Как грамотно спланировать закупку лицензий и навести порядок в активах ПО

Начало года располагает к наведению порядка и изменениям к лучшему. Самое время упорядочить программные активы в компании, а также сэкономить от 10 до 50% ИТ-бюджета на закупке и продлении лицензий. Большую роль в этом играет методология SAM (Software Asset Management). Это сервисная операционная деятельность, цель которой – создать инфраструктуру управления активами и оптимизировать жизненный цикл программных активов в компании.

Меня зовут Алексей Сученинов, я руковожу проектами ITSM и BPMS в «КОРУС Консалтинг». В этой статье я расскажу о методологии SAM: как ее применение помогает получить точную информацию об используемых информационных системах, снизить затраты на лицензии и уменьшить риски информационной безопасности.

Мировой рынок SAM растет в среднем на 13,8% в год, посчитали Reports and Data. Аналитики прогнозируют, что объем рынка с $1,63 миллиарда в 2019 году увеличится до $4,27 миллиарда в 2027. Интерес к решениям для управления и мониторинга программными активами растет сегодня благодаря массовому переходу на удалёнку, которая ускорила процессы цифровизации, сделала ИТ-инфраструктуру компаний более распределенной и заставила увеличить количество программных продуктов. Контролировать и оптимизировать затраты на ИТ, в частности, на ПО для сотрудников стало сложнее.

Специализированные программные продукты SAM значительно упрощают актуализацию данных и ПО. Они собирают данные обо всех лицензиях в компании и выявляют неиспользуемый, уязвимый или устаревший продукты, добиваясь прозрачности ИТ-инфраструктуры и процессов в ней. Система сопоставляет обнаруженное ПО с имеющимися лицензиями, предлагает рекомендации по оптимизации нагрузки на ИТ-бюджет и варианты снижения юридических рисков (из-за отсутствия необходимых прав на ПО или истекших сроков пользования) и рисков информационной безопасности.

Проблемы, которые решает SAM  

• Сложность схем лицензирования используемого ПО. SAM упрощает аудит и автоматизирует проверку сложных моделей лицензирования.

• Необходимость снизить затраты на ПО без ущерба бизнес-процессам. Сервис помогает оптимизировать контракты за счет отказа от неиспользуемых лицензий и продуктов с дублирующими функциями.

• Отсутствие данных об использовании ПО, в том числе веб-приложений. SAM-сервис собирает информацию за вас и предоставляет стандартизированные данные о всех программных активах в компании.

• Наличие уязвимого или устаревшего ПО. Достоверные и актуальные данные о версиях и продуктах позволят выявить потенциальные риски простоев и киберугроз.

• Непрозрачность затрат на ПО. SAM снабжает правильными аргументами для новых инициатив в сфере ИТ и делает понятной бизнесу структуру затрат на ПО.

• Сложный и громоздкий учет ИТ-активов. Автоматизированный процесс сэкономит много времени и предоставит данные в едином формате.

Какими бывают решения SAM

Зачастую затраты на реализацию SAM-сервиса в 3-4 раза ниже достигаемой экономии, а пилотный проект занимает несколько недель. За счет чего можно сэкономить, и как это выявить?

У многих производителей ПО есть решения для управления ИТ-активами: продукты Flexera, Ivanti, HP, Aspera, Crayon, Axios, ManageEngine, ServiceNow и многие другие, – их выпускают как комплексные решения для ITSM. Среди базовых решений мы чаще всего видим применение систем класса Service Desk с наличием в них модуля или функций управления конфигурациями и ИТ-активами. Часть производителей предлагает сервисы со встроенными возможностями инвентаризации, поиска и обнаружения программных активов. Но полноценная работа по их учету проводится вручную: рассмотрение модели лицензирования, анализ частоты использования и обновления данных при изменении политики вендоров.

Помимо наличия и количества программных активов после проведения инвентаризации для SAM аудита важно иметь возможность провести нормализацию данных об используемом ПО. Результат такого анализа – рекомендации для плана управления лицензиями. Также важно постоянно получать актуальную информацию о модели лицензирования и состоянии используемого ПО. Все эти рутинные операции трудоемки, поэтому рекомендую их автоматизировать. К примеру, специализированные системы управления программными активами проводят эти действия после настройки благодаря настроенным скриптам, агентам и моделям обновления информации о ПО. Они автоматически «связывают» ПО с пользователями и установленными лицензиями. Лидер подобных решений, по данным Gartner, – Snow. Его можно внедрить в периметре инфраструктуры on-premise или использовать как сервис, включив в него услуги консалтинга, аналитику моделей лицензирования и выявление наиболее подходящих инструментов для баз данных, серверов и других компонентов ИТ-инфраструктуры.

Например, один из наиболее частых вариантов оптимизации – отталкиваться от новой модели доступа и активности использования, а не общего количества сотрудников, в разной степени использующих программный продукт Для этого SAM анализирует количество и длительность одновременных сессий пользователей, политику лицензирования производителя и варианты развертывания ПО. Исходя из этих данных платформа планирует закупку и обновления.

В одном из таких проектов анализ выявил, что количество одновременно работающих пользователей конкретного ПО не превышает 70 человек, и им не требуется именная лицензия. А компания уже на тот момент приобретала более 300 лицензий. Потенциальная экономия только по одному программному продукту составила от 3 до 6 миллионов рублей в год. И это не единичный пример из нашей практики, когда количество сессий использования ПО отличается от объема лицензий в разы.

Как еще помогает SAM

Точкой оптимизации по итогам внедрения SAM-сервиса может быть не только количество лицензий. Более интересным для бизнеса по стоимости и эффективности может стать переход на другой тип лицензий, например, с локальных на облачные, с именных на конкурентные и прочее. Для ЦОДов ощутимой экономией может стать переход с десятков лицензий Microsoft Windows Server Standard на одну Datacenter Microsoft Windows Server. Благодаря такому решению один из наших клиентов не только существенно снизил затраты, но и получил возможность использовать большее количество серверов за меньшую стоимость. Обновление лицензий до актуальных версий ПО позволило сэкономить на поддержке и минимизировать риски простоев.

Инвентаризация и анализ использования программных активов – основа не только SAM. Это чрезвычайно полезно в построении и эксплуатации процесса управления конфигурациями, поскольку помогает понимать, насколько необходимо то или иное ПО для операционной деятельности. Пока многие компании закупают ИТ-продукт по количеству специалистов и исходя из задач, решаемых подразделениями. SAM же позволяет вывести планирование программных активов на более осознанный и экономичный уровень

Источник: VC.ru