Business Intelligence (BI): что это такое, зачем бизнесу BI-системы и как они работают

BI-системы — программные продукты, которые собирают информацию из разных источников, обрабатывают её и представляют в виде удобных отчётов. Они упрощают анализ данных, с их помощью пользователи могут принимать решения быстрее и эффективнее.

В BI-системах работает процесс, называемый ETL: extract, transform, load — извлечение, преобразование и загрузка. Вот как можно описать этапы работы BI-систем:

• Сбор данных. BI-системы способны извлекать их из множества разных источников — CRM-систем, баз данных, ERP-систем и даже таблиц в Excel и Google Sheets. Они могут делать это автоматически, могут — по запросу пользователя.
• Обработка данных. Все извлечённые данные системы преобразуют в формат, с которым могут работать. Потом структурируют и изучают данные — определяют зависимости и закономерности.
• Визуализация данных. BI-системы строят отчёты и визуализируют их: создают презентации, графики, дашборды. Дашборд — это интерактивная информационная панель, на которую выводят важные для пользователей системы показатели.

Готовыми отчётами могут пользоваться аналитики, генеральный директор, руководитель отдела маркетинга, продакт-менеджер и другие специалисты. Одна BI-система может предоставлять отчёты для разных целей — например, выводить дашборды с данными, нужными разным специалистам.

Благодаря BI-системам специалисты быстрее анализируют данные. Не нужно изучать разные отчёты из разных систем, сопоставлять их, вручную считать показатели — всё видно в одном окне. Система BI-аналитики сама обрабатывает данные и визуализирует их.

BI-системы чаще используют средние и крупные компании, которым нужно обрабатывать большой объём данных. За их настройку могут отвечать разные люди — чаще всего BI-аналитики. Но также это могут быть бизнес-аналитики, руководители BI, инженеры BI. Подробнее о том, как в компаниях работают с BI, мы поговорим ниже.

Системы сквозной аналитики тоже собирают информацию из разных источников. Но они работают только с данными о маркетинге и продажах. Данные в них поступают из систем веб-аналитики, рекламных кабинетов, CRM-систем. 

BI-системы оперируют гораздо большими объёмами данных — например, о финансах, производстве, процессах, бюджетах и так далее. В них можно построить систему отчётов, которая будет охватывать всё, что происходит с компанией. То есть сквозную аналитику можно считать компонентом BI-систем.

BI-системы могут работать с любыми данными, нужными бизнесу. Поэтому число задач, которые можно решать с их помощью, велико.

Вот несколько примеров таких задач:

• найти слабые места в бизнес-процессах и оптимизировать их;
• понять потребности клиентов и разработать продукты, которые удовлетворят их;
• проанализировать продажи и найти закономерности — например, в сезонных колебаниях продаж некоторых товаров;
• выяснить, почему снижается чистая прибыль бизнеса и как можно это исправить;
• управлять ресурсами — планировать закупки и поставки на основе данных о предыдущих проектах.

С помощью BI компании могут решать эти и другие задачи намного быстрее, чем компании, в которых нет BI-систем. Поэтому можно сказать, что BI-системы помогают бизнесу стать более адаптивным, эффективным и конкурентоспособным.

Продвинутые системы BI-аналитики помогают пользователям принимать решения. Например, системы со встроенным искусственным интеллектом могут показывать пути решения задач.

Внедрение BI-системы — сложный процесс, который может длиться несколько месяцев или даже лет. В нём участвуют BI-аналитики, разработчики и будущие пользователи системы.

BI-аналитик проектирует архитектуру системы, организует работу, контролирует процессы, а потом сам анализирует данные. Разработчики отвечают за техническую часть. Будущие пользователи системы говорят, как она должна работать.

В процессе внедрения BI-систем много технических этапов. Мы опишем его в общем виде — выделим этапы, которые будут в любой компании:

• Определение требований. Пользователи системы рассказывают, какие нужны отчёты — например, какие показатели в них должны быть. Обычно идут сверху вниз — от потребностей руководителей к потребностям линейного персонала. BI-аналитик собирает эти требования и структурирует их.
• Определение необходимых данных. BI-аналитик вместе с пользователями прописывает, какие данные нужны для построения отчётов, есть ли они в компании, а если нет — откуда их взять.
• Определение источников данных. На этом этапе работают все участники процесса. Они определяют, откуда BI-система будет брать данные — из программы для автоматизации продаж, CRM-системы, сервиса управленческого учёта и так далее. Эти источники оценивают — смотрят, правильные ли данные они передают. Если нет, их дорабатывают.
• Выбор BI-системы. Аналитик подбирает систему, отталкиваясь от требований пользователей и источников, из которых будут поступать данные. Систем много — несколько мы перечислим ниже.
• Настройка системы. На этом этапе настраивают хранилище данных и интеграцию с источниками, проектируют пользовательские интерфейсы. BI-аналитик преобразует все требования пользователей в техническое задание для разработчиков и контролирует процессы. В результате должна получиться система, в которой будут отчёты для каждого пользователя.
• Тестирование BI-системы. К этому этапу могут привлечь тестировщиков, а могут — пользователей системы. На нём проверяют, корректны ли данные в отчётах и можно ли детализировать их до нужного уровня.
• Обучение пользователей. Это важно, чтобы пользователям было комфортно работать в BI-системе. Для обучения создают пользовательские руководства, записывают учебные видеоролики или даже проводят вебинары.

После внедрения с BI-системой начинают работать. Пользователи изучают отчёты, детализируют их, принимают решения на основе данных. BI-аналитики помогают пользователям — отвечают на вопросы, а ещё сами анализируют данные и предлагают решения, которые могут увеличить прибыль компании. Также они вместе с разработчиками дорабатывают систему, если появились новые требования к ней, и решают возникающие проблемы.

На рынке много систем бизнес-аналитики. Но пользователям из России доступны не все.

Например, в России была популярна платформа от Microsoft Power BI и решения от Qlik — Qlik Sense и QlikView. Сейчас лицензии на них нельзя купить. Поэтому стоит выбирать среди продуктов отечественных производителей, решений на базе открытого кода или систем из стран, которые продолжают сотрудничество с клиентами из России.

Мы рассмотрим по одному решению из каждого вида:

• Luxms BI — российская BI-система, созданная петербургской компанией Luxms. В ней можно быстро внедрять даже сложные дашборды, работать с разными инструментами визуализации и с данными, даже не зная кода. Среди клиентов Luxms BI — ОАО «РЖД» и «Газпром нефть».
• Superset — это BI-система с открытым исходным кодом, в которой можно создавать отчёты и дашборды. За использование не нужно платить. Открытый код позволяет разработчикам добавлять любые компоненты — от новой визуализации до элементов интерфейса и интеграции с информационными системами. Superset может быть полезна компаниям с сильной командой разработчиков, которые могут развивать BI-систему. В России с Superset работает, например, «ВкусВилл».
• FineBI — китайское BI-решение от разработчика FanRuan Software. Эту систему отличают простота внедрения и технической поддержки, возможности для масштабирования и готовые интеграции с различными источниками данных. FineBI походит на аналогичные западные решения, что делает её удобной для компаний, которые ранее ими пользовались. В России FineBI пользуются «Уралсиб», Tele2, Московский кредитный банк.

Чтобы выбрать подходящую систему, нужно оценить её по нескольким важным параметрам. Как это сделать, расскажем дальше.

При выборе нужно обращать внимание на четыре параметра. Рассмотрим их.

• Соответствие потребностям. Сначала нужно понять, зачем вы хотите внедрять BI-систему, какие отчёты собираетесь в ней строить и какие источники данных будете использовать.
• Функциональность. В системе должны быть все возможности, которые понадобятся вам для работы. Например, детализация отчётов, если пользователям важно подробно изучать интересующие их показатели.
• Удобство использования. Желательно, чтобы у системы был интуитивно понятный интерфейс. Иначе пользователи будут тратить на анализ много времени или вообще откажутся от работы в системе.
• Стоимость. BI-системы могут быть дорогими. Если цена не соответствует вашему бюджету, возможно, стоит выбрать другое решение — например, использовать систему сквозной аналитики.

1. BI-системы — программные продукты, которые собирают, обрабатывают и визуализируют данные. Их используют компании, в которых работают с большим количеством данных.
2. С помощью BI-систем можно решать разные задачи — анализировать финансовые показатели, исследовать предпочтения клиентов, оптимизировать бизнес-процессы.
3. За внедрение BI-систем отвечает целая команда: BI-аналитик, разработчики и пользователи. Сначала определяют требования к системе и источники данных, потом выбирают систему, настраивают, тестируют её и обучают работе в ней.
4. BI-систем много. В России доступны системы от местных разработчиков, системы с открытым кодом или от производителей из стран, которые работают с Россией. Например, Luxms BI, Superset и FineBI.
5. При выборе BI-системы нужно определить, насколько она соответствует потребностям компании, какие функции в ней есть, удобно ли работать в интерфейсе и укладывается ли её стоимость в бюджет.