Эффект Yard Management System: как выбрать комплексную систему управления двором?

Согласно результатам опросов, проведенных зарубежными вендорами, только 23% складских объектов используют системы управления двором (Yard Management System, YMS), при этом менее 10% компаний заявляют о полном отсутствии проблем в управлении двором. Среди основных трудностей чаще всего упоминаются длительные простои транспорта, отсутствие прозрачности в перемещении грузовиков, путаница с назначением складских доков и очереди на контрольно-пропускных пунктах.

Эти проблемы приводят и к значительным финансовым потерям. Например, избыточное время ожидания транспорта и штрафы за простой могут ежегодно обходиться крупным компаниям в многомиллионные суммы. Кроме того, ручное управление процессами на территории складского двора увеличивает вероятность ошибок и снижает общую эффективность организации.

Для решения этих задач бизнес использует системы управления двором (Yard Management System, YMS) — готовые специализированные системы на базе 1С и других логистических платформ. Эти решения обеспечивают автоматизацию ключевых процессов на дворе, таких как управление доками и отслеживание перемещений транспорта, автоматическое назначение времени прибытия транспортного средства и оповещение водителей о всех событиях на всех этапах нахождения на территории складской площадки.

Одна из распространенных предпосылок к внедрению — это неравномерная нагрузка на склад или производство, когда сотрудники на погрузке и разгрузке не справляются с количеством прибывших транспортных средств. Наблюдаются пиковые нагрузки в определенные часы или дни. При этом отсутствует возможность для планирования временных окон визита, что приводит к отсутствию свободных мест на внутренней парковке и всех прилегающих к складу территориях, а также переработкам персонала.

Второй по частоте сигнал к автоматизации логистики двора — это очереди на въезде при отсутствии возможности расширить внешнюю парковочную зону. Задержки на въезде приводят к срыву графиков доставки, что негативно отражается на удовлетворенности клиентов и может повлечь штрафы за несвоевременную поставку. Переполненные дороги на подъезде к складу увеличивают вероятность аварий и конфликтов между водителями, а в случае, если блокируется дорога общего назначения, это может привести к претензии муниципальных властей.

Отдельно отметим длительное время ожидания водителями назначения дока и отсутствие понятного алгоритма действий, при передвижении от КПП к нужной точке на территории склада. Это может привести к увеличению транспортных расходов в случае, если используется наемный автопарк, а также к росту расходов на горюче-смазочные материалы.

Ручной подсчет количества прибывших транспортных средств в очереди — еще одно «бутылочное горлышко» в процессе управления двором. Не секрет, что любые ручные операции могут привести к ошибкам из-за человеческого фактора и увеличивать время ожидания для водителей.

Еще одна частая предпосылка к внедрению YMS — это использование одних и тех же технологических мест для различных видов транспорта, например, зоны для взвешивания, или одних и тех же ресурсов для погрузочно-разгрузочных работ с разными видами транспорта, например, грузовых автомобилей или железнодорожных вагонов.

В тоже время необходимо понимать, что иногда внедрение комплексной системы управления двором избыточно. Например, если количество погрузочно-разгрузочных мест и ворот на складе не более трех, отсутствует ярко выраженная сезонность и пиковые нагрузки, а количество обрабатываемых на складе транспортных средств не превышает 30 единиц в сутки. В этом случае возникающие проблемы можно решить с помощью организационных мер. Достаточно использовать доступные офисные приложения, например, Excel или прибегнуть к точечной заказной разработке.

На практике разработчики систем управления двором могут предлагать заказчикам решения с ограниченной функциональностью. Зачастую такие системы представляют собой лишь приложения или надстройки к уже существующим платформам, например, системам управления складом (WMS) или транспортом (TMS). Однако подобные решения едва ли можно назвать комплексными и зрелыми. Они, как правило, не охватывают весь спектр задач, связанных с управлением двором, и обеспечивают автоматизацию лишь отдельных процессов, например, только бронирование окон для визита и назначение доков.

Комплексная YMS охватывает все ключевые бизнес-процессы в управлении двором, обеспечивая их сквозную автоматизацию и контроль. Аналитики Gartner к ним относят:

• планирование: оптимизация графика прибытия транспорта и распределение ресурсов.
• управление въездом и выездом: автоматизация процессов на контрольно-пропускных пунктах, включая автоматическую идентификацию и регистрацию транспорта и водителей.
• управление внешними и внутренними парковками: контроль занятости парковочных мест и направление транспорта в свободные зоны.
• перемещения внутри двора: контроль маршрутов транспортных средств и грузов в режиме реального времени.
• работа с водителями и визитерами: упрощение процессов регистрации, информирования и навигации для водителей.
• управление оборудованием: интеграции с RFID-метками, камерами видеонаблюдения, системами взвешивания и другими устройствами.
• аналитика и отчеты: формирование отчетов для анализа эффективности работы двора и принятия управленческих решений.

Часто во многих компаниях эти задачи распределены между разрозненными программными решениями. Например, управление въездом может быть реализовано в одной системе, а контроль свободных мест на парковке — в другой. Такой подход приводит к отсутствию сквозной автоматизации, дублированию ввода данных, сложностям в их передаче между системами. Управление двором ведётся «вручную», а не на основе актуальной информации в реальном времени.

Поэтому, при внедрении системы управления двором или замене унаследованного устаревшего решения мы рекомендуем смотреть на эту задачу шире. YMS — это не просто отдельное приложение, а программно-аппаратный комплекс, комплексное решение, которое обеспечивает слаженную координацию операций на всей цепочке связанных бизнес-процессов: склада, транспорта, двора с различным оборудованием на нем.

Полноценное внедрение систем управления двором (YMS) необходимо компаниям, которые сталкиваются с высокой интенсивностью логистических операций и сложными процессами управления транспортом. Для сетей складов и распределительных центров, производственные предприятий с логистикой «точно в срок» или контейнерных терминалов — для всех этих бизнесов полноценная YMS становится незаменимым оптимизационным инструментом.

Выбор решения или платформы для автоматизации логистики двора — это непростая задача. На рынке представлено множество отечественных решений, которые позиционируются как полноценные системы управления двором (YMS). Однако зачастую такие решения не покрывают ключевые бизнес-процессы, характерные для компаний с множеством складов, большим автопарком или сложной логистической инфраструктурой. Более того, они не учитывают специфический отраслевой контекст и ограничения, с которыми сталкиваются предприятия среднего и крупного бизнеса, а также не всегда выполняют ожидаемую оптимизацию на всех этапах управления транспортом на территории двора.

При выборе платформы для автоматизации логистики двора, мы рекомендуем отталкиваться от признаков готовности и функциональной зрелости YMS. В таком решении должны быть реализованы возможности управления всеми бизнес-процессами в едином информационном поле: планирование, управление въездом, парковкой, перемещениями по прилегающей к складу территории, взаимодействие через оповещения с водителями и сотрудниками, специфическим оборудованием.

При этом решение должно быть гибким, способным адаптироваться под растущий бизнес. Это достигается за счет современной архитектуры, регулярного обновления версий, простоты настроек, быстроты доработок под конкретные задачи отдельных заказчиков. Также необходимо обратить внимание на сроки внедрения системы, обучения персонала и пользовательский опыт, когда сотрудники склада и двора охотно работают с интуитивно понятным интерфейсом.

Интеграция YMS с другими системами (WMS, TMS, ERP) еще один критически важный аспект. Хорошо, если удастся «подружить» эти системы, что в реальности часто бывает непросто — для этого мы обычно применяем платформенный подход к автоматизации и отдаем предпочтение внедрению на базе собственной логистической платформы. Вопросы информационной безопасности также играют важную роль, особенно при обмене конфиденциальными данными. YMS должна соответствовать стандартам безопасности и обеспечивать защиту от несанкционированного доступа, а также поддерживать принятые протоколы шифрования и аутентификации.

Внедрение YMS — это важный и логичный шаг для компаний, стремящихся к непрерывной оптимизации логистических операций на всей цепи поставок. Ключевыми сигналами для внедрения YMS служат неравномерная нагрузка на склад, очереди на въезде, отсутствие автоматизированного учета транспорта и использование одних и тех же ресурсов для разных видов транспорта. При выборе решения мы советуем отдать предпочтение комплексным продуктам, охватывающим все ключевые бизнес-процессы, от планирования и управления въездом до аналитики двора и отчетности. Убедитесь, что выбранная система гибка, отказоустойчива и соответствует именно вашей отраслевой специфике.