ГК «КОРУС Консалтинг» в 3 раза ускорила документооборот в FM Logistic с помощью модуля «Реестр документов» K-Team HRM

ГК «КОРУС Консалтинг» и FM Logistic совместно разработали новую функциональность для HRM-платформы K-Team, чтобы автоматизировать документооборот компании. Модуль «Реестр документов» позволил FM Logistic упростить процесс управления документами и в 3 раза ускорить их согласование, а также обеспечить прозрачность и контроль доступа к корпоративным данным и создать единую экосистему для работы с документами внутри компании.

FM Logistic требовалось перейти на комплексное решение: объединить процессы в единой системе, настроить уведомления, прозрачный контроль версий и ролевые модели доступа для работы с документами. Все эти задачи решили реализовать в действующей корпоративной системе – K-Team HRM.

В рамках проекта команды K-Team и FM Logistic разработали новый модуль «Реестр документов», реализованный на базе стандартной функциональности «1С-Битрикс24» – универсальных списков с поддержкой бизнес-процессов. Решение открыло сотрудникам FM Logistic новые возможности для работы с корпоративными документами. Только за март 2025 года сотрудники загрузили в систему около 250 документов, что на 30% больше, чем за аналогичный период прошлого года.

Теперь данные хранятся на общем Диске Битрикс24 с папками для действующих, согласуемых и архивных файлов, а также с гибкой настройкой прав доступа в зависимости от статуса этих файлов. Кроме того, найти нужный документ можно по нескольким параметрам, в том числе и по ключевым словам.

Для каждого бизнес-направления компании создали отдельные списки, что упрощает настройку прав доступа для сотрудников разных подразделений и облегчает навигацию внутри реестров. Права доступа настроены таким образом, чтобы пользователи могли работать только с нужными им документами, не затрагивая другие списки.

Автоматизированные бизнес-процессы заменяют ручное согласование. На каждом этапе работы авторы видят только свои документы до момента их утверждения. При этом автор не может внести изменения в файл, уже отправленный на согласование. Правки доступны только для материалов в статусе «На редактировании» (например, если согласующий их отклонил). Сотрудники же видят в системе только документы, прошедшие согласование. Запускать процессы стало намного проще – за месяц использования модуля количество выполненных задач, связанных с документами (создание, обновление и согласование) увеличилось в 3 раза.

Теперь задания выполняются быстрее благодаря интуитивно понятному интерфейсу и уведомлениям с портала, даже при условии, что согласующих лиц в некоторых процессах стало больше.

После утверждения новой версии неактуальная версия документа автоматически переносится в архив – сотрудники компании больше не видят ее в системе. Работники получают все уведомления (статус, соответствие документа шаблону, запрос изменений) по электронной почте.

Ранее процесса ознакомления с документами не было – сотрудники получали рассылку, но узнать, кто реально работал с файлом (открывал, смотрел, редактировал), было невозможно. В новом модуле сотрудники получают задание на ознакомление, а факт просмотра фиксируется в системе.

Всего было разработано 12 шаблонов бизнес-процессов, которые охватывают создание и согласование новых документов, их обновление и архивацию, отслеживание жизненного цикла.

В прошлой системе возможность обновления документов отсутствовала – сотрудники вручную переносили информацию из одной карточки в другую, и это занимало 5-6 часов. Сейчас процесс полностью автоматизирован – обновление проходит за 7 секунд.

Развитие K-Team HRM открыло для FM Logistic новые возможности автоматизации документооборота. В планах компании – продолжать активную деятельность по улучшению и развитию функциональности «Реестра документов», стремясь обеспечить максимальную пользу и удобство пользователям.