Как сократить затраты на ИТ-инфраструктуру: работающие лайфхаки

Из чего складываются затраты на ИТ

При расчете бюджета на ИТ-инфраструктуру учитывается стоимость необходимого оборудования, его ремонта, расходных материалов, а также затраты на выплату зарплат специалистам и прочее. Эта модель оценки получила название «Совокупная стоимость владения» (total cost of ownership).

К примеру, принимая решение о покупке принтера в офис, руководство компании должно включать в расходы не только стоимость самого оборудования, но и средства, которые потребуются для замены картриджей, оплаты работы специалистов службы поддержки, и даже потенциальные потери от простоев.

Принтер здесь выступает как объект затрат, а остальное — это расходы на его сопровождение. Покупать принтер стоит только после оценки, насколько это будет полезно и покроет ли его установка все описанные расходы.

Например, можно подсчитать, что даст компании сокращение «копировальных перерывов» сотрудников, которые сейчас вынуждены распечатывать файлы и делать копии документов в соседних офисах.

Проводя параллель с ИТ, при внедрении программного обеспечения нужно учитывать, сколько в компании рабочих мест, компьютеров, сколько программных пакетов потребуется и т.д.

Для оценки оптимальных затрат на ИТ-инфраструктуру принято использовать несколько макроэкономических показателей.

Удельные затраты на ИТ

Удельные затраты на ИТ — это отношение затрат на ИТ к годовому доходу компании.

Какую долю выручки аналитики рекомендуют тратить на ИТ предприятиям из разных сфер:

• производство — от 0,8% до 1,5% выручки;
• розничная торговля — от 0,4% до 0,9%;
• финансы — от 3,5% до 4,5%,
• телекоммуникационные компании — от 3% до 3,5%.

Если в вашей компании 

• показатель превышает рекомендованный в отсутствие активного роста, это означает, что затраты на ИТ недостаточно эффективны;
• показатель ниже оптимального уровня — можно говорить либо о высокой эффективности деятельности службы ИТ, либо о недостаточном финансировании.

С ростом оборота компании показатель удельных затрат на ИТ может оставаться прежним или незначительно снижаться.

ИТ-оснащенность рабочих мест

ИТ-оснащенность рабочих мест рассчитывается как соотношение затрат на ИТ к количеству рабочих мест.

Рекомендованный показатель ИТ-освещенности для предприятий из разных сфер:

• производство — 60-75 тыс. руб. в месяц на одно рабочее место, включая зарплату сотрудника,
• розничная торговля — 55-65 тыс. руб. в месяц,
• финансы — 120-145 тыс. руб. в месяц,
• телекоммуникации — 85-95 тыс. руб. в месяц.

Предположим, в штате ИТ-подразделения вашей торговой сети работает 100 человек. Значит, оптимальный для вашей компании уровень затрат — 5,5-6,5 млн руб. в месяц.

Как сократить затраты на ИТ

Если ваши затраты на ИТ превышают рекомендованный уровень или же вы только начинаете оценивать размер будущих инвестиций в ИТ-ландшафт, стоит задуматься о том, какие статьи расходов съедают так много бюджета.

Чаще всего компании сталкиваются с неэффективным планированием цифровизации: например, при точечной автоматизации крупного бизнеса приходится настраивать много интеграций, в то время как внедрение комплексных стеков ИТ-решений позволило бы сократить статьи расходов.

Часто компании также начинают внедрять инновационные продукты, такие как машинное обучение, без предварительной подготовки к этому ИТ-инфраструктуры — нормализации данных, внедрения единого хранилища информации от всех департаментов.

Есть еще много способов прогореть на ИТ, но всех их объединяет одно — неумение загадывать на долгосрочную перспективу. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сократить затраты на ИТ. 

• Постарайтесь централизовать и унифицировать ИТ-решения

К примеру, крупной компании целесообразно создать так называемый центр компетенций: он поможет повысить прозрачность и управляемость автоматизации за счет глубокого понимания процессов, отказаться от дублирующих функций и улучшить взаимодействие с бизнесом.

• Отдайте некоторые ИТ-функции на аутсорсинг

Это поможет сэкономить на выполнении типовых операций и задач. Передача рутинных операций внешним специалистам не несет серьезных рисков, а, напротив, помогает сделать процессы понятными и управляемыми.

Специалисты Enterprise Systems Journal подсчитали, что благодаря аутсорсингу компании могут снизить расходы на ИТ на 25-40%. Аналитики Technavio прогнозируют рост общей стоимости контрактов на рынке аутсорсинга информационных технологий с $64,3 млрд в 2017 году до $409 млрд в 2022 году.

• Передайте партнеру поддержку вендорского оборудования в постгарантийный период — это поможет сэкономить около 20% бюджета на ИТ

У аутсорсеров обычно есть несколько локальных складов, которые полностью соответствуют спецификации оборудования. Это позволяет им оперативно заменять вышедший из строя компьютер аналогичным.

Компонентная замена оборудования поможет вам сэкономить около 30% бюджета: стоимость покупки нового твердотельного накопителя (SSD-диска) или увеличение объема оперативной памяти не сравнится по затратам со стоимостью организации нового рабочего места.

• Переводите капитальные затраты в операционные

К примеру, новые проекты можно запустить без закупки серверов и компьютеров — достаточно использовать Infrastructure as a Service (IaaS, серверы, хранилища данных, сети, операционные системы в облаке, которые клиенты используют для разворачивания и запуска собственных программных решений) или оборудование по сервисной модели (предоставление клиентам ПО и техники). Во втором случае хостинг, пусконаладочные работы, техническая поддержка и обслуживание включены в стоимость.

Источник: РБК Pro