«Лента» автоматизировала процессы бюджетирования на базе Oracle Hyperion Planning

«Лента» – одна из крупнейших розничных сетей в России и вторая по размеру сеть гипермаркетов в стране. Компания была основана в 1993 году в Санкт-Петербурге. «Лента» управляет 86 гипермаркетами в 50 городах по всей России и 15 супермаркетами в Москве и Московской области с общей торговой площадью около 567 730 кв. м.

В период динамичного роста бизнеса, происходящего в условиях усиливающейся конкуренции, руководство компании «Лента» нуждалось в эффективных процессах и инструментах для ежегодного бюджетного планирования, получения регулярной управленческой отчетности и анализа плановых и фактических показателей деятельности. К концу 2011 года финансовый директор компании «Лента» Яхо Лемменс принял решение о начале проекта по совершенствованию процессов бюджетного управления. Проект поддержали акционеры и все руководители компании. При этом руководство «Ленты» поставило следующие задачи перед проектом:

• Создать связные процессы планирования – от инициации бюджетов на основе целевых показателей модели «сверху-вниз» до сбора и согласования бюджетов «снизу-вверх»;
• Обеспечить достоверность и согласованность всех планов: от планов продаж в торговых комплексах до бюджетов доходов и расходов по всем аспектам деятельности компании;
• Вовлечь в процессы планирования сотрудников на всех уровнях, отвечающих за выполнение целевых показателей;
• Сократить трудозатраты и повысить скорость процессов планирования, отчетности и анализа;
• Интегрировать систему бюджетного управления с моделью top-down и корпоративным хранилищем данных на основе SAP BW.

По результатам проведенного конкурса по выбору исполнителя по проекту, для решения озвученных задач компания «Лента» выбрала предложение ГК «КОРУС Консалтинг». В качестве программной платформы для автоматизации бюджетного управления заказчик выбрал Oracle Hyperion Planning. Для формализации будущих процессов бюджетного планирования заказчик усилил проектную команду консультантами одной из компаний «Большой Четверки».

«На момент начала проекта в компании уже собирались годовые бюджеты и работала автоматизированная система сбора бюджетов», - комментирует начало проекта Яхо Лемменс, финансовый директор компании «Лента», - «Однако нас не устраивали многие аспекты существующих процессов, развитие которых к тому же сдерживалось ограниченными возможностями предыдущей системы бюджетирования».

«Уже на старте проекта у заказчика было отличное представление, какими должны быть процессы бюджетного планирования, что существенно облегчило нашу работу. По сути, нам и коллегам из компании «Большой четверки» нужно было формализовать требования заказчика к будущим процессам и моделям и перенести их в автоматизированную систему», – отмечает Алексей Кучин, руководитель по развитию практики CPM ГК «КОРУС Консалтинг».

На выполнение всех работ проекта, от формализации методологии до внедрения автоматизированной системы, проектной команде потребовалось 7 месяцев. Начав проект в феврале 2012 года, к октябрю 2012 к автоматизированной системе бюджетирования было подключено свыше 150 пользователей. Перед переходом к промышленной эксплуатации, система была протестирована ключевыми пользователями, а конечные пользователи были обучены новым практикам планирования и работе в новой системе бюджетирования. Уже в ноябре в системе заработали все подразделения и гипермаркеты «Ленты».

«По результатам почти двухлетнего использования внедренной системы можно с уверенностью сказать, что компании «Лента» удалось достичь поставленных целей проекта. В частности, удалось создать последовательный процесс планирования продаж, обеспечивающий единое понимание показателей продаж со стороны всех ответственных служб. Мы интегрировали показатели плана продаж с показателями смежных блоков – в том числе с планами открытий, с бюджетами расходов торговых комплексов, планами цепочек поставок и другими блоками, что позволило точно планировать результаты нашей деятельности. И особенно важно, что теперь, благодаря возможностям новой системы, мы вовлекли в процессы планирования значительно более широкий круг менеджеров, повысив уровень ответственности за выполнение целевых показателей», – подводит итоги Яхо Лемменс.