Как «Рив Гош» автоматизировала контроль бюджета и работу с договорами

Сеть «Рив Гош» внедрила новую ИТ-систему для лимитирования затрат и согласования договорной документации. Решение позволило автоматизировать контроль соблюдения бюджетов, ускорить процесс регистрации документов, обеспечить прозрачность согласования расходных контрактов и договоров аренды. Улучшилось качество прогнозирования затрат, платежи проводятся без просрочек по оплатам. Работа с бюджетами и договорами стала более гибкой: данные по лимитам доступны не только финансовым менеджерам, но и владельцам договоров, что позволяет оперативно получать информацию по контрактам и потенциальным расходам.

Федеральная сеть косметики и парфюмерии «Рив Гош» работает на рынке с 1995 года, сейчас в нее входят более 250 магазинов, ритейлер развивает собственный интернет-магазин, присутствует на маркетплейсах. Компания имеет три филиала дистрибуции и собственное производство, выпускающее продукцию во всех основных категориях.

Внедрение началось с того, что программное обеспечение, использовавшееся для согласования договоров и заявок на оплату, перестало устраивать бизнес. Дело в том, что прежняя информационная система устарела и уже не поддерживалась разработчиком. Кроме того, в системе отсутствовал ряд важных для компании функций, связанных с маршрутизацией согласований, хранением и поиском документов. Возникла потребность максимально автоматизировать все шаги и выстроить оптимальные маршруты прохождения документов. 

Кроме того, не было функциональности для потокового сканирования. Такая функциональность необходима для работы с первичными бумажными документами, которые приходят от контрагентов, например, актами оказанных услуг. Бумажные документы нужно сканировать и вносить в систему. Но когда их много, делать это вручную долго и трудозатратно. Потоковое сканирование с помощью специального устройства позволяет сканировать целую пачку документов, далее им присваиваются штрихкоды, и система, получая эти файлы, автоматически определяет контрагента и связывает с ним документ. 

В системе не было специального ПО для бюджетного контроля и лимитирования. Частично для этих целей использовался Excel, но это создавало сложности для оперативного контроля расходов. 

Цель – бережно расходовать ресурсы и предусматривать расходы

Бизнес-процессы «Рив Гош» имеют свои особенности. Большое количество магазинов требует оперативного согласования договорных документов по сопровождению работы торговых точек, аренды, строительства, некоммерческих закупок. 

По всем объектам строительства необходимо контролировать лимиты, чтобы рационально использовать ресурсы компании. Например, в компании есть подразделение, занимающееся строительными работами в магазинах сети: ремонтом помещений, установкой стеллажей и оформлением торговых залов в соответствии со стандартами парфюмерно-косметического формата. Организаторы работ регулярно оформляют договорную документацию и заявки на оплату, и подразделению, как инициатору данных расходов, важно в оперативном режиме согласовывать свои документы и отслеживать лимиты по проектам. 

Таким образом с договорами работают различные подразделения «Рив Гош»: инициируют процессы (запуск договорной документации, заявок на расход или оплату) и контролируют исполнение. Маркетинг запускает на согласование рекламные договоры, департамент некоммерческих закупок проводит в системе контракты на поставки воды или канцелярии, строительное подразделение подает заявки на оплату материалов, и так далее. 

При такой сложной структуре требовалась система документооборота и согласования заявок на оплату, которая позволила бы оперативно корректировать маршруты согласования и контролировать исполнительскую дисциплину.

На первом этапе проекта была автоматизирована работа с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные контракты, договоры аренды и финансово-хозяйственные документы. 

Автоматизированы процессы: согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды, постобработка и передача в архив; проверка контрагентов отделом экономической безопасности; формирование и согласование финансово-хозяйственных документов; согласование резервов и заявок на расход; согласование заявок на оплату; контроль и анализ расходов.

• Появились уникальные опции. Лимитирование расходов: в новой системе реализована установка лимитов по статьям, контроль по ЦФО, статьям на этапе отправки договора на согласование. 
• Согласование заявок на расход: раньше проверка осуществлялась вне систем, уточнения удлиняли процесс. Теперь инициатор заявки сам видит заявленные бюджеты и остатки по статьям и ЦФО (центр финансовой ответственности). 
• Согласование заявок на оплату проходит более короткий маршрут, так как расходы уже подтверждены. 
• Добавление и проверка контрагентов: инициатор сам добавляет ИНН организации, после чего данные контрагента заполняются автоматически. В системе проводится проверка отделом экономической безопасности и приходит оповещение об истечении срока проверки.
• Согласование электронных и бумажных форм договорной документации: упрощены процессы и маршруты. 
• Контроль сроков выполнения задач: реализована рассылка ежедневных отчетов в адрес руководителей о статусе выполнения задач. 
• В системе настроены отчеты, позволяющие анализировать план-факт по расходам; отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты; по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы; посмотреть первичную документацию; выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы.

Чтобы обеспечить быстродействие систем в условиях большого объема документов, проектная команда совместно со специалистами «Рив Гош» доработала механизмы интеграции.

Реализована сложная техническая архитектура, включающая так называемый интеграционный треугольник – прохождение документов через три системы «1С:ERP. Управление холдингои», «1С:ДО» и «1С:Бухгалтерия КОРП». Документы передаются из одной системы в другую, где трансформируются и затем переходят в следующую. Используются бесшовная интеграция «1С» и обмен данными через шину.

Контроль расходов осуществляется в рамках квартала, в разрезе ЦФО, статьи затрат и проекта. В системе предусмотрены два уровня контроля:

• информировать – в случае превышения лимита будет выведено сообщение о превышении, но документ можно будет провести; 
• блокировать – документ нельзя будет провести, необходимо будет сделать заявку на корректировку лимита, указав, с какой статьи/периода/МВЗ (место возникновения затрат) перенести расходы.

В системе настроены отчеты, которые позволяют анализировать план-факт по расходам; отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты; по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы; посмотреть первичную документацию; выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы. 

Запуск решения осуществлялся единовременно – сразу на всю компанию. В результате реинжиниринга процессов появились новые процедуры, в том числе для инициаторов договоров. Потребовалось всех обучить и объяснить, как лимитирование помогает бизнесу рационально использовать ресурсы.