Чем заменить иностранные ECM

Уход иностранных вендоров с российского рынка заставил подойти к вопросу импортозамещения ключевых систем не в теории, а на практике. Коснулось это и решений для электронного взаимодействия компаний и людей: СЭД и ECM. При всем многообразии представленных на рынке решений, продуктов, соответствующих требованиям крупных заказчиков, пока не так много. CNews изучил рынок отечественных ECM.

По данным Markets and Markets, в 2021 г. объем мирового рынка ECM–систем составил $23,6 млрд. В ближайшие 5 лет он будет расти в среднем на 9,8% в год и к 2026 г. достигнет $37,7 млрд. Statista прогнозирует, что объем мирового рынка ECM составит $32,3 млрд к 2027 г.

Ключевыми факторами, способствующими росту рынка, являются растущий спрос на соблюдение нормативных требований и повышение прозрачности бизнеса, усиление контроля в сфере корпоративного управления информацией, повышение безопасности и оптимизация бизнес-процессов путем автоматизации повторяющихся рутинных операций.

Аналитики отмечают, что пандемия COVID-19 положительно повлияла на развитие рынка управления контентом. Массовый переход на удаленную работу заставил компании заняться совершенствованием процесса управления документами. ECM–системы обеспечивают безопасный доступ к критически важной бизнес-информации независимо от местонахождения пользователя.

Особенно стремительно растет спрос на ECM-системы в организациях, предоставляющих услуги на базе ИТ. Они обрабатывают критически важные данные из различных отраслей, таких как финансы, здравоохранение, образование, госсектор и т.д., и вынуждены соблюдать множество стандартов и требований к обеспечению их безопасности.

Обострил актуальность перехода на безбумажное взаимодействие и рост стоимости бумаги. Из-за текущих событий стоимость за пачку выросла в разы, подняв за собой себестоимость всех видов документооборота: от договорного и организационно-распорядительного до кадрового. Бизнес теряет деньги каждый день, и еще никогда задача перехода на российские СЭД/ECM-системы не стояла так остро.

TAdviser подсчитал, что объем российского рынка ECM-систем в 2019 г. составил ₽52,4 млрд. В конце 2021 г. своими оценками поделилась компания «Эдит про»: по ее данным в 2020 г. отечественный ECM-рынок вырос на 10%, то есть до ₽57,6 млрд, а по итогам 2021 г. увеличится еще на 12-15%.

Перехода бизнеса на электронный документооборот в России все еще в процессе. В период пандемии спрос на ECM-системы неуклонно рос, круг заказчиков расширился: новые условия работы подстегнули тех, кто раньше сомневался в необходимости автоматизации документооборота. Активнее всего в этот процесс включились компании финансового сектора, строительства, торговли и машиностроения. В текущей ситуации подтягиваются и те, у кого ранее были сомнения.

Компании ищут современные платформы и готовы заменить устаревшие системы. Растет интерес к веб- и мобильным приложениям. Активнее всего автоматизируется кадровый документооборот: частные компании и государственные организации постепенно переходят на электронные трудовые книжки.

• гибкая архитектура: возможность настройки под специфические бизнес-процессы, присущие российским организациям;
• кроссплатформенность: работа с любых устройств, как с рабочих станций, так и с мобильных телефонов;
• выбор вариантов размещения: как в отечественном облаке, так и on-premise;
• возможность масштабирования: увеличения как объема информации, так и количества пользователей без замедления работы;
• готовые возможности интеграции с другими системами бизнеса, а также с дополнительными инструментами (почтой, чат-ботами и так далее);
• low-code или no-code возможности — настройка инструмента без участия программиста;
• удобный интерфейс: гибкие настройки, комфортный UX, возможность адаптировать систему под компанию и пользователя;
• поддержка юридической значимости документов — в том числе, при длительном хранении в архивах;
• использование новейших технологий — например, ИИ;
• партнерство с вендором при использовании решения: возможности обучения разработчиков, предоставление необходимой документации, наличие широкой партнерской сети.

По мнению аналитиков, одним из главных трендов развития рынка ECM в ближайшие годы станут решения на основе искусственного интеллекта (ИИ) — разнообразные ассистенты, помогающие выполнять рутинные операции: распознавание, классификацию и отправку документов, их обработку и умный поиск.

В условиях санкций импортозамещение стимулируется не только требованиями госрегулятора, но и рыночной ситуацией. С уходом из России громких имен из списка разработчиков ECM рынок не опустел: отечественные продукты находятся на высоком уровне зрелости и способны поддержать даже сложные процессы, связанные с документооборотом.

На данный момент на российском рынке преобладает достаточно традиционный подход к организации управления документами и корпоративным контентом в целом. По словам опрошенных CNews представителей заказчиков, недавно завершивших внедрение ECM, основными требованиями к таким решениям были возможность работы с внутренними документами организации и обмена с внешними контрагентами; интеграция с существующими системами учета; выполнение требований 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 152-ФЗ «О защите персональных данных»; низкий порог входа по администрированию системы; наличие мобильной версии; возможность доработки системы, а также использования простой и квалифицированной электронной подписи.

Ксения Овсянникова, менеджер проекта ECM British American Tobacco Russia, в списке требований к ECM отмечает работу только в тонком клиенте, без установки чего-либо на рабочие места пользователей, включая функционал администратора. «ТЭК-Торг» была нужна простая в использовании, желательно, единая платформа с корпоративным порталом, встроенными системами управления поручениями, организации хранения файлов-библиотек, оповещений и отчетов, а также с BPM-движком, который можно настраивать под свои процессы.

«Помимо функциональности, наши требования заключались в масштабировании решения, учитывая географию предприятия», — дополняет Елена Долматова, руководитель отдела документооборота Аппарата генерального директора «Почты России». «Для нас было важно наличие некого гибридного, электронно-бумажного варианта работы», — продолжает Роман Голиков, руководитель отдела ИТ ЛГУ им. А.С. Пушкина. Однако, по словам Дмитрия Сытина, генерального директора «ТЭК-Торг», подходящих российских решений, отвечающих всем современным реалиям документооборота, нашлось не слишком много.

По словам Романа Голикова, на российском рынке представлено множество ECM-систем, особенно в облачном исполнении, и постоянно появляются новые. Однако, как правило, они «заточены» под ряд типовых, конкретных задач. Это может быть идеальным вариантом для небольшой организации с четкими и понятными бизнес-процессами. Для больших организаций, как правило, нужен более сложный конструктор, который позволит создать индивидуальный вариант системы «под себя». «А вот таких как раз-таки можно посчитать по пальцам», — отмечает Роман Голиков. «В нашем случае, система постоянно развивается. За последний год мы доработали СЭД по трем основным направлениям: оптимизация работы руководитель–помощник, процесса согласования управленческих документов и работы с входящими документами», — приводит пример Елена Долматова.

Несмотря на очевидные положительные сдвиги в законодательстве, некоторые нормативные акты все еще нуждаются в доработке. Но в связи с текущей ситуацией государство заинтересовано в упрощении процессов, а значит, все сложности — вопрос времени.

Для оценки уровня зрелости российского рынка систем управления корпоративным контентом CNews оценил десять наиболее популярных ECM-систем отечественных разработчиков. Все они включены в реестр российского программного обеспечения. Это «Авандок» от ГК «КОРУС Консалтинг» (ранее «Спутник ECM»), «1С: Документооборот» от «1С», Docsvision от одноименной компании «ДоксВижн», Tessa от Syntellect, CompanyMedia от «Интертраст», «Дело» от компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), Directum RX от одноименной Directum, ELMA ECM от ELMA, «Тезис» от Haulmont, и LanDocs от «Ланит».

Практически все эти решения изначально создавались как ECM-платформы. Но в настоящее время этот класс систем позволяет не только автоматизировать документооборот — список функций и решаемых задач расширяется управлением бизнес-процессами, работой с обращениями, кадровым документооборотом и многими другими сервисами.

Все решения имеют возможность кастомизации и, в случае необходимости, доработки ядра системы под заказчика. Большинство настроек (процессов, встроенных форм) может осуществляться самими пользователями, без участия разработчиков при помощи low- и no-code инструментов: дизайнеров процессов, встроенных конструкторов и т.д. Где-то это отдельные блоки, у некоторых систем — например, «Авандок» — практически все настройки и бизнес-процессы. Кроме того, все разработчики ключевых российских ECM-систем готовы передать заказчикам исходный код.

Все системы поддерживают внутренний (ведение организационно-распорядительной документации) и договорной документооборот. Встроенные модули для ведения кадрового документооборота отсутствуют только в ECM CompanyMediaи «1С: Документооборот» — эта функция доступна после дополнительной интеграции с системами управления персоналом. «Авандок» позволяет полностью автоматизировать кадровый документооборот.

Все рассмотренные решения дают возможность вести юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), работать с обращениями граждан, а некоторые, — организовать внутрикорпоративный чат и обсуждение документов. С помощью ECM-систем можно формировать архивы документов, однако в «1С: Документооборот» встроенной возможности создания долгосрочного архива не предусмотрено — потребуется интеграция со специализированным решением. При помощи указанных российских ECM-систем также можно создать полноценный мобильный офис.

Кроме перечисленных возможностей, разработчики предусмотрели целый ряд функций, которые делают их продукты еще более удобными для пользователей. «Авандок» – low-code, no-code продукт-конструктор, масштабируется без ограничений, позволяет быстро автоматизировать работу с электронными документами и связанными с ними процессами за счет набора готовых решений: организационно-распорядительный, кадровый, договорной, юридически значимый документооборот, входящая и исходящая корреспонденция. Позволяет без навыков программирования создавать новые бизнес-решения по управлению задачами, автоматизации работы service desk и модифицировать существующие через визуальные конструкторы без потери производительности.

LanDocs предлагает помощь в создании и ведении электронного архива проектно-сметной документации и управлении задачами команды. Docsvision поддерживает претензионно-исковую работу, внутренний аудит, управление рисками и проектами. С помощью Tessa можно автоматизировать работу сервис-деск, тендеры и закупочные процедуры. «Дело» предлагает возможность управления электронной очередью, а также мониторинга и управления сертификатами электронной подписи. В Directum RX есть функции интеллектуальной обработки первичных документов (цифровая бухгалтерия) и создания финансового архива. «Тезис» поможет провести совещание, в том числе организовать голосование и поставить задачи по результатам обсуждения.

Конечно, в текущих условиях стоимость миграции данных в новую ECM-систему не так критична, как сроки. Но по словам разработчиков «Авандок» миграция данных в системе, поддерживающей стандартные форматы загрузки, обойдется в 0 рублей, и займет всего пару дней.

Российские ECM-системы прошли нагрузочное тестирование, результаты которого подтверждены независимой стороной. Оценить, на какое максимальное число одновременно работающих пользователей они рассчитаны, довольно сложно — ведь возможности масштабирования решений за счет добавления серверов практически не ограничены. Независимое нагрузочное тестирование «Авандок» подтвердило работу в системе 70 000 пользователей без потери в скорости отклика, благодаря инструментам горизонтального шардинга это число может почти неограниченно масштабироваться без потери производительности. LanDocs поддерживает 10 000 в централизованной конфигурации, «1С: Документооборот» в «Почте России» обеспечивает ежедневную работу 12 000 пользователей, но выдержит и одновременное подключение всех 40 000 сотрудников.

Таким образом, у российских заказчиков ECM-систем уже есть неплохой выбор решений отечественных разработчиков. «Для отечественных программных продуктов нет риска отзыва или недоступности лицензий и поддержки в будущем», — уверен Дмитрий Сытин. По мнению Романа Голикова, одним из преимуществ отечественных продуктов является соблюдение требований законодательства РФ в области информационной безопасности и документооборота, а также требований к печатным формам, учету и хранению документов. Не менее важна также высокая скорость обратной связи от производителя ПО. Ксения Овсянникова отмечает возможность работы с российскими операторами электронного документооборота и квалифицированной электронной подписью, а также низкую стоимость лицензий.