Как мы исследовали проблемы в HR-процессах и придумали решение – личный кабинета сотрудника

И если раньше они острее стояли в компаниях, где часть команды работает удаленно, «в полях» или в разных городах, то кризис изменил ситуацию. Сейчас оптимизация кадровых процессов – это способ сократить расходы, повысить мотивацию и лояльность персонала, усилить HR-бренд. Расскажу, как мы в «КОРУС Консалтинг» придумали способ решить эти задачи с помощью личного кабинета сотрудника.

Весной 2022 года мы с командой решили изучить опыт работы с корпоративными сервисами в компаниях со штатом 1-5 тысяч сотрудников. Провели 150 интервью со специалистами разных квалификаций из ритейла, производства, энергетики, финансового и сырьевого сектора.

Ситуации, о которых нам рассказывали, можно объединить в группы:

1. Проблемы с отпусками

Нет единого графика, сложно отследить остаток дней, долгое согласование, сотрудникам приходится приезжать в офис и лично подписывать заявления и приказы.

2. Трудности при ознакомлении с регламентами и локально-нормативными актами.

HR до сих пор собирают подписи вручную.

3. Проблемы учета рабочего времени.

Путаница в графиках, ошибки при подсчете отработанных часов, невозможно отследить реальную загруженность сотрудников и оценить их эффективность.

4. Расчетные листки все еще выдаются в бумажном виде.

Это неудобно, долго и дорого.

5. Несистемный онбординг.

Недостаточное внимание наставника, слишком много задач, нет анализа успехов новичка в разные периоды.

Ниже я подробнее расскажу о каждой из ситуаций на конкретных примерах.

Сложно согласовать отпуск, нет единого графика отсутствий по компании. Планирование помогает не всегда: сотрудники постоянно переносят согласованные даты, поэтому отсутствия коллег накладываются друг на друга. В этой ситуации руководителям трудно планировать проектную работу.

«Мы очень долго и мучительно составляем графики отпусков, потому что многие неисполнительны: забывают вовремя уйти, постоянно переносят уже согласованные даты. Да и сам процесс занимает немало времени, потому что задействовано слишком много согласующих», – руководитель компании из сферы ритейла.

«У нас нет единого графика отсутствий, поэтому трудно распределять задачи и планировать крупные проекты. Бывает, что одновременно в отпуск уходят целые отделы, тогда приходится «дергать» ответственных даже с отдыха. Все это тормозит работу и вызывает недовольство сотрудников», – руководитель финансовой компании.

Сотрудники не могут сами отслеживать остаток отпуска.

Они постоянно запрашивают эту информацию в отделе кадров, а HR вручную обрабатывают каждую заявку.

«Я не представляю, как узнать, сколько дней отпуска у меня осталось. Наверное, надо снова писать письмо HR», – сотрудник компании из сферы CMT.

Подписать документы и заказать справки можно только в отделе кадров.

Сотрудники, которые работают «в полях» или удаленно, специально для этого приезжают в офис. HR и руководители вручную обрабатывают каждый запрос, а персонал часто вообще не понимает, к кому обращаться с вопросами: когда будут готовы документы и кто их согласовывает.

«Неудобно каждый раз ездить в офис, чтобы подписать документы. Когда у меня ночная смена, а отдел кадров открыт до 18 – прихожу заранее и потом несколько часов просто сижу, жду начала работы», – сотрудник компании из сферы ритейла.

«Когда нужна справка – мы пишем письмо в отдел кадров и ждем. Статус отследить невозможно, кто именно с ней работает – тоже не знаем», – сотрудник компании из сферы ритейла.

«Обработка запросов сотрудников занимает примерно полставки каждого из трех HR-менеджеров», – HR-специалист компании по производству и продаже строительного оборудования.

Чтобы убедиться, что сотрудники действительно их прочитали, HR сами обходят все отделы и собирают живые подписи. Если в компании несколько филиалов – приходится отправлять бумажные документы и журналы с помощью курьерских служб.

«У нас кадровый электронный документооборот работает только для оформления отпусков. Все, что касается регламентов, мы оформляем по отработанной схеме: печатаем документы и списки сотрудников, собираем живые подписи. Это отнимает много времени, но зато надежно», – HR-специалист компании из сферы ритейла.

Проблема часто возникает в компаниях, где много полевых сотрудников или работа строится по сменному графику. Коллеги договариваются о заменах напрямую, часто информация об этом не доходит до руководителей. Итог – ошибки при составлении рабочих графиков и начислении заработной платы.

«Сотрудники часто меняют графики и работают в свои выходные дни, согласовав это лично с менеджером. Нам сложно вести учет фактически отработанного времени: сотрудник говорит одно, менеджер – другое», – руководитель компании из сферы ритейла.

«Не понимаю, как мне фиксировать отработанные часы вечером или в выходные дни. Они ведь должны оплачиваться», – сотрудник компании из сферы CMT.

Хотя листки не нужно подписывать, сотрудникам все равно приходится раз в месяц приезжать в офис и забирать их лично. При этом стоимость бумаги и печати постоянно растет.

«У нас работает несколько сотен сотрудников, и раз в месяц мы каждому распечатываем и лично отдаем расчетные листки. Это настоящая головная боль», – HR-специалист строительной компании.

Невозможно отследить реальную загруженность сотрудников и оценить эффективность их работы.

Часто персонал выполняет поручения сразу нескольких руководителей. Когда объем работ носит стихийный характер и не привязан к глобальной цели компании, сотрудники перерабатывают, не успевают закрывать задачи в срок и теряют мотивацию.

«На плечи персонала ложится слишком много задач, и они не успевают выполнять их вовремя. Поручений должно быть меньше, но при ручном управлении это сложно контролировать. Каждый отслеживает те показатели, за которые отвечает лично. К сожалению, у нас нет сводного отчета по компании – приходится постоянно запрашивать нужную информацию у коллег и отвлекать их от работы», – руководитель энергетической компании.

Компании не всегда уделяют адаптации новичков должное внимание: в первые дни наставники рассказывают о целях и ценностях бизнеса, ставят задачи на испытательный срок – но после этого оставляют сотрудников один на один с работой. Новички боятся задавать вопросы, чувствуют неуверенность и теряют мотивацию. Это приводит к увеличению срока адаптации, потере интереса к работе и, в худшем случае, к увольнению на испытательном сроке.

«Адаптация в нашей компании на откупе у руководителей. При этом если сотрудник не справляется с работой или увольняется на испытательном сроке – виноватым оказывается HR», – HR-специалист компании из сферы FMCG.

Также часто звучали проблемы с подбором персонала, организацией корпоративного обучения, формированием кадрового резерва и составлением планов индивидуального развития сотрудников. Когда трудностей накапливается слишком много, бизнес не понимает, за что браться в первую очередь.

В этой ситуации многие выбирают путь «точечной автоматизации» и сначала закрывают горящие задачи. Причем внедряют сразу несколько кадровых сервисов: систему электронного документооборота, планировщик задач, платформу для автоматизации подбора. Например, один российский банк подсчитал, что за весь период работы персонал сталкивается со 109 HR-сервисами. Это не выход: когда систем много, сотрудники не знают, где искать нужные данные и к кому из коллег обратиться за помощью, приходится запоминать адреса платформ и пароли.

Во время исследования мы увидели потребность бизнеса в инструменте, который бы объединил все кадровые сервисы на одной онлайн-площадке и был доступен даже с мобильных устройств.

Чтобы решить эти задачи – ускорить обработку заявок и обращений, упорядочить планирование отпусков и штатное расписание, перевести ознакомление с ЛНА и подписание документов в электронный вид, — мы разработали личный кабинет сотрудника K-Team. Это платформа с гибкой функциональностью, которая закрывает потребности сотрудников сразу разных функциональных ролей:

1. Линейные сотрудники получают сервис по заказу справок, согласованию и оформление отпуска или командировки онлайн, бронированию переговорных, проверке остатка отпуска, получению расчетных листков — все это в режиме 24/7.
2. HR-специалисты работают с удобным инструментом для отслеживания поступающих заявок, онбординга, подписания кадровых документов в электронном виде, информирования персонала и проведения опросов.
3. Руководители видят все отсутствия персонала по компании, согласовывают отпуска и подписывают приказы, следят за выполнением целей и KPI, назначают ответственных и заместителей.

От такого подхода выигрывают все: сотрудники точно знают, как отправить запрос во внутренние службы даже с мобильного телефона и видят статус его исполнения, а руководители и HR не тратят время на однотипные задачи. При этом сам кабинет не перегружен лишней информацией, удобен и доступен с любых устройств.

Но главное его преимущество – в функциональности. Личный кабинет имеет модульную структуру, остановлюсь подробнее на возможностях каждого из них.

• Согласование и оформление отпусков

Проблема планирования отпусков звучала наиболее часто. Мы разработали отдельный модуль личного кабинета, который значительно упрощает процесс.

Пользователи заранее вносят даты отсутствий, а система автоматически подгружает их в единый общий график. Каждый тип отсутствия выделен своим цветом – плановые и нет, отгулы, больничные и другое. Руководители могут запросить дайджест по отделу или всей компании – и раз в месяц получать письма с информацией об отпусках подчиненных (с датами и именами замещающих).

Личный кабинет легко интегрируется с учетными системами, например с «1С», поэтому процесс полностью автоматизирован: согласовывать даты, подписывать документы и оформлять приказы можно в электронном виде.

Так нам удалось снизить нагрузку на HR и руководителей: они сразу создают наглядный график отсутствий по компании, который отображает реальную ситуацию, переводят подписание документов в электронный формат, избавляют сотрудников от необходимости ездить в офис. А специальный счетчик на личной странице всегда показывает, сколько дней отпуска осталось.

• Заявки и сервисы

Чтобы упростить и ускорить согласование заявок, мы разработали модуль для работы с кадровыми сервисами компании. Сотрудник отправляет заявку, следит за статусом ее исполнения и получает результат в электронном виде.

Создавать сервисы можно самостоятельно с помощью конструктора: выбираете типы и форматы полей, настраиваете этапы и маршруты согласования, назначаете ответственных. Если надо подписать заявление – заранее подгрузите шаблон, для подписания используйте встроенную электронную подпись. При необходимости, например, во время больничного, руководитель может назначить замещающих и поручить обработку заявок им.

В итоге мы объединили все кадровые сервисы в одном месте. Сотрудники отправляют запросы в любое время и с любых устройств, отслеживают статус заявок и не беспокоят коллег вопросами о сроках. В целом запросы обрабатываются быстрее и не зависят от того, в офисе руководитель или нет.

• Ознакомление с регламентами и локально-нормативными актами

Личный кабинет избавит HR от необходимости собирать живые подписи сотрудников. Принцип прост: публикуйте нужный документ в личном кабинете и отправляйте тем, кто должен его прочитать. Пользователи получают уведомления, читают и с помощью электронной подписи подтверждают ознакомление.

Если сотрудник не хочет подписывать документ, можно оформить акт отказа. Файлы и журнал ознакомлений хранятся в электронном архиве, поэтому в случае проверок их легко найти.

Возможность создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде существенно снижает трудозатраты сотрудников и экономит расходные материалы в колоссальных объёмах.

• Штатное расписание

Личный кабинет поможет и с учетом рабочего времени. Пользователи сами заполняют табели в личном кабинете, а руководители подтверждают или отклоняют введенную информацию. Затем система формирует отчеты – с названиями структурных подразделений, должностями, числом штатных единиц, тарифными ставками и т.д.

Еще платформа сопоставляет рабочие графики и отработанные часы, учитывает отпуска и командировки. Например, если сотрудник ушел на больничный, поменялся сменой с коллегой или не вышел на работу по иным причинам – это отобразится в ежемесячном отчете. Так компании упорядочат рабочие графики, снизят нагрузку на HR и бухгалтерию. А сотрудники всегда могут скачать расчетный листок и задать вопросы кадровым службам.

• Заявки на подбор персонала

• Управление целями и KPI

Для оценки эффективности сотрудников предусмотрен отдельный модуль. С его помощью бизнес декомпозирует свои стратегические цели на задачи конкретных сотрудников, отслеживает результат работы и выполнение KPI. Руководители в личном кабинете видят цели по компании, подразделениям или каждому сотруднику.

Взаимосвязь целей и задач наглядно отражается через дерево целей. В итоге сотрудники осознают свой вклад в достижение стратегических целей компании, тем самым – чувствуют значимость выполненной работы.

• Онбординг

Личный кабинет сотрудника может стать главным инструментом адаптации новичков. Здесь можно следить за прогрессом сотрудников, замечать снижение мотивации и изменение эмоционального состояния. Функциональность модуля зависит от роли пользователя:

1. HR-специалисты настраивают сценарии адаптации для каждого новичка, назначают встречи и совещания, формируют опросы и списки задач.
2. Сотрудники узнают о целях и ценностях компании, работают с поручениями, легко находят нужную информацию и видят свой прогресс.

Инструмент помогает отслеживать профессиональное развитие новых сотрудников, замечать первые достижения и четко выстроить план на испытательный срок. В итоге у новичков постепенно растет лояльность и мотивация, снижается уровень стресса и сокращается период адаптации.

• Интеграции

Чтобы работа с личным кабинетом сотрудника была максимально эффективной и удобной, мы предусмотрели интеграцию решения с наиболее востребованными платформами:

• Кадровыми учетными системами
• Системами по подбору персонала
• LMS-площадками

Благодаря этому, все кадровые сервисы собраны на одной площадке, что исключает проблему «зоопарка» систем.

Перечисленных функций достаточно, чтобы уже сейчас помочь компаниям решить самые распространенные проблемы. Но мы продолжаем развивать платформу. В ближайших планах запустить еще несколько модулей:

Кафетерий льгот

В кабинете сотрудники смогут сами выбрать, какие льготы они хотят добавить в социальный пакет: ДМС, компенсации за транспорт или связь, занятия спортом или изучение иностранных языков. Это прекрасная возможность для компании показать, что комфорт персонала ей важен.

Индивидуальные планы развития

В профиле сотрудника будет отображаться информация о том, что ему нужно для достижения карьерных целей (новой должности, профессионального развития, повышения квалификации). HR смогут в личном кабинете отслеживать, насколько сотрудники замотивированы на развитие, и принимать решение об их повышении или других поощрениях.

Кадровый резерв

HR в личном кабинете определяют сотрудников, которые могут претендовать на повышение, и следят за их достижениями – эффективностью работы, результатами обучения и продвижения по индивидуальным планам развития. Модуль особенно востребован в кризис: адаптировать внутренних кандидатов гораздо выгоднее, чем нанимать новых.

Таким образом, с помощью личного кабинета сотрудника мы помогаем бизнесу закрыть сразу несколько задач: объединить корпоративные сервисы на одной платформе, упростить к ним доступ, оптимизировать внутреннее взаимодействие. Это правда работает: исследования показывают, что 73% сотрудников положительно оценивают сервисы корпоративного самообслуживания. По опыту наших проектов, внедрение личного кабинета решает большинство кадровых проблем, сокращает время подписания одного документа на 90%, повышает эффективность HR-отдела на 30% и увеличивает вовлеченность и лояльность сотрудников на 42%.