Как сэкономить время на старте этапа макетирования отчетности?

Как правило, аналитик на этапе макетирования сталкивается с одной и той же проблемой – нехваткой времени и страхом «белого листа». Использование стандартных графиков не всегда подсвечивает проблемы, а времени, чтобы разобраться и подготовить данные для более сложных диаграмм – нет. Не стоит забывать о важности примеров для пресейла с реальными данными, когда нужно показать клиенту такой макет, при просмотре которого обсуждение уходит в бизнес, а не в дашборд. 

В таких случаях и может быть полезен фреймворк макетирования отчетности. О создании фреймворка, его плюсах и минусах рассказывает Оксана Собянина, старший бизнес-аналитик департамента аналитических решений «КОРУС Консалтинг».

В июле 2022 года я начала работать как бизнес-аналитик в «КОРУС Консалтинг». Представьте, вы приходите в новую компанию и сразу попадаете на старт большого проекта по внедрению КХД, одним из этапов которого является разработка макетов отчетности для двух функциональных областей.

Несколько слов о проекте: Заказчик – крупная региональная сеть супермаркетов.

• Проведено 48 интервью;
• исследовано около 40 отчетов;
• 190 показателей и 80 измерений было выделено для дальнейшей работы.

На основании всего этого требовалось разработать 20 макетов отчетности, по 10 на каждую функциональную область. К слову, BI у Заказчика не было, отчетность обычно рассылалась по почте в PDF или Excel файлах, и как правило представляла собой длинные таблицы с некоторой индикацией.

В ходе работы над этим проектом был разработан инструмент макетирования отчетности, в основе которого лежит сформированный в нашей компании принцип конструирования дашборда, исходя из решаемой бизнесом задачи, или «сценарный подход».

Этот инструмент можно переиспользовать в будущем и на других проектах, тем самых упростив свою работу с макетированием и представлением результатов.

В основе сценарного подхода лежит анализ пути от идентификации проблемы, через ее локализацию к решению. Он помогает систематизировать работу с данными. Обозначая вопросы к данным, мы собираем показатели, необходимые для ответа на эти вопросы и представляем их в таком виде, чтобы ответ был очевиден. Сценарный подход дает устойчивый результат от анализа данных, когда каждый пользователь понимает, какую информацию он должен получить в ходе анализа. К тому же, в сценарном подходе нагрузка на систему снижается за счет специализации отчетов, которые включают в себя необходимый для определения проблемы и принятия решения перечень показателей.

Для правильной реализации сценарного подхода к макетированию нужно выполнить несколько условий. В первую очередь нужно разделить все требования на области, в соответствии с бизнес-процессами компании. Далее необходимо собрать требования с бизнес-пользователей, сформировать логическую модель данных и определить роли пользователей. После этого уже можно заниматься созданием эскизов с учетом типовых вопросов и ответов.

На описанном ранее проекте, после завершения этапа сбора требований, было необходимо приступать к макетированию. Первая сложность, с которой я столкнулась, — это тот самый «чистый лист». До этого разрабатывать отчетность с нуля мне не приходилось, но темой я интересовалась. У меня была задача – объединить все свои знания и наработки в полезный инструмент, который действительно будет помощником в поиске инсайтов и проблем в бизнесе.

Потратив некоторое время, я структурировала имеющуюся информацию и сделала первые наброски. Вот так это выглядело.

Появилась структура будущей отчетности, с выделением восьми предметных областей, наполненных перечнем показателей. Однако набор этих показателей не имел необходимого уровня детализации и целостной картины.

Поэтому следующим действием была проработка макетов в отдельности. На рисунке мы видим разделение дашборда на зоны, перечень показателей и наброски фильтров.

Картина начинала постепенно вырисовываться, но я упускала цель – вопрос, на который пользователь должен получить ответ при обращении к дашборду. Ведь задача в рамках проекта – не просто предоставить пользователям набор данных для свободного анализа, а дать инструмент с готовыми сценариями выявления проблемы на основе данных.

Передо мной стояли две задачи: переработать структуру и определить цели каждого уровня.

Так как функциональные области были достаточно объемными и включали в себя множество показателей, для их структурирования и удобства дальнейшей работы было принято решение выделить несколько предметных областей.

Для каждого дашборда были сформулированы вопросы, на которые он должен ответить. В дальнейшем, прописанные в структуре вопросы и пользователи, мне очень помогли при детальной проработке макета. Во-первых, я понимала, кто будет основным пользователем отчета. Во-вторых, на какие вопросы конкретный пользователь должен получить ответы.

Я копировала вопросы из структуры, размещала их рядом с макетом и таким образом, они всегда были у меня на виду, и я на них ориентировалась и разбиралась с помощью каких показателей и диаграмм я смогу получить ответы.

Так как функциональные области были достаточно объемными и включали в себя множество показателей, для их структурирования и удобства дальнейшей работы было принято решение выделить несколько предметных областей.

Таким образом, в дополнение к структуре и целям, была получена третья составляющая основы макетирования – сценарный подход, о котором я говорила ранее.

В результате проделанной работы был получен следующий результат: прямоугольники с вопросами превратились в макеты дашбордов, отвечающие на те самые вопросы.

С этими макетами мы уже выходили к Заказчику. Работа велась в Excel, и получился удобный инструмент не только макетирования, но и демонстрации.

Была добавлена удобная навигация, при помощи которой можно было перемещаться в нужное место файла. При нажатии на дашборд, происходил переход к нужному листу и обратно. Во-вторых, Excel позволяет использовать реальные данные при построении диаграмм.

Мне показалось важным поделиться этим инструментом с другими аналитиками, возможно кому-то он упростит работу и станет хорошим помощником.

Перейдем непосредственно к самому шаблону. Он включает в себя общую структуру отчетности, лист с вопросами, шаблоны визуальных элементов.

Структура. Данный лист представляет собой структуру отчетности, детализированную по уровням применения и ответственности. Здесь необходимо заполнить основных пользователей и наименования дашбордов, соответствующие макеты будут транслироваться сюда автоматически с заранее подготовленных дашбордов, лишнее по итогам можно удалить.

Следующий раздел – это блоки с вопросами, на которые мы должны получить ответы. Здесь мы их фиксируем и к ним обращаемся в ходе разработки.

Также, инструмент содержит шаблоны для нескольких типов диаграмм, не самых простых и очевидных, на подготовку которых потребуется затратить некоторое время. Чтобы немного упростить этот этап и были созданы эти заготовки. Какие визуальные элементы можно получить в рамках инструмента, лишь подставив свои данные в заранее подготовленные таблицы? Такие виды диаграмм как – водопад, точечная, пузырьковая, комбинированная, паук.

Например, для получения точечной диаграммы заполняем данные для осей Х и У в таблице слева и получаем готовый вариант визуализации, в котором нам остается лишь изменить цветовую гамму для необходимости. Основные базовые настройки визуального отображения уже были сделаны.

А так выглядит пустой макет дашборда с основными элементами, который и будет транслироваться в структуру. Именно его мы должны заполнить визуальными элементами.

Конечно, каждый в работе использует свои подходы и свои наработки, полученные с опытом. Но находясь в начале карьерного пути или на старте новой задачи, в частности по разработке макетов, хочется иметь какую-то основу, помощника, чтобы не оставаться наедине с «чистым листом» и не тратить на него лишнее время. Я думаю, что описанный выше шаблон макетирования может стать именно таким помощником, который будет структурировать информацию и направлять в нужном направлении при макетировании отчетности, экономя при этом часы, затраченные на творческий процесс.