Gate Management System: управление воротами для больших складских комплексов

Объемы розничной интернет-торговли в РФ уверенно растут. Этот тренд подпитывается, в том числе, мощным переходом покупателей из офлайна в онлайн. Происходящие изменения, требуют соответствующего развития складской инфраструктуры. На повестке дня сегодня — ИТ-решения, позволяющие ускорить и упростить процесс погрузочно-разгрузочных работ на складских объектах. Рассмотрим далее, как решение Gate Management System, разработанное компаниями «КОРУС Консалтинг» и Lamoda, позволяет автоматизировать эти работы на складах с любым количеством ворот и достигать при этом значительного повышения эффективности обслуживания автотранспорта.

По данным исследования Data Insight, объемы онлайн-продаж в России по итогам 2022 г. увеличились почти на 40%, и это в условиях снижения темпов роста этого рынка, которое наблюдалось в прошлом году. Интернет-продажи росли за счет миграции покупателей из традиционных торговых центров в интернет-магазины. Кроме того, специалисты «КОРУС Консалтинг» отмечают усиливающийся тренд на рынке e-commerce — перенос взаимодействия торговых и промышленных предприятий с оптовыми клиентами, партнёрами и поставщиками в цифровые каналы.

Первые признаки перехода ритейла в онлайн владельцы торговых сетей заметили раньше, и в течение 2019–2022 г. вложили серьезные финансовые средства в соответствующую инфраструктуру: складские комплексы, логистические решения и т.д. На фоне существенных капитальных затрат резонно возникают вопросы эффективного использования этих ресурсов.

Склад крупного интернет-магазина — это десятки ворот, куда поставщики или внутренние службы круглосуточно привозят товар или забирают его. В числе основных источников складских затрат — работы по разгрузке/погрузке товаров и их приемке на хранение. Оптимизировать эти расходы помогают ИТ-системы транспортной логистики TMS (Transportation Management System) и управления складом WMS (Warehouse Management System). Так, TMS умеет планировать распределение паллет или ящиков с товарами по нескольким грузовикам, прокладывать наиболее выгодный маршрут и отслеживать местоположение партий товаров. WMS-система автоматизирует складские процессы: от поступления товара в распределительный центр (РЦ) до его отгрузки клиенту. Точка пересечения этих систем — ворота складских комплексов (гейты), где грузовики теряют время в ожидании разгрузки/погрузки. Каждая компания управляет гейтами по-разному: в складской системе, в системе управления двором, в таблицах Excel или специализированных инструментах Gate Management.

Решение Gate Management System (GMS), разработанное компаниями «КОРУС Консалтинг» и Lamoda, позволяет автоматизировать управление воротами для погрузки и разгрузки транспорта на крупных складах. Система освобождает сотрудников от рутинных задач, упрощает их работу, равномерно распределяет машины и избавляет склад от очередей из автомобилей.

Яркий пример использования решения GMS в России — в компании Lamoda.

С помощью решения GMS онлайн-платформа решила проблему неравномерной загрузки и очередей на складах, обеспечив возможность более точно прогнозировать время на выгрузку. Это значит, что у всех участников процесса есть понимание, сколько времени машине нужно на разгрузку и загрузку. Также теперь ритейлер успевает принять гораздо больше машин, чем раньше. В компании рассказывают: «Если раньше машина на 2-3 короба бронировала временной слот в один час, то на этот же промежуток сейчас можно забронировать две машины с тем же объемом поставок, потому что их выгрузка производится достаточно быстро».

В системе GMS реализован режим «единого окна» для мониторинга загрузки складских ворот для менеджеров. Работа организована в едином информационном пространстве и доступ к нему получают внутренние и внешние пользователи.

Например, в Lamoda в отсутствие «единого окна» более 1700 партнеров магазина бронировали свыше 200 временных слотов на двух складах через разные каналы коммуникаций: по почте, телефону, в мессенджерах и т.п. Данные по поставщикам, накладным и отгрузкам нужно было смотреть в разных системах, а менеджеры использовали большое количество разнообразных таблиц Excel или Google в попытках объединить эту информацию. В результате им приходилось вручную переносить данные, что отнимало много ресурса сотрудников, замедляло процессы согласования и подтверждения брони.

Теперь у каждого сотрудника склада и партнера появляется личный кабинет. Причем, у всех — свои права доступа в единое информационное пространство, соответствующие конкретной роли в процессах. Так, администратор указывает, с какими документами на каждом этапе ведется работа при приемке товара и настраивает все параметры. Супервайзер задает расписание внутренних маршрутов. Диспетчер проверяет документы и отправляет транспорт на ворота. Менеджер склада обрабатывает машину. Для партнера личный кабинет — удобный интерфейс для брони ворот на складе. При этом он может быть реализован как дополнительный раздел портала, предназначенного для работы с поставщиками.

Одна из ключевых функций системы Gate Management — календарь с удобной визуальной разметкой: зеленым цветом помечаются свободные слоты (длительностью 30 мин), а недоступные закрашиваются серым цветом. В календаре партнер выбирает подходящие слоты и вносит данные об объеме поставки, водителе, номере автомобиля и другую нужную информацию. В результате исчезает необходимость вручную вносить информацию в таблицы. Кроме того, нужная информация может поступать в систему GMS из CRM или ERP.

Опираясь на полученные данные, система GMS автоматически подбирает для партнёров варианты, подходящие под объем погрузки/разгрузки. При этом супервайзер может задавать собственные правила генерации свободных слотов, например, устанавливать ограничения на количество мест. А администратор, планируя загрузку склада поставками товаров от партнеров, может установить лимит по количеству единиц на неделю. В этом случае система автоматически распределяет их по сменам и генерирует доступные слоты на неделю вперед.

В системе есть функция автосогласования. Она помогает экономить время на подтверждении броней, не требующих одобрения со стороны менеджеров или администраторов системы. Как правило, эта опция доступна для партнеров с высоким рейтингом. Система GMS автоматически ведет реестр броней, с которым работает диспетчер. Он фиксирует время каждого действия с бронью: прибытие и отъезд машины, получение документов, постановку на ворота, начало и завершение погрузки/разгрузки, включая причину опоздания и поставку некачественного товара. Эта информация становится исходной базой для анализа процессов на предмет их дальнейшего совершенствования.

У диспетчера есть еще один полезный инструмент для отслеживания актуальной ситуации на складе — мониторинг гейтов. Он показывает в реальном времени «матрицу ворот», которая отражает, какие ворота заняты или свободны, сколько машин принято и ожидается, сколько времени займет их погрузка или разгрузка, план занятости гейтов в разрезе поставщиков.

После того как партнер выбрал подходящий временной слот для доставки груза, система автоматически рассчитывает время разгрузки, используя матрицу временных затрат. Она учитывает все характеристики поставок (их задает администратор) и делает точный расчет времени для каждого конкретного случая. Это полезная функция, позволяющая еще на этапе выбора слота исключить неправильные оценки длительности операций со стороны поставщика.

Если же подходящих слотов нет, а товар нужно привезти, партнер может обратиться со специальным запросом — его заявка будет зарегистрирована в системе как особо значимая и тут же передана на ручную обработку соответствующему менеджеру.

Благодаря детальному фиксированию всех событий в системе GMS менеджеры компании получают разнообразную информацию, полезную для дальнейшей оптимизации или совершенствования работ. Так, можно делать выводы о наиболее частых причинах задержек транспорта поставщиков, изучать ситуации длительной разгрузки, понимать, на какие задачи у сотрудников уходит слишком много времени, вплоть до того, в какую смену и сколько времени тратит каждый оператор на обработку документов.

Например, компанию Lamoda интересует подробная аналитика в самых разных разрезах: по поставщикам и партнерам, направлениям, сменам, даже по точности планирования доставок поставщиками. Последний аспект представляет интерес для анализа точности исполнения поставщиками своих обязательств, чтобы по результатам сформировать рейтинг партнеров. Для более углубленного анализа данных в системе GMS предусмотрен интерфейс для подключения системы BI. А Lamoda использовала возможность интеграции GMS с системами ERP и PRM (Partner Relationship Management, управление взаимоотношениями с партнерами) для того, чтобы управлять мотивацией партнеров с помощью рейтинга. Например, компании с наибольшим количеством баллов могут записываться на разгрузку на 30 дней вперед, бронировать слоты сверх ограничений или иметь регулярные удобные окна. Для партнеров с низким рейтингом действуют более жесткие правила, например, им доступны в основном ночные слоты.

Применение концепции «единого окна», которая реализована в решении Gate Management System, дает целый ряд позитивных результатов для бизнеса, Среди них повышение качества коммуникации с партнёрами и прозрачности работы склада, упрощение получения отчетной информации и аналитических данных, полезных для оптимизации и развития бизнеса. Возможность прозрачного управления рейтингами для поставщиков повышают их лояльность и уровень дисциплинированности в исполнении своих обязательств.

В результате компания снижает задержки транспорта у ворот склада, особенно в периоды пиковой нагрузки, минимизирует ошибки в бронировании и количество забытых документов, а также сокращает объёмы ручного труда менеджеров и сотрудников склада, что оборачивается оптимальной численностью штата. Как рассказывает Дарья Хрулёва, после внедрения решения GMS команда из нескольких десятков человек теперь легко справляется с планированием и распределением нагрузки даже в пиковый сезон, потому что расписание приемки партнеров стало предсказуемым.

Количество самостоятельных бронирований выросло почти в 4,7 раза — до 75%. За счет этого компания смогла сократить команду поддержки в два раза. При этом в два раза повысилась точность планирования.

Gate Management System реализовано на базе открытых технологий и может размещаться в облаке или на серверах внутри периметра корпоративной сети. Оно легко масштабируется на новые склады, поскольку поддерживается эффективная система хранения мастер-данных. Доступ в систему через браузер возможен с десктопа и мобильного устройства. При этом у каждого пользователя установлены определенные права доступа.

Эффективность работы системы GMS зависит от конкретного ИТ-ландшафта предприятия, где производится внедрение. «Важно, чтобы в компании была установлена ERP или CRM, которая будет предоставлять GMS данные по партнерам и поставкам, и в которую GMS отправляет обращения, брони и возвраты. Также нужна система класса HRM для идентификации сотрудников компании, которые работают в GMS», — рассказывает Андрей Яцевич, руководитель проектов департамента e-commerce в ГК КОРУС Консалтинг. Для поддержки этих взаимодействий в системе GMS реализованы интеграции с CRM, ERP, HRM, BI.

Таким образом, решение Gate Management System освобождает время большого количества сотрудников, связанных со складскими операциями, от рутинных действий по бронированию ворот, ручного управления загрузкой гейтов и т.д. При этом ИТ-решение берет на себя не только задачу автоматизации рутинных операций, но и их оптимизацию. От этого заметный выигрыш получают все стороны. Так, даже для очень большого склада достаточно небольшого штата сотрудников, чтобы обеспечивать эффективную работу автотранспорта на воротах без очередей и ожиданий загрузки/погрузки. А поставщики могут с высокой точностью планировать загрузку своих машин и время разгрузки товаров на складе.