Управление ИТ-активами: ключевые задачи и инструменты ITAM

Управление ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM) — это процесс и практика управления жизненным циклом ИТ-активов в организации. Это включает в себя приобретение, отслеживание, обслуживание и утилизацию аппаратного и программного обеспечения, а также других связанных с ИТ ресурсов. Цель ITAM — оптимизировать использование ИТ-активов, снизить затраты, обеспечить соответствие лицензионным требованиям и улучшить общую эффективность ИТ-инфраструктуры.

• Серверы
• Рабочие станции
• Ноутбуки
• Планшеты
• Смартфоны
• Сетевое оборудование (маршрутизаторы, коммутаторы)
• Программное обеспечение (лицензии на операционные системы, приложения)
• Виртуальные машины
• Хранилища данных (NAS, SAN)
• Облачные сервисы и инфраструктура
• Базы данных
• Системы резервного копирования
• Офисная техника (принтеры, сканеры)
• Устройства ввода (клавиатуры, мыши)
• Системы безопасности (файрволы, антивирусы)
• Сетевые кабели и компоненты
• Доступ к интернету и телекоммуникационные услуги
• Лицензии и сертификаты безопасности
• Разработанные внутренние приложения и системы
• Документация и руководства по эксплуатации систем

1. Инвентаризация ИТ-активов

• Сбор данных о всех ИТ-активах, включая оборудование и программное обеспечение.
• Создание и поддержание актуальной базы данных ИТ-активов.

2. Управление жизненным циклом активов

• Отслеживание всех этапов жизненного цикла активов: от приобретения и установки до утилизации.
• Планирование обновлений и замены оборудования.

3. Лицензирование программного обеспечения

• Управление лицензиями на программное обеспечение, контроль за соблюдением лицензионных соглашений.
• Оптимизация использования лицензий для снижения затрат.

4. Оптимизация затрат

• Анализ затрат на приобретение и обслуживание ИТ-активов.
• Поиск возможностей для снижения затрат, например, через консолидацию активов или использование облачных решений.

5. Управление рисками и соответствием:

• Обеспечение соответствия внутренним политикам и внешним регулятивным требованиям.
• Уменьшение рисков, связанных с потерей данных или нарушением безопасности.

6. Поддержка процессов закупок

• Содействие в принятии решений о закупках на основе данных об использовании и состоянии текущих активов.
• Оценка предложений поставщиков и управление контрактами.

7. Мониторинг и отчетность

• Создание регулярных отчетов о состоянии и использовании ИТ-активов.
• Мониторинг производительности активов и выявление проблемных областей.

8. Управление изменениями и конфигурациями

• Координация изменений в конфигурации ИТ-систем для минимизации сбоев.
• Поддержка актуальности данных о конфигурациях.

9. Обучение и поддержка пользователей

• Обучение сотрудников правильному использованию ИТ-активов.
• Обеспечение технической поддержки и консультаций.

10. Утилизация и переработка

• Организация безопасной утилизации и переработки устаревших или неисправных ИТ-активов.
• Обеспечение соблюдения экологических норм и стандартов.

ITAM (Управление IT-активами) и ITSM (Управление IT-услугами) — это два разных, но взаимосвязанных подхода в управлении IT-инфраструктурой. Вот сравнительная таблица, которая поможет понять различия между ними:

Эти два направления часто работают вместе для обеспечения эффективного использования IT-ресурсов и предоставления качественных IT-услуг. ITAM помогает контролировать и оптимизировать физические и цифровые активы, тогда как ITSM фокусируется на улучшении процессов и предоставлении услуг для удовлетворения потребностей бизнеса.

Современные технологии предоставляют множество инструментов для эффективного управления ИТ-активами. Эти инструменты позволяют автоматизировать многие процессы, связанные с учетом, мониторингом и управлением активами. Среди них можно выделить системы управления конфигурациями (CMDB), программное обеспечение для управления лицензиями и решения для мониторинга состояния оборудования.

• Системы управления конфигурациями (CMDB): позволяют централизованно хранить и управлять данными об ИТ-активах.
• Программное обеспечение для управления лицензиями: помогает контролировать использование программных продуктов и избегать нарушений лицензионных соглашений.
• Решения для мониторинга: обеспечивают постоянный контроль за состоянием оборудования и позволяют своевременно выявлять неисправности.

В России существует несколько инструментов для управления ИТ-активами, которые помогают компаниям оптимизировать процессы, связанные с учетом, управлением и обслуживанием ИТ-ресурсов. Рассмотрим некоторые из них, их преимущества и ориентировочные цены.

1C:ИТИЛ

Преимущества:

• Интеграция с другими продуктами 1С, что упрощает обмен данными.
• Поддержка стандартов ITIL, что позволяет улучшить качество управления ИТ-услугами.
• Гибкость настройки под нужды конкретной компании.

Цена:

Стоимость лицензии начинается от 50,000 рублей, в зависимости от количества пользователей и функционала.

Naumen Service Desk

Преимущества:

• Широкий функционал для управления заявками и инцидентами.
• Поддержка ITIL-процессов.
• Возможность кастомизации интерфейса и отчетности.

Цена:

Лицензия стоит от 100,000 рублей.

ITSM 365

Преимущества:

• Облачное решение, что снижает затраты на инфраструктуру.
• Быстрое развертывание и обновление.
• Поддержка мобильных устройств.

Цена:

Подписка начинается от 2,000 рублей в месяц за пользователя.

Alloy Navigator

Преимущества:

• Интуитивно понятный интерфейс.
• Возможность интеграции с другими системами.
• Поддержка управления изменениями и конфигурациями.

Цена:

Лицензия стоит от 80,000 рублей. Стоимость внедрения начинается от 150,000 рублей.

Класс365

Преимущества:

• Удобный для малого и среднего бизнеса.
• Облачное решение с быстрой настройкой.
• Возможность интеграции с бухгалтерскими системами.

Цена:

Стоимость подписки начинается от 1,500 рублей в месяц за пользователя.

ITAM предоставляет бизнесу множество преимуществ, которые значительно повышают эффективность и оптимизируют использование ресурсов. 

1. Во-первых, ITAM позволяет компаниям получить полную прозрачность в отношении своих ИТ-активов. Это включает в себя как аппаратное, так и программное обеспечение, а также лицензии и контракты. Такая прозрачность помогает избежать избыточных закупок и оптимизировать расходы.
2. Во-вторых, управление ИТ-активами способствует снижению рисков, связанных с безопасностью и соблюдением нормативных требований. Своевременное обновление и поддержка программного обеспечения, а также контроль за соблюдением лицензионных соглашений помогают избежать штрафов и утечек данных.
3. Третье преимущество заключается в улучшении планирования и прогнозирования. ITAM предоставляет аналитические инструменты, которые позволяют более точно предсказывать потребности в ресурсах, что способствует более эффективному бюджетированию и стратегическому планированию.
4. Кроме того, ITAM улучшает обслуживание и поддержку пользователей. Понимание того, какие устройства и программы используются в организации, позволяет службе поддержки быстрее решать возникающие проблемы и снижать время простоя.
5. Наконец, управление ИТ-активами способствует устойчивому развитию компании. Оптимизация использования оборудования и программного обеспечения не только снижает расходы, но и уменьшает углеродный след организации, что соответствует современным экологическим стандартам и требованиям.

Внедрение ITAM (управление ИТ-активами) в работу бизнеса — это сложный процесс, который требует тщательного планирования и реализации. Вот основные шаги, которые могут помочь в этом процессе:

1. Определение целей и задач: Прежде чем начать внедрение ITAM, необходимо четко определить, какие цели вы хотите достичь. Это может быть снижение затрат, повышение эффективности использования ресурсов, обеспечение соответствия нормативным требованиям и т.д.
2. Аудит текущих ИТ-активов: Проведите инвентаризацию всех существующих ИТ-активов, включая оборудование, программное обеспечение и лицензии. Это поможет понять текущую ситуацию и определить области для улучшения.
3. Разработка политики управления ИТ-активами: Создайте политику, которая определяет процессы и процедуры управления ИТ-активами. Это должно включать в себя правила закупки, использования, обслуживания и утилизации активов.
4. Выбор и внедрение инструментов ITAM: Выберите подходящие программные решения для автоматизации процессов управления ИТ-активами. Это могут быть специализированные системы, которые помогут отслеживать и управлять активами на протяжении всего их жизненного цикла.
5. Обучение сотрудников: Обеспечьте обучение сотрудников, которые будут работать с системой ITAM. Это поможет повысить их компетентность и эффективность в управлении активами.
6. Процесс управления изменениями: Внедрение ITAM может потребовать изменений в существующих процессах. Разработайте план управления изменениями, чтобы минимизировать сопротивление и обеспечить гладкий переход.
7. Мониторинг и оптимизация: После внедрения ITAM важно регулярно мониторить эффективность системы и процессов. Это позволит выявлять узкие места и оптимизировать управление активами.
8. Обеспечение соответствия нормативным требованиям: Убедитесь, что все процессы управления ИТ-активами соответствуют действующим нормативным требованиям и стандартам.
9. Оценка результатов: Периодически оценивайте результаты внедрения ITAM, чтобы убедиться, что достигнуты поставленные цели и задачи. В случае необходимости вносите коррективы в процессы и политику управления активами.