Как ликвидировать расхождения товарного запаса: кейс крупной DIY-сети

В современных компаниях, где количество информационных систем исчисляется десятками, а единое хранилище данных не всегда внедрено, остро встает проблема качества данных. Зачастую один и тот же показатель в различных системах может иметь различные значения. Это приводит к тому, что менеджменту компании не хватает качественной информации для принятия решений. О решении этой проблемы рассказывает интернет-журналу New Retail Ксения Сухова, эксперт «КОРУС Консалтинг» в области аналитических решений.

В процессе развития бизнес прибегает к использованию нескольких учётных систем, однако информация в них зачастую разрознена, поиск нужных сведений сильно затруднён. 

Именно с такой проблемой столкнулась одна из крупнейших компаний розничной торговли. 

После разработки и внедрения нескольких информационных систем (ERP, CRM и системы клиентских заказов) было обнаружено, что данные по остаткам товаров в них различаются. Это спровоцировало проблемы при планировании заказов у поставщиков и онлайн-обработке клиентских заказов. 

Расхождения в сведениях отразились и на корректности анализа ключевых показателей эффективности, поскольку товарный запас является ключевым компонентом расчета себестоимости проданных товаров и важным фактором получения прибыли, совокупных активов и налоговых обязательств. Более того, многие финансовые коэффициенты, как, например, оборачиваемость запасов, включают в себя сведения о стоимости этих запасов для измерения определенных аспектов эффективности бизнеса. 

Поскольку у ритейлера ERP-решение является мастер-системой, данные в остальные информационные системы попадают из нее. Оказалось, что причиной расхождения результатов являются сбои в потоках данных между этими платформами.

Первоначально показатели расхождений товарного запаса отслеживались вручную, с помощью сформированных таблиц Excel, которые строились на основании выгрузок из требуемых систем. С открытием новых магазинов и ростом количества номенклатуры, что, соответственно, увеличило объем данных, использовать Excel стало трудно, и было принято решение о переносе аналитики по отслеживанию расхождений в отчет в системе бизнес-аналитики. 

Отчёт формировался на основании ежедневных ночных выгрузок из сравниваемых систем. Постепенно стало понятно, что результат не дает полной картины существующей ситуации в сети, так как не учитывается движение товара в течение дня, и отсутствует представление о состоянии товарного запаса в середине дня. Система давала глобальный срез информации по всей компании в определенный отрезок времени, который на момент использования итогового отчета был уже неактуален и не позволял оперативно отслеживать периоды, в которых происходили сбои при обмене данными между системами.

Для повышения качества данных по показателям запаса была разработана методология мониторинга остатков в режиме реального времени. Её суть заключается в отслеживании показателей остатков с помощью инструмента онлайн-мониторинга: он формирует запросы к требуемым системам в любой момент времени и возвращает результаты. Однако данный подход имеет ограничения по количеству возвращаемых строк, поэтому было принято решение проводить мониторинг по топовым 1500 товарным позициям, пользующимся наибольшей популярностью в магазинах.

С помощью данного инструмента сформировано расписание проведения в автоматическом режиме планового мониторинга расхождений (два раза в день). 

Верхнеуровневый и детальный результаты мониторинга можно увидеть сразу после его проведения, что позволяет оперативно находить и решать проблему. Также пользователи могут создавать новые запросы в тех случаях, когда нужно посмотреть товарные остатки «здесь и сейчас». Разработанный инструмент используется не только отделом качества данных, но и другими командами для тестирования интеграции систем при реализации тех или иных проектов. 
Для получения быстрого доступа ко всем данным и построения аналитической отчетности, результаты проведения мониторинга расхождений попадают в единое хранилище данных. Для отслеживания результатов плановых мониторингов был разработан отчет, формирующийся в режиме реального времени в BI-системе, в данном случае Tableau. 

Отчет позволяет отслеживать динамику расхождений, смотреть показатели по всей компании (в разрезе магазина, дня и сессии мониторинга), выявлять причины этих расхождений и принимать оперативные решения для их устранения. Визуальная аналитика отчета позволила оперативно находить проблемы, их причины и принимать на их основании соответствующие решения для их устранения. 

Таким образом, реализованная методология по отслеживанию расхождений товарного запаса в системах, а также отчет, построенный на результатах проведенных мониторингов, сделали процесс управления остатками товаров более прозрачным и актуализировали аналитику о продажах в торговой сети.

Источник: New Retail