Какие ошибки допускают компании в России при полном переходе на СЭД - TA мнения

Переход на системы электронного документооборота (СЭД) — это важный шаг для многих российских компаний, однако существует несколько распространенных заблуждений и препятствий, которые могут затруднить этот процесс. На эту тему TAdviser в начале июня 2025 года поговорил с экспертами и участниками рынка.

Как сообщил руководитель практики внедрения ELMA365 CSP в компании ELMA Раис Ахкямов, многие ошибочно предполагают, что переход на электронный документооборот — это просто история про установку ПО и настройку обмена документами. На деле всё гораздо сложнее: это масштабная трансформация процессов, корпоративной культуры и ответственности внутри компании. Ахкямов выделил три главные ошибки:

• начало внедрения СЭД с инструментов, а не с бизнес-целей. Некоторые компании сначала выбирают решение, интегрируют его, а потом начинают задумываться, какие процессы должны быть автоматизированы, кто за них отвечает и как меняются роли внутри организации;
• недооценка человеческого фактора, отторжение системы пользователями;
• неполное покрытие процессов. Часто компании автоматизируют какую-то незначительную часть — согласование договоров, писем или счетов, но забывают про сквозную логику.

Product Owner СЭД ТЕЗИС Александр Воробьев считает главной ошибкой уверенность многих компаний в том, что возможно полностью избавиться от бумаги и перейти в цифру, но пока это не так. В частности, законодательство не предусматривает возможности электронного подписания приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, документы об ознакомлении с инструкциями по охране труда. Кроме того, организации по-прежнему обязаны хранить бумажные документы, особенно те, которые были получены до перехода на СЭД, добавил собеседник TAdviser.

По словам директора по персоналу Postgres Professional Ксении Замуховской, наиболее распространённое заблуждение — это ожидание, что переход на системы электронного документооборота пройдёт быстро и безболезненно. Кажется, что как только компания внедрит электронный документооборот, можно будет отказаться от оргтехники, принтеров, чернил — и всё заработает быстрее. На деле процесс может, наоборот, замедлиться или даже начать дублироваться. Это связано с тем, что не все внутри компании готовы к такому переходу, не все поддерживают его последовательно.

Директор по методологии и консалтингу компании «ДоксВижн» Виктор Сущев при внедрении кадрового электронного документооборота препятствиями, в зависимости от размера и специфики предприятия, может стать необходимость значительных начальных инвестиций. Это касается крупных предприятий, которым не подходят стандартные продукты по подписке, а нужны индивидуальные решения.

Руководитель направления электронного документооборота и систем управления документами RAMAX Group Лариса Тюминкина говорит, что одним из наиболее устойчивых мифов остаётся представление о высокой стоимости внедрения и сопровождения систем электронного документооборота. На практике затраты, как правило, прогнозируемы и имеют четкую окупаемость при грамотной реализации проекта, уверена она.

А есть проблемы специфические. Директор по работе с партнерами ГК «ЭОС» Алексей Перегудов к таковым относит попытки компаний угодить всем при формировании требований к СЭД. Зачастую это приводит к наличию взаимоисключающих требований к системе, когда удовлетворение пожеланий одних, делает неудобной работу другим, пояснил эксперт.

Еще одна встречающаяся проблема — непонимание преимуществ. Руководство и сотрудники могут не полностью осознавать преимущества, которые предоставляют системы электронного документооборота, такие как экономия времени и средств, улучшение прозрачности и эффективность документооборота, отметил старший преподаватель кафедры «Цифровая экономика, управление и бизнес-технологии» МТУСИ Галина Платунина.

По словам генерального директора «Содис Лаб» Андрея Шахраманьяна, в крупных проектных и строительных компаниях подразделения часто используют разные инструменты: стройка в Excel, проектировщики в Revit, а документооборот — в почте. В итоге при внедрении СЭД часто наблюдается низкая вовлеченность сотрудников. Люди воспринимают СЭД как дополнительную нагрузку, поэтому здесь нужен платформенный подход для оптимизации взаимодействия участников и всех процессов, добавил глава «Содис Лаб».