Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта перевел документооборот на платформу «Авандок»

Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта – один из десяти федеральных университетов России, вузов, имеющих фундаментальное значение для образовательной системы страны. Его штат насчитывает более 2100 сотрудников в числе которых 740 научно-педагогических работников. Обучение по 190 образовательным программам ежегодно проходят в общей сложности свыше 13500 студентов.

В целях повышения эффективности автоматизированного управления документооборотом и обеспечения полного жизненного цикла документов в электронном формате, БФУ им. И. Канта принял решение о переходе с устаревшей системы электронного документооборота (СЭД) на современное, гибко-настраиваемое и удобное в эксплуатации решение. Основными задачами проекта стали разработка системы управления документооборотом для корреспонденции, внутренней документации, договорных и организационно-распорядительных документов, а также создание механизмов интеграции с существующими информационными системами, упрощение процессов обработки документов и организация комплексного администрирования.

В качестве технологической основы новой СЭД была выбрана платформа «Авандок» - собственная разработка ГК «КОРУС Консалтинг». Это современная no- и low-code платформа для создания продуктов по управлению корпоративным контентом и решения смежных задач в различных отраслях бизнеса. Экосистема продуктов, реализованных на базе платформы, функционирует в едином информационном пространстве и объединяет спектр решений: «Документы», «Репозиторий», «Трекер», «Диск», Service desk, CRM.

Решение даёт возможность проводить гибкую настройку процессов автоматизации документооборота и архивного хранения документов, а также проектировать новые бизнес-процессы и тонко настраивать существующие самостоятельно с помощью конструктора без привлечения разработчиков. Также значительное внимание уделено возможности интеграции с различными информационными системами для централизованного управления документооборотом в разветвленной системе подразделений, а также возможности работы в условиях высокой нагрузки, что важно для эффективного функционирования университета.

В ходе реализации проекта специалисты ГК «КОРУС Консалтинг» совместно с командой БФТ-Холдинга провели подготовительную работу, включающую анализ существующих процессов, разработку концепции решения и обучение сотрудников. Это позволило обеспечить плавный переход на новую платформу, минимизировав дублирование процессов и повысив эффективность совместной работы команд.

«Проект внедрения платформы «Авандок» в БФУ им. И. Канта стал важной вехой в цифровой трансформации университета, так как благодаря новым функциональным возможностям системы, университет значительно ускорит процессы обработки и согласования документов. Платформа позволяет не только автоматизировать рутинные задачи, но и обеспечить единое информационное пространство по управлению документами и корпоративным контентом, что особенно важно в условиях современного образования и научной деятельности», — отмечает Павел Перов, директор по продукту «Авандок» ГК «КОРУС Консалтинг».