Как автоматизация логистики сокращает издержки

По расчетам экспертов, логистические издержки занимают значительную долю в себестоимости продукции — от 10 до 25% в зависимости от отрасли. С помощью грамотной автоматизации эту цифру можно сократить в разы: современные технологии позволяют сделать так, что товары сами «находят» свое место на складе, поставки приходят точно в срок, а клиенты получают заказы быстрее.

О том, как сэкономить на логистике с помощью ИТ-решений, мы спросили экспертов:

• Андрея Чмырева, функционального архитектора логистической платформы KONCRIT(ГК «КОРУС Консалтинг»).
• Елену Волкову, директора по организационному развитию Сервиса «Грузовичкоф».
• Дмитрия Хрущалева, заместителя генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии».
• Сергея Бручкуса, руководителя продуктов Яндекс Go для бизнеса «Такси» и «Управление автопарком» по России и СНГ.

Они рассказали, какие проблемные участки в логистике устраняет автоматизация, как это отражается на показателях бизнеса и как выбрать конкретные инструменты, чтобы получить максимальный эффект.

Автоматизация логистики — это не просто шаг в сторону цифровизации, а стратегический рычаг для повышения операционной эффективности бизнеса, подчеркнула Елена Волкова.Вот зачем бизнесу автоматизировать логистику.

Снизить издержки. В текущей экономической ситуации многие компании стремятся сократить расходы, и оптимизация цепочки поставок — одно из главных направлений, отметил Андрей Чмырев. Экономический эффект можно получить за счет увеличения количества операций на одного сотрудника склада, правильного управления запасами, роста количества точек, которые проходит одно транспортное средство за один рейс. Суммарно это может давать до 20% экономии только на операционных логистических издержках, рассказал эксперт.

Минимизировать человеческий фактор и ускорить процессы. Автоматизация снижает риск сбоев в коммуникации, ошибочного ввода данных и несогласованности действий и в разы ускоряет бизнес-процессы, пояснила Волкова. Это особенно важно в условиях высокой плотности заказов или быстрой масштабируемости.

Повысить удовлетворенность клиентов. Водители работают эффективнее, а клиенты получают более точные сроки, меньше опозданий и высокий уровень сервиса, подчеркнул Чмырев.

Современный бизнес может автоматизировать любые логистические процессы, рассказал Чмырев. Например, с их помощью можно анализировать большой массив данных, строить более подходящие маршруты, сокращать сроки доставок и следить за сохранностью грузов, перечислил Дмитрий Хрущалев.

Есть несколько инструментов для автоматизации, которые дадут наибольший экономический эффект:

• для организации цепочки поставок и работы с клиентами;
• для управления складом и грузовым двором;
• для управления транспортом.

Для организация бизнес-процессов, планирования и работы с клиентами есть несколько инструментов.

CRM и лид-менеджмент. CRM — программа, которая помогает выстраивать долгосрочные отношения с клиентами и повышать эффективность продаж. Она замыкает на себе все действия менеджеров — от сверки планов и звонков до обработки заявок, объединяет информацию о клиентах в одном месте. В итоге вся воронка продаж, от первого касания до закрытия сделки, становится управляемой и предсказуемой, пояснила Волкова.

Электронный документооборот. Электронные документы — это файлы, подписанные электронной подписью. Они равносильны бумажным документам с собственноручной подписью. Такими документами проще обмениваться — все происходит за считаные минуты в несколько кликов, а еще их сложнее потерять или подделать.Перевести в электронный вид можно любой документ, например счет-фактуру, акт или договор. Внедрение ЭДО особенно актуально для розницы и компаний с большим количеством поставщиков и клиентов, рассказал Чмырев. Пока на российском рынке далеко не все используют такие решения, но инструмент постепенно набирает популярность, отметил эксперт.

Искусственный интеллект для анализа информации. Решения на основе искусственного интеллекта помогают составлять расписания смен на складах, планировать доставки, заправки на маршрутах и анализировать цены на топливо, рассказал Хрущалев. К примеру, в Деловых Линиях в результате внедрения систем с ИИ автоматизация распределения заявок на автодоставку достигает 75%, а учет АЗС на маршруте позволяет экономить 2% ежемесячных затрат на топливо по всему парку благодаря снижению средней цены за литр.

WFM-система в колл-центре. Work Management System или система управления рабочими сменами помогает выровнять нагрузку операторов, сформировать точные графики с учетом пиков и перерывов, автоматизировать контроль и отчетность.Результат: снижение времени ожидания клиентов, повышение прозрачности и рост удовлетворенности сервисом. WFM и системы телефонии, например Протей, позволяют не только контролировать качество обслуживания, но и масштабировать контакт-центры, отметила Волкова.Управление персоналом. Автоматизация найма и адаптации, скажем воронки найма, чек-листы, маршруты обучения, особенно актуальна для массовых позиций, например курьеров, поделилась Волкова.

Благодаря автоматизации складских процессов сроки выполнения заказов сокращаются. Это влияет на степень удовлетворенности клиентов, издержки и окупаемость инвестиций. Вот какие инструменты рекомендуют эксперты.

WMS, Warehouse Management System. Это программа для автоматизации складских бизнес-процессов от поступления товара на склад до его отгрузки заказчику: приемки, размещения, хранения, комплектации и упаковки, отгрузки покупателю или передачи в производство, инвентаризации.

В Деловых Линиях благодаря WMS сейчас оцифровано порядка 80% складских операций и 100% ячеек хранения, рассказал Хрущалев. Кроме того, 90% услуг рассчитываются автоматически без привлечения персонала, а время сборки каждого заказа существенно сокращается. Решение обеспечивает прозрачный учет номенклатуры по количеству, качеству и другим параметрам, позволяет интегрироваться с системой клиента и формировать различные виды складской отчетности, пояснил эксперт.

Роботы для сортировки посылок. Опыт таких гигантов, как Amazon, наглядно демонстрирует, какие преимущества дает внедрение робототехники, напомнил Чмырев. Компания использует более 100 000 роботов на своих складах, благодаря чему экономит 20—25% операционных расходов. Технология позволяет быстрее обрабатывать заказы и более оптимально использовать складские площади, повышает точность комплектации, рассказал эксперт КОРУС Консалтинг.

YMS, Yard Management System . Эта программа осуществляет диспетчеризацию всех транспортных средств на территории склада. Она определяет местонахождение каждой машины на контрольных точках склада, товар в каждом кузове, информацию о прикреплении транспортного средства к рейсу, приоритет рейса, контроль выезда транспортного средства со склада и многое другое. Внедрение YMS в среднем сокращает время простоя транспорта на территории склада на 20—30% и уменьшает время обработки грузов на 20—40%, рассказал Чмырев.

Цифровизация управления транспортом нужна, чтобы снизить затраты на топливо и простои и повысить эффективность доставки — за счет автоматизации маршрутов и контроля в реальном времени. С этим помогут такие инструменты.

TMS, Transportation Management System. Этот продукт востребован как у перевозчиков, так и у грузоотправителей со своим автопарком. Такие системы помогают строить оптимальные маршруты в таких сложных перевозках, как мультимодальные, оптимизируют загрузку транспорта, отслеживают движение грузов. Например, интернет-магазин отправляет клиентам заказы: с помощью TMS менеджер вносит данные о заказах в TMS, назначает задачи, запрашивает оптимальный маршрут для водителя и дальше в онлайн-режиме наблюдает, как происходит выполнение.

При внедрении этой системы только за счет оптимизации транспортных маршрутов можно экономить на топливе от 5 до 20% в зависимости от типа транспорта, поделился Чмырев.

FMS, Fleet Management System. Эта система сфокусирована на управлении собственным автопарком компании — она включает мониторинг местоположения транспортных средств, контроль расхода топлива, техническое обслуживание, управление водителями и другие аспекты, связанные с эксплуатацией машин. FMS может быть интегрирована с TMS, чтобы обеспечить более полное управление транспортными операциями.

Например, в специальном сервисе от Яндекс Go для бизнеса компании получают полную аналитику: отчеты по поездкам и расходам можно автоматически выгружать в системы учета, рассказал Сергей Бручкус. Решение позволяет сократить себестоимость поездок в среднем на 30% и увеличить их количество на 50%, разгружая сотрудников от рутинных задач. Кроме того, автоматическое планирование маршрутов сокращает избыточный пробег и повышает скорость доставки. Так, клиент компании, одна из сетей пекарен, снизила расходы на доставку на 3% и в четыре раза сократила время подготовки отчетов, отметил эксперт.

Управлять транспортом можно и через CRM, рассказала Волкова, — там можно централизовать многие процессы, от отслеживания транспорта до учета специфики грузов, маршрутов и водителей.

Если у вас нет своего автопарка и водителей, можно обратиться к платформам для грузоперевозок — это системы, которые соединяют грузоотправителей, логистов и экспедиторов. Интеграция с транспортными компаниями и логистическими агрегаторами позволяет автоматизировать подбор маршрута и контроль исполнения, пояснила Волкова, — там можно формировать заявки на отправление или перевозку груза, искать исполнителя заявки, оформлять необходимые документы в электронном виде и отслеживать движение транспорта.

Например, сервис «Грузовичкоф» предлагает своим корпоративным клиентам цифровой инструмент «Бизнес-кабинет», который упрощает оформление заказов, отслеживание их статусов и обеспечивает быстрый доступ ко всей необходимой документации.

Инструментов для автоматизации логистики много, но выбирать их надо с учетом текущих бизнес-показателей, конкретных задач и стратегических целей всей компании, подчеркнул Чмырев.

Для среднего бизнеса с ограниченными ресурсами важно сосредоточиться на тех направлениях автоматизации логистики, которые дают максимальный экономический эффект при разумных инвестициях и быстро окупаются, отметил он. По его опыту, ощутимые результаты дают продуманная автоматизация транспорта, управление запасами, складом и грузовым двором.

Важно начинать с тех направлений, где виден быстрый эффект, — чаще всего это транспорт и доставка, особенно в рознице и eCommerce, подтвердил Бручкус. Ключевые процессы — доставку, управление автопарком, складские перемещения и учет запасов — бизнес может автоматизировать даже при ограниченном бюджете, уверен он.

Недавний опрос и глубинные интервью КОРУС Консалтинг с заказчиками на тему приоритетных для них направлений автоматизации показали: почти все опрошенные компании из сегмента среднего и крупного бизнеса считают важным внедрение электронного документооборота, добавил Чмырев. С одной стороны, государство активно подталкивает бизнес к переходу на ЭДО, с другой стороны — компании сами хотят ускорить обмен счетами, накладными и другими документами, снижая административные расходы и количество ошибок, пояснил эксперт.

Волкова также советует сделать внедрение ЭДО одним из первых шагов: автоматические формирование, отправка и архивирование документов снижают нагрузку на бэк-офис. Отдельно она указала и на важность лидогенерации и CRM. «Все лиды — в одну воронку. Это основа любой автоматизации», — подчеркнула эксперт.

Что касается конкретных сервисов, главное — выбирать модульные решения с изначально правильной ИТ-архитектурой, порекомендовал Чмырев. Рано или поздно, по мере роста бизнеса встанет вопрос расширения функциональности. Логистические цифровые платформы позволяют объединить такие модули и бизнес-приложения в единую систему с прозрачным контролем операций на всех этапах цепочки поставок, пояснил он. Это помогает достичь большего экономического эффекта.

Важно, чтобы бизнес понимал, как все компоненты автоматизации работают вместе, насколько хорошо они связаны между собой, как решения масштабируются по мере роста компании и как все это будет выглядеть через несколько лет, резюмировал Чмырев. Это непростая задача для ИТ-директора, и часто здесь нужны услуги опытных консультантов по логистике и системных интеграторов, подчеркнул он.

1. Автоматизация логистики позволяет оптимизировать операционные процессы через снижение издержек, минимизацию человеческого фактора, ускорение работы и повышение прозрачности. Кроме того, такие решения помогают лучше удерживать клиентов.
2. С помощью ИТ-решений можно совершенствовать работу склада, управлять персоналом, строить более подходящие маршруты, сокращать сроки доставок и следить за сохранностью грузов.
3. Лучше начинать автоматизацию с внедрения систем управления транспортом, запасами, складом и грузовым двором. Важно выбирать решения, которые интегрируются друг с другом.