ERP в ритейле и дистрибуции: опыт сети «Фарм»

Анна Курьян, руководитель проекта по внедрению ERP в сети «Фарм» рассказала, каково это — первыми в стране внедрять новый продукт вендора, как решать связанные с этим сложности и какие результаты от новой системы получила сеть.

• В 2013 году вы первыми запустили Microsoft Dynamics AX 2012 в России. Каково это, первыми в стране внедрять новую версию продукта? Опасались ли вы, что рискуете дополнительно усложнить задачу?

Не секрет, что не всем крупным компаниям удается успешно осуществить такие масштабные проекты как внедрение ERP. Всегда есть риск потери клиентов, пока в компании разбираются с новой системой, и падает производительность отлаженных ранее бизнес-процессов. 

Действительно, риск был, но страшно нам не было. Microsoft Dynamics AX – хорошо зарекомендовавшая себя система, оптимальная по соотношению цена-качество платформа, гибкий инструмент для автоматизации бизнеса. Наш партнер по проекту — опытный интегратор и надежная компания, имеет значительное количество успешных проектов и обладает одной из лучших экспертиз на рынке ERP. На мой взгляд, важнейшими факторами успешной реализации проекта явились: «железная» воля руководства компании и лояльность сотрудников в процессе подготовки и внедрения системы, четкое следование плану и сосредоточенность на запуске главных бизнес-процессов (все кастомизации, без которых можно обойтись на 1-м этапе откладывались), и, разумеется, команда проекта — ее, несомненно, высокий профессиональный уровень, готовность выкладываться на все сто.

Не стану скрывать, проблемы были. Неприятно  учиться на своих ошибках, и шишек мы набили. MS Dynamics 2012 требовала особого подхода к релизам, мы находили системные ошибки там, где их раньше не было. Сразу после запуска система казалась пользователям «сырой» и не дружелюбной.  Особенно остро перед нами встала проблема с быстродействием системы, когда после запуска в центральном офисе в Москве, в систему один за другим стали «подтягиваться» наши филиалы, заработала интеграция с кассами, с предыдущей системой «БЭСТ», с 1С. В новом продукте не все было гладко. Когда пришло понимание, что самим не справится – попросили провести аудит быстродействия работы MS Dynamics  нашего партнера по проекту внедрения — «КОРУС Консалтинг»; также для аудита ИТ-инфраструктуры был привлечен независимый подрядчик. Над оптимизацией кода и базы данных пришлось потрудиться и администратору баз данных, и архитектору и программистам.

Предметом особой гордости проекта считаю начало промышленной эксплуатации системы в московском офисе точно в назначенный по плану срок — 1 июля 2013 года, спустя чуть более чем год после его kick-off в символичный день — 12 апреля 2012 года.  

• Как меняется жизнь сотрудников с новыми техническими изменениями и сложностями, которые с ними связаны? Есть ли негативная реакция?

Сложно было первые года полтора. Во-первых, начав в 2013 году переход на «Аксапту , мы еще два года поддерживали работу предыдущей системы — «БЭСТ» и ее интеграцию с MS DAX, так как невозможно было одновременно стартовать работу в 26 филиалах. Интеграция не была идеальной – много времени тратилось на выявление и исправление ошибок, возникающих при обмене данными. Помимо этого, в качестве инструмента для расчета заработной платы, а также формирования бухгалтерской отчетности мы используем 1С, которая также интегрирована с MS Dynamics. Они тоже не сразу «подружились». 

Во-вторых, мы достаточно быстро поняли, что выбор серверов был неудачным (точнее их, просто было недостаточно), и отделу ИТ пришлось «апгрейдить» железо, чтобы обеспечить достаточную производительность системы.

В-третьих, как уже было сказано, в рабочее время возникали блокировки на SQL-сервере, пришлось заниматься и ими — оптимизировать запросы, код в самой MS DAX.

В-четвертых, негатив порождается необходимостью пользователей выйти из зоны комфорта, отказаться от старых привычек и учиться действовать по-новому в новой системе.  Мы, безусловно, постарались смягчить стресс сотрудников, связанный с переходом. И в этом большую роль сыграл структурированный подход к трансляции решения в филиалы: четкий план перехода, готовые инструкции пользователей и тестовые задания, организация поддержки пользователей. Заранее проводилось удаленное обучение ключевых сотрудников в филиале. Только после этого выезжала команда для обучения и поддержки пользователей на месте. Консультанты всегда были «в шаговой доступности» в первую неделю работы в системе. Но самое главное, были люди-прометеи на местах — начальники отделов продаж, директора филиалов, да и просто молодые энергичные сотрудники, готовые к изменениям; они создавали правильную атмосферу, помогали адаптироваться остальным. 

Теперь, спустя 4 года, по признанию многих пользователей, они почувствовали что «пересели из хорошо тюнингованного отечественного автомобиля в зарубежный премиум-класс»! И сейчас, нам хочется говорить о конкурентных преимуществах, полученных после внедрения и доработки нашей системы.

• Насколько эти платформы удобны для использования в вашем бизнесе — дистрибуции и ритейле? Много ли пришлось делать доработок, достаточно ли производительны решения?

Мы являемся оптово-розничной компанией, и развиваем разные каналы продаж — B2B, B2C и собственную розничную сеть, которая в данный момент насчитывает около 60 магазинов.

Торговые точки обслуживаются кассовым ПО Frontol, которые также интегрированы с ERP-системой.

Бизнес и меняющееся законодательство требует изменений, и с DAX, в большинстве случаев, мы имеем возможность его удовлетворить, речь только о сроках — возможноти отдела развития ERP небезграничны. На текущий момент мы выполнили около 900 доработок разной степени сложности. Тяжело выделить какие-то особо. Пожалуй, самые важные те, которые позволяют гибко настраивать ассортимент и регулировать ценовую политику в разных каналах продаж, помогают обеспечивать высокий уровень обслуживания клиентов, формировать необходимую аналитическую отчетность для маркетологов, отделов продаж, финансистов, автоматизируют и значительно облегчают рутинную работу сотрудников. Проблема с производительностью давно в прошлом.

• ERP считается стержнем ИТ-инфраструктуры для крупной компаний. А какие проекты по модернизации и улучшению этой и других ИТ-зон вы провели в последние годы? 

Год назад мы, с помощью «КОРУС Консалтинг»; внедрили CRM, причем не ставили отдельную систему, а развили соответствующий модуль MS Dynamics. Она помогает организовывать, контролировать процесс и результат работы менеджеров по привлечению потенциальных клиентов. 

Внедрена и дорабатывается интеграция с системами EDI, DiaDoc. 

Созданы удобные web-формы для работников склада- они самостоятельно регистрируют в системе операции окончания сборки заказов, печатают паллетные листы и этикетки, для этого им не требуется работать непосредственно с ERP, как это было вначале.

В данный момент мы ведем подготовку к модернизации распределительного центра в Подмосковье, и готовимся внедрить WMS-систему, которая безусловно будет интегрирована с DAX. 

Наиболее приоритетная задача, реализацией которой  занимается в данный момент отдел развития бизнес-систем, — это запуск нового сайта и проект по электронной коммерции, также невозможный без привязки к ERP. 

• Как все это сказалось на бизнесе? 

Главной цели — создания единого информационного пространства компании для всех ее подразделений: двадцати шести филиалов, отделов закупок, логистики, продаж и маркетинга, бухгалтерии, финансов, склада, транспортного отдела — мы добились. Это позволило достигнуть максимально точной отчетности о финансово-экономическом состоянии компании, благодаря интеграции DAX с OLAP-технологиями. Автоматизация бизнес-процессов привела к их прозрачности и контролируемости, общему повышению эффективности и слаженности работы. 

Успешное внедрение ERP дало толчок дальнейшему развитию бизнес-приложений и систем, без которых просто невозможно представить себе существование бизнеса в современном мире.

Материал опубликован на портале Global CIO, июнь 2017