«КОРУС Консалтинг» перешел на безбумажный кадровый документооборот с HRlink

Подключившись к облачному сервису HRlink, «КОРУС Консалтинг» перевел в электронный формат наём новых сотрудников, процесс внесения кадровых изменений и предоставление отпусков. Теперь для оформления документов не требуется присутствие в офисе – для каждого работника в личном кабинете создается ЭЦП, с помощью которой можно подписывать кадровые документы через СМС, мессенджеры или электронную почту. Благодаря готовой интеграции HRlink с порталом «Работа в России» для доступа к документам можно использовать единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Первым значимым результатом проекта стало ускорение оформления новых сотрудников. Раньше оформление могло занимать несколько дней: нужно было подготовить документы, организовать их подписание через курьера или в офисе. Сейчас часть документов подписывается онлайн за несколько минут прямо со смартфона через HRlink.

Ускорилась работа и с текущими сотрудниками. Офисы «КОРУС Консалтинг» расположены в трех городах, и часть людей в связи с пандемией COVID-19 перешли на удаленный режим – все это усложняло оформление отпусков и проведение кадровых перестановок. Переход на безбумажный формат позволил перераспределить нагрузку менеджеров отдела кадров и уменьшить время подписания внутренних документов. Более того, к 2022 году ИТ-компания планирует существенно сократить затраты на хранение и транспортировку бумажных версий.

«Цифровизация кадрового документооборота дает видимый экономический эффект за счет сокращения расходов на материалы, доставки, архивы и трудозатраты персонала. В то же время наши клиенты стремятся не только к финансовой оптимизации: они заботятся о комфорте сотрудников, технологичности процессов, скорости и удобстве оформления и коммуникаций – все это кусочки пазла, составляющие HR-бренд компании», – говорит Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlink.

Сейчас к сервису подключено 50% сотрудников. В ближайших планах – масштабирование решения и интеграция с корпоративным порталом «1С: Битрикс24», где у каждого будет личный кабинет с доступом не только к кадровым документам, но и бухгалтерским выпискам, информации об отпусках, бонусах и доступных обучениях, с возможностью оформить заявки в техподдержку или финансовую службу.

Импорт данных, обучение персонала работе с сервисом и изменения внутренних процессов заняли 5 рабочих дней. Для быстрого запуска и адаптации ИТ-решения специалисты HRlink оказывают техническую поддержку – каждый запрос обрабатывается в течение 10 минут.

«Мы стремились сделать работу с документами максимально простой и комфортной для сотрудников. Большинство коллег с готовностью перешли на цифровой формат подписания и хранения – удобно, что можно использовать простую электронную подпись ЕСИА, а для тех, у кого нет такой возможности, в HRlink оперативно создается усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Мы будем и дальше развивать решение, особенно в части интеграций с корпоративными сервисами – порталом, чат-ботом, системой оформления командировок. Это позволит создать «единое окно» для работы с кадровой документацией, быстрого и удобного взаимодействия с сотрудниками, тем самым формируя современную цифровую среду компании», – комментирует Вера Ковальская, руководитель отдела кадров ГК «КОРУС Консалтинг».