениваться электронными документами со своими поставщиками. Теперь количество ошибок в оформлении заказов сведено практически к нулю, а 500 поставщиков торговой сети в течение 10 минут оповещаются о том, какой именно товар, в каком количестве и когда нужно доставить. Подключение к платформе ECOD, предназначенной для электронного обмена коммерческими документами, осуществляла компания «КОРУС Консалтинг».

Особенностью проекта было то, что «Лента» на момент начала внедрения уже использовала систему автоматизации - SAP R/3. Стремясь избавить менеджеров торговой сети от двойного ввода данных, специалисты «КОРУС Консалтинг» интегрировали ECOD с существующей системой.

Устранение ошибок при вводе заказа и сокращение времени между заказом и поставкой – главные причины, по которым «Лента» обратилась к услуге электронного обмена данными. Решение этой задачи взял на себя официальный провайдер технологии EDI на территории России и СНГ - «КОРУС Консалтинг». Работы по автоматизации заказов начались в декабре 2004 года. За полгода специалисты «КОРУС Консалтинг» создали систему, объединившую 500 поставщиков с «Лентой». Как отмечает руководитель направления электронного обмена коммерческими документами компании «КОРУС Консалтинг» Григорий Гулевский, «подключение такого количества поставщиков компании - серьезный проект, требующий вовлечения большого числа людей, но мы старались максимально освободить коллег из «Ленты» от работы с поставщиками и дать им возможность сконцентрироваться на внутренних задачах». У каждого поставщика было установлено специальное программное обеспечение, связывающее его с отделом закупок «Ленты». Были проведены тренинги по работе с системой и сделаны индивидуальные настройки каждого рабочего места.

По мнению Сергея Черного – ИТ-директора «Ленты», торговая сеть получили эффективный инструмент управления оборотными активами. ECOD позволяет менеджерам не заниматься составлением заказов вручную: система сама ежедневно проверяет уровень складских запасов, сверяет с критическим уровнем и автоматически формирует примерный список заказов. Менеджеру по закупкам надо только просмотреть список и одним нажатием клавиши отправить заказ поставщику, который получает его в течение 10 минут. И главное - система исключает возможность неверного оформления заказа, поскольку данные, введенные заказчиком, автоматически трансформируются в стандартизованный вид. Таким образом, процесс закупок сокращается в несколько раз.

Убедившись в эффективности системы, «Лента» решила не останавливаться на достигнутом. Уже запущен проект по автоматизации обработки входящих счетов и прайс-листов. Это позволит сократить время на согласование цен между поставщиками и заказчиками, упростит процессы проверки расчетов НДС и ускорит составление финансовой отчетности. Менеджмент «Ленты»  уверен, что эффект от внедрения электронного документооборота носит кумулятивный характер, и только возрастет при расширении сети. С появлением новых поставщиков ритейлеру больше не нужно будет тратить время и силы на то, чтобы приобщить их к принятым в компании нормам оформления и работы с документацией

Сеть торговых комплексов «Лента» состоит из семи торговых комплексов, расположенных в Санкт-Петербурге. Компания специализируется на оптовой и розничной продаже продовольственных и непродовольственных товаров по низким ценам. Следование подобной концепции предполагает большие обороты при минимальных наценках на товары. Первый торговый комплекс «Лента» был открыт в сентябре 1999 года. До конца 2005 года планируется увеличить количество  торговых комплексов в Санкт-Петербурге до 10-ти.