Платформы для управления информацией эволюционируют в системы знаний

Подразделение по автоматизации документооборота появилось в «Корус Консалтинг» еще в 2004 году. До 2017 года основным направлением его работы были проекты по внедрению СЭД на базе иностранных платформ по управлению корпоративным контентом: IBM FileNet, Alfresco, OpenText. Отдельно отмечу Documentum: на базе этой платформы мы разработали собственную надстройку, с которой выполнили около 80 проектов для компаний разного масштаба из разных секторов экономики. В процессе мы замещали своей разработкой те или иные модули Documentum и постепенно эволюционным путем пришли к созданию собственного продукта — СЭД «Спутник» (первоначальное название платформы «Авандок» до ребрендинга в 2022 году). На тот момент это было монолитное решение, предназначенное для автоматизации организационно-распределительного и договорного документооборота. Оно учитывало весь наш опыт внедрения СЭД в крупных компаниях и поддерживало работу десятков тысяч пользователей с миллионами документов.

В том же году мы внедрили «Спутник» в нескольких государственных и коммерческих структурах. Самый крупный на тот момент проект был рассчитан на 25 тысяч пользователей. Второй проект был рассчитан на меньшее количество пользователей, но обеспечивал работу 600 юридических лиц.

К концу 2010-х годов на рынке сформировался запрос на СЭД, которые снижали бы зависимость заказчика от вендора в части настроек и создания новых процессов. Каждая третья демонстрация «Спутника» сопровождалась вопросом: «А можно ли адаптировать вашу систему под наши задачи не прибегая к услугам заказной разработки?»

В 2020 году из-за пандемии рынок замер. Мы использовали освободившееся время, чтобы создать новый инструмент — «конструктор», который позволяет настраивать бизнес-процессы своими силами, без привлечения разработчиков. С тех пор мы постоянно развиваем его. На сегодняшний день наша платформа включает 37 инструментов и 400 различных компонентов, которые дают возможность создавать различные бизнес-решения, в том числе выходящие за рамки электронного документооборота. Более 1000 настроек позволяют адаптировать платформу под задачи заказчиков.

Наша платформа соответсвует трем ключевым требованиям крупного бизнеса к СЭД. Первое — это надежность и способность легко справляться с большими нагрузками. Нагрузочные тестирования проведенные с нашими заказчиками подтвердили, что «Авандок» поддерживает одновременную работу 70 тысяч пользователей, позволяет выполнять миллион операций в час и создавать около двухсот документов в секунду. И это не предельные возможности, а результаты испытаний на соответствие потребностям заказчиков. Платформа «Авандок» отказоустойчива: например, у одного из наших клиентов наработка на отказ составила 2,5 года (со дня запуска и на сегодгняшний день) — все это время система стабильно работала без вмешательства обслуживающего персонала.

Второе — масштабируемость. При увеличении нагрузок (количества пользователей, объема документов) платформа сохраняет высокую производительность и быстродействие пользовательского интерфейса.

И третье — возможность без участия разработчика изменять преднастроенные в системе бизнес-процессы и создавать новые. Именно для этого мы и разработали «конструктор».

На сегодняшний день на базе платформы «Авандок» реализовано несколько продуктов для управления корпоративной информацией. Среди них «Авандок.Репозиторий» для хранения контента, «Авандок.Документы» для цифровизации документооборота, «Авандок.Диск» — внутреннее облако для хранения файлов. Также можно отметить «Авандок.Трекер» для управления задачами и проектами, ServiceDesk для оказания технической поддержки, модуль CRM для управления взаимодействиями с клиентами. Это целая экосистема продуктов, которые работают в связке и решают широкий спектр задач.

Базовые требования крупного бизнеса к продуктам по управлению корпоративной информацией неизменны: это надежность, производительность и способность решать поставленные задачи. Эти требования всегда актуальны. В последние годы к ним добавились новые: возможность быстро вносить в платформу изменения, желательно без дополнительной разработки; ускорение рабочих процессов и минимизация трудозатрат, связанных с рутинными операциями, а также высокий уровень защиты информации.

Первую задачу решает наш «конструктор», о нем мы уже говорили. Вторая задача закрывается за счет высокой производительности ИИ-инструментов, которые автоматизируют ряд рабочих процессов, высвобождая время сотрудников. Что касается обеспечения высокого уровня безопасности, то безусловно, это входит в список наших приоритетов. Так, в феврале 2025 года мы успешно завершили сертификационные испытания ФСТЭК по четвертому уровню доверия.

 «Авандок» на 90% no-code и на 10% low-code, поэтому имеет смысл говорить о ней как о no-code-платформе. Low-code все же предусматривает программирование, пусть и на уровне, понятном не только разработчикам. No-code же не подразумевает программирования вообще.

Преимущества no-code можно разделить на те, что заказчик получает во время внедрения, и те, что после. В первом случае no-code дает нам возможность быстро получить прототип будущего рабочего процесса. Это позволяет проводить итерации с участием пользователей, получать обратную связь и очень быстро, в течение нескольких часов или дней, вносить правки. Фактически благодаря no-code мы можем совместно с заказчиками дорабатывать будущее решение прямо в процессе внедрения.

После запуска в эксплуатацию начинается процесс сопровождения и развития системы, и здесь ярче всего проявляются преимущества no-code. В первую очередь это независимость от вендора или интегратора в части изменения и настройки бизнес-процессов. Это особенно важно, когда нужно быстро отреагировать, скажем, на изменения в законодательстве или работе компании. Не обращаясь к интегратору, заказчик может сам создать центр компетенций, в котором специалисты будут собирать требования бизнеса и преобразовывать их в технические решения.

No-code-платформа позволяет выполнять различные неспецифические для этого класса систем задачи. На базе СЭД можно настроить процессы, напрямую с документами не связанные. Например, организацию системы выдачи пропусков, управление услугами или проектами.

Основной недостаток — это ограничения. Каким бы развитым ни был no-code-продукт, сколько бы компонентов и настроек ни включал, возможности для его развития конечны. В какой-то момент можно прийти к ситуации, когда задачу нельзя решить, не прибегая к помощи разработчиков. В этом случае подключаемся мы как вендор и добавляем нужную функциональность в конструктор, которую затем включаем в состав следующего релиза, чтобы задачи подобного рода заказчики могли решать уже без нашей помощи.

Второй недостаток: no-code не спасет от неграмотных действий пользователей. Необходимо разбираться в том, насколько правильно реализуется та или иная функция или решение, чтобы избежать ошибок при проектировании рабочих процессов и проблем с производительностью. Эта проблема решается за счет обучения персонала.

Проекты похожи. В обоих случаях нам нужно было заместить существующие системы электронного документооборота в части организационно-распорядительных и договорных документов.

Перед нами стояло три главных задачи: сохранить всю существующую функциональность, выполнить миграцию данных и обеспечить производительность как минимум такую же, а, в идеале, выше, чем в замещаемых версиях.

В производительности платформы мы не сомневались. Она успешно проходила нагрузочные тестирования, в том числе в рамках этих проектов, и мы знали, что «Авандок» справится с нагрузкой даже при таком большом количестве пользователей.

Мы также были уверены в возможности миграции данных. Этот процесс включают в себя больше половины наших проектов, мы выполняли подобную работу много раз, и здесь с данной задачей полностью справились.

Основная сложность заключалась в выявлении всех функциональных особенностей решений, которые внедрялись и работали в течение многих лет. Когда система эксплуатируется долго, накапливается множество функций, которые известны не всем. И часто они ускользают от проектной команды даже со стороны заказчика.

Например, могут быть функции, реализованные под требования определенного отдела или даже одного сотрудника, но эти отделы или этот сотрудник в процесс замещения системы не включены. Какие-то функции плохо задокументированы или не задокументированы вовсе. В каких-то рабочих процессах со временем произошли изменения. И так далее.

Нам нужно было выявить функциональность в полном объеме и воспроизвести ее в рамках новой системы. Мы с этой задачей справились, оба проекта были успешно запущены в промышленную эксплуатацию. В течение первого квартала с момента запуска мы продолжали активно поддерживать заказчиков, и здесь no-code очень помогал, поскольку в случае выявления забытых или потерянных функций мы могли быстро устранить недостатки.

Чаще всего подобная функциональность выявляется уже в процессе эксплуатации, когда миграция данных выполнена и система запущена. Первая неделя, пока пользователи привыкают к системе, проходит более-менее спокойно. Обращения начинают поступать со второй. Мы организовали службу поддержки, которая принимала сообщения о том, что нужная функциональность не реализована, забыта или реализована не так, как ожидалось. Обращения оперативно обрабатывали и передавали рабочим командам для устранения недостатков. No-code позволяет быстро внести изменения в тестовой среде и продемонстрировать заказчику, а в некоторых случаях — с приглашением пользователей, от которых исходило обращение. После подтверждения корректности исполнения в течение одного рабочего дня мы вносили изменения уже в промышленный экземпляр системы.

Самый актуальный тренд — это, конечно, применение искусственного интеллекта. Многие компании сейчас ищут пути наиболее эффективного использования ИИ в системах управления электронными документами и в смежных областях. Мы тоже работаем над реализацией этих возможностей. В платформе есть интеллектуальный помощник, который на естественном языке выдает пользователю нужную информацию, помогает работать с системой, отвечает на вопросы о ее функциональности. В ближайшее время появится функция нормконтроля, когда документ перед отправкой на согласование или во внешние организации вместо человека будет проверять ИИ-ассистент и выделять моменты, которые нужно исправить. В следующем году мы добавим аннотирование и классификацию на базе ИИ, создание поручений на основе содержания документов, подготовку ответов, автоматизацию создания служебных записок.

Также наша команда будет развивать направление no-code. Сейчас все меняется очень быстро, поэтому возможность сразу перестроить систему под новые условия и обстоятельства очень востребована. Сценарии, когда на внесение изменений в платформу уходил год, больше не актуальны. No-code позволяет создавать решения и автоматизировать новые рабочие процессы за считаные дни, максимум недели.

Меняется и сам подход к использованию платформ для управления корпоративной информацией. Они эволюционируют в интеллектуальные системы управления знанием, где ИИ помогает извлекать ключевую информацию, правильная архитектура обеспечивает гибкость и масштабируемость, а no-code обеспечивает контроль над всеми процессами. В этом направлении мы и развиваем нашу платформу.