«КОРУС Консалтинг» создал ECM-систему для ОЦО «МегаФон»

ПАО «МегаФон» создало ОЦО в 2016 г. для централизации таких бизнес-процессов, как ведение учета и отчетности, финансового контроля и казначейства, части функций управления персоналом, планирования и сопровождения заказов, администрирования дебиторской задолженности и поддержки операций корпоративного бизнеса.

Одним из важнейших условий успешной работы новой структуры было оперативное взаимодействие между ОЦО, филиалами «МегаФона» и его дочерними компаниями. Огромный объем документов должен был передаваться в электронном виде в ОЦО для его последующей обработки в учетных системах, а затем, в обратном направлении – из ОЦО в филиалы и дочерние компании для их печати и подписания, в том числе средствами электронно-цифровой подписи.

В силу территориальной распределенности всех подразделений «МегаФона» без высокопроизводительной системы электронного документооборота с широкой функциональностью этот процесс занимал бы длительное время и приводил бы к частичной потере данных. Именно поэтому еще при создании ОЦО был инициирован проект по внедрению технологического инструмента, который бы позволил оперативно получать и обрабатывать документы, а также централизованно хранить их. Выбор был сделан в пользу платформы OpenText, которая уже использовалась оператором связи и зарекомендовала себя с положительной стороны как с точки зрения существующей функциональности, так и наличием расширенных возможностей для интеграции с другими информационными системами, в частности, с учетной системой SAP ERP.

Партнером проекта была выбрана ГК «КОРУС Консалтинг», имеющая многолетний опыт реализации масштабных проектов по автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний и глубокой технологической экспертизой по продуктам OpenText.

В ходе проекта специалисты «КОРУС Консалтинг» автоматизировали на платформе SAP Extended ECM by ОpenText обработку более 500 видов документов, которые используются в «МегаФоне». Cреди них – договоры, закрывающие документы, бухгалтерские документы, авансовые отчеты, документы кадровой службы, отчеты и расшифровки.

Особенностью проекта стало максимальное использование стандартной функциональности платформы для ускорения сроков разработки и простоты последующих миграций решения на новые версии OpenText. При этом все задачи и требования функциональных заказчиков выполнялись в срок и в полном объеме. Подобный подход позволил запустить первую очередь СЭД в рекордно короткие сроки – через два месяца от старта проекта. Этому же способствовало и применение agile-подхода на начальном этапе проекта, когда собираемые требования функциональных заказчиков оперативно вносились в систему и выносились на ревью для утверждения или доработок.

Созданная СЭД поддерживает одновременную работу 3000 пользователей, при этом время отклика системы – не более 10 секунд. Решение OpenText интегрировано с существующими информационными системами, используемым в «МегаФоне»: учетной системой SAP ERP, платформой для управления персоналом SAP HCM, системой сканирования и распознавания документов, с инфраструктурой электронной подписи КриптоПро DSS, со складской и биллинговой ИТ-системами.

«Результаты, к которым мы стремились при создании ОЦО – оптимизация и унификация бизнес- процессов компании, внедрение клиентоориентированной культуры в сервисных функциях, повышение прозрачности операционной модели компании, улучшение масштабируемости бизнеса и повышение управляемости – были бы не достижимы без перехода на единый электронный документооборот, – подчеркивает Любовь Стрелкина, директор ОЦО ПАО «МегаФон». – Новая СЭД, в которой обрабатывается 45 тысяч документов ежедневно, позволила не только автоматизировать рутинные операции, увеличить прозрачность и контроль бизнес-процессов, четко распределить зоны ответственности участников процесса, но и стала дополнительным шагом к созданию уникального многофункционального безбумажного сервисного центра мирового класса с фокусом на оказание сервиса высокого уровня качества.»

«Не только для «КОРУС Консалтинг», но и для всего российского рынка – это один из самых масштабных проектов на платформе OpenText. Необходимость постоянного вовлечения большого количества рабочих групп со стороны заказчика в проект и потенциальная возможность работы в системе всех сотрудников «МегаФона» – а это более 30 тысяч человек, – с самого начала проекта задали высокие требования к качеству разрабатываемой системы и составу проектной группы, которая достигала полусотни наших экспертов, – комментирует Наталья Семичастнова, заместитель генерального директора ГК «КОРУС Консалтинг».