Управляющая компания «Проминвест» автоматизировала ключевые процессы управления персоналом

ООО «Жилкомсервис №1 Кировского района» - самое крупное подразделение УК «Проминвест» в Санкт-Петербурге. В его управлении находится 673 жилых и общественных здания общей площадью более 2500 тыс. кв. метров. Обслуживание этих зданий и придомовых территорий ведут более 800 сотрудников.

Кадровый учет и расчет зарплаты в компании велись в MS Excel и локальной программе «Учет труда и заработной платы», однако в связи с большим объемом кадровых перемещений сотрудников, оптимизацией штатной структуры компании, а также сложностью задач финансового учета, приложения перестали обеспечивать необходимую точность и оперативность работы сотрудников отдела кадров и бухгалтерии.

Но главным фактором перевода на 1С кадрового учета и расчета зарплаты стало решение УК «ПромИнвест» о внедрении полноценного подомового учета, включая отнесение расходов на оплату труда на себестоимость различных услуг по каждому обслуживаемому дому.

Ранее ГК «КОРУС Консалтинг» уже провела автоматизацию бухгалтерского и налогового учета для всех жилищно-коммунальных служб в составе УК «Проминвест» на базе решения 1С. Следующим шагом в развитии этого решения стало внедрение функциональных блоков 1С «Управление персоналом» и «Расчет заработной платы».

Проект по внедрению специализированных блоков 1С продолжался 6 месяцев и включал в себя полный спектр задач – от аудита и определения требований до тестирования внедренных блоков 1С на реальных данных (с параллельным ведением данных в ранее использовавшихся системах) и успешного перехода к промышленной эксплуатации. В результате проекта существенная часть задач по вводу информации о сотрудниках в систему была передана Отделу кадров, что значительно облегчило работу расчетной группы, в то же время у специалистов расчетной группы ООО «Жилкомсервис №1» появился инструмент автоматизированного контроля процесса расчета заработной платы в условиях значительной численности сотрудников и большого количества видов начислений и удержаний. Важным преимуществом созданного решения также является возможность детальной настройки: затраты на заработную плату отражаются в финансовом учете в различных аналитических разрезах: по видам доходов, статьям затрат, подразделениям. Проведена интеграция с интернет-банкингом, благодаря чему в автоматическом режиме формируются файлы Зарплатного проекта и Заявок на открытие лицевых счетов сотрудников ООО «ЖКС №1» в банке «Санкт-Петербург», обслуживающем счета компании.

«Внедрение 1С для кадрового учета и расчета зарплаты – новый шаг крупной компании из сферы ЖКХ к полной прозрачности и повышению управляемости бизнеса. Такой подход позволяет компании управлять фондом оплаты труда, как составляющей себестоимости услуг, с детализацией до уровня каждого обслуживаемого многоквартирного дома. А также четко закрепить ответственность подразделений за качество услуг, оказанных жильцам каждого конкретного дома. По нашему мнению, это означает, что компания не просто обеспечивает формальное соответствие 731-му постановлению Правительства РФ, а действительно нацелена на высокое качество своих услуг», - отметил Владимир Скородумов, директор по продажам 1С ГК «КОРУС Консалтинг».

Одним из ключевых этапов проекта стало обучение пользователей: большая часть сотрудников ООО «ЖКС №1», занимающихся учетом и расчетами с персоналом, не имела опыта работы с ОС Windows и 1С, поэтому важно было дать базовые знания, позволяющие быстро освоить работу в новой системе «с нуля». Также в числе достигнутых результатов в ООО «Жилкомсервис №1» отмечают создание единой базы для ведения финансового учета и учета персонала и заработной платы, автоматизацию таких задач, как расчет переработок у сотрудников со сменным графиком работы, расчет различных доплат и надбавок, построение отчетности в необходимых разрезах. «Переход к ведению кадрового учета и учета зарплаты в 1С дал возможность получать подробную информацию для анализа, контроля и формирования финансовой отчетности в сжатые сроки и с высокой точностью», - отметила главный бухгалтер ЖКС №1 Елена Садырина.

В дальнейшем ООО «Жилкомсервис №1» планирует использовать результаты учета заработной платы для включения затрат на фонд оплаты труда в подомовой учет финансовой деятельности компании. Таким образом, будет обеспечено прозрачное формирование затрат на обслуживание объектов.