Как организовать бюджетирование в машиностроении

• Специфика производства, от единичного до крупносерийного или даже массового, накладывает особенности на метод калькуляции затрат, применение нормативов, аналитику производственных показателей и используемые методы расчета.
• Конструктивная сложность изготавливаемой продукции, большое количество документации и необходимость проведения дополнительных исследований и разработок для изменения характеристик изделия и выпуска новых модификаций требует инвестиций в научно-исследовательские и конструкторские работы, подготовку новых видов производства.
• Длительный производственный цикл от нескольких месяцев до нескольких лет с одной стороны требует долгосрочного планирования реализации, с другой стороны анализа существующего объема незавершённого производства и жёсткого контроля себестоимости производимой продукции с учетом накладных расходов.
• Высокая материалоёмкость производства наряду со сложным оборудованием обусловливает высокие текущие и капитальные затраты, высокий уровень запасов.
• Большое количество видов производств в рамках одного предприятия, в том числе большой объем вспомогательного производства, усложняют расчет себестоимости, а также требуют получать аналитическую информацию не только о стоимости основной продукции, но и стоимости продукции и услуг вспомогательных производств, потребляемых внутри компании или реализуемых на сторону. В крупных компаниях разные виды производства могут быть вынесены в отдельные ДЗО, и тогда особую актуальность приобретает задача по выверке и исключению внутригрупповых оборотов и задолженности, а также расчету нереализованной прибыли.
• Обязательства по гарантии и сервисному обслуживанию продукции предполагают создание дополнительных гарантийных резервов и выпуск комплектов запчастей с учетом прогнозируемой потребности в ремонте, что в свою очередь влияет на уровень запасов предприятия.

Необходимо учитывать и дополнительные требования к системе бюджетного управления:

• отражение посреднических схем при реализации продукции на экспорт;
• анализ влияния курса валют на себестоимость единицы изделия в связи с наличие импортной составляющей в себестоимости;
• калькулирование себестоимости для госконтрактов и предоставление отчетов в курирующие министерства и ведомства;
• анализ рентабельности отдельных видов производства с целью оптимизации производственных затрат и возможности аутсорсинга отдельных процессов;
• управление мультивалютным кредитным портфелем и денежными потоками между предприятиями в холдинговых структурах;
• контроль платежных лимитов и оперативное планирование денежных потоков

Кроме того, многие машиностроительные компании сейчас представляют собой холдинговые структуры, включающие разные виды предприятий, каждое из которых может иметь свою специфику, свою систему учета и даже свою модель бюджетирования, достаточно сложно увязать все это в единое целое.

Подход к созданию системы бюджетного управления на базе типового решения

Рассмотрим более подробно подход к внедрению системы бюджетирования на машиностроительных предприятиях и возможность применения типового решения.

Принципы учета и детализация

В первую очередь, будь то группа компаний или просто отдельно взятое предприятие, начинать нужно с базовых принципов управленческого учета, то есть решить, какие стандарты будут лежать в основе бюджетной модели (РСБУ, МСФО, собственные принципы учета). На выходе должен получится документ, регламентирующий, как будет учитываться управленческая выручка и себестоимость, как приниматься к учету материалы, в какие затраты в целях управленческого учета должны отражаться в составе капитальных вложений, какая управленческая аналитика необходима для разных объектов учета. 

Важно понимать, что детализация информация должна покрывать потребности, как внутренних, так и внешних пользователей и в то же время не быть излишней. Риск уйти в детали достаточно высок, так как исторически производственные предприятия имеют прочную методологическую базу производственного планирования с подробными планами для каждого цеха. Но все же на первом этапе создания системы бюджетирования стоит делать упор на целостность информации и ее непротиворечивость, а дальше уже прорабатывать детализацию поэтапно двигаясь сверху-вниз.

В типовом решении для машиностроения мы используем следующие основные аналитики:

• Виды деятельности – перечень конкретных видов деятельности определяется спецификой компании, обычно это реализация основной продукции и запасных частей на внешний и внутренний рынок, оказание сервисных услуг, реализация продукции и услуг вспомогательных производств и т.п. Здесь важно разделить все виды деятельности на основные и прочие и дальше отражать их соответствующем разделе Бюджета доходов и расходов (БДР).
• Виды техники /Контракты на реализацию /Заказы на производство – уровень детализации здесь зависит от характера производства. Так для штучного и мелкосерийного производства актуальна аналитика заказам, а для крупно серийного и массового будет достаточно детализации по видам техники.
• Контрагенты (внешние и внутригрупповые) – для холдинговых структур обязательно выделение внутригрупповых покупателей и поставщиков, также могут быть выделены крупные внешние контрагенты для наиболее дорогостоящих позиций закупок.
• Элементы и статьи затрат – детализация этих аналитик зависит от классификаторов, принятых на предприятии, и структуры себестоимости. Так, например, классические элементы затрат могут быть расширены с учетом потребности в детализации конкретного предприятия.
• Виды закупаемых комплектующих, сырья, материалов – детализация опять же зависит от структуры себестоимости конкретного предприятия, здесь рекомендуется выделять наиболее значимые позиции.
• Категории персонала – представляют собой группы производственного и административно-управленческого персонала и используются для анализа планов по численности и затрат на персонал, в том числе прямых затрат на ФОТ.
• Инвестиционные проекты – обычно выделяются проекты по поддержанию и развитию производства, корпоративные проекты.
• Виды кредитов и займов – в зависимости от потребностей в детальности анализа кредитного портфеля может быть расширена вплоть до кредитных договоров.
• Статьи движения денежных средств – детализация статей БДДС должна быть сопоставима с аналитикой затрат и при этом учитывать специфику расчетов с контрагентами.
• ЦФО – перечень ЦФО зависит от финансовой структуры принятой в компании, в холдингах структура ЦФО может отличаться для каждого ДЗО.
• МВЗ – это могут быть виды производств, производственные цеха и службы предприятия. Здесь мы рекомендуем начать с менее подробной детализации и дальше постепенно наращивать аналитику.
• Дополнительные аналитики для отдельных бюджетов: виды налогов, статьи прочих доходов и расходов, источники финансирования инвестиционных проектов, Группы ОС и НМА и т.п.

Детализация отдельных показателей бюджетов должна давать возможность сформировать итоговые отчеты – Бюджет доходов и расходов (БДР), Бюджет движения денежных средств (БДДС), Баланс. Применение той или иной аналитики и ее подробность во многом зависит от принятых практик на предприятии и запросов руководства, при внедрении типового решения мы проводим адаптацию аналитик под требования компании-заказчика.

Создание бюджетной модели

Итак, имея на руках готовые принципы учета, можно приступить к созданию бюджетной модели. Методологически бюджетная модель должна включать следующие уровни:

• Стратегический уровень - информация, позволяющая увязать показатели среднесрочного планирования с долгосрочной стратегией развития предприятия.
• Уровень среднесрочного планирования - интегрированная бюджетная модель, в которой формируются взаимосвязанные три основные отчётные формы: БДР, БДДС, Баланс на период от одного года до трех лет. Данные заносятся в операционные и функциональные бюджеты, детализация и алгоритмы которых покрывает потребности в бюджетном управлении различных видов предприятий машиностроительной отрасли: серийные заводы, конструкторские бюро, управляющие компании, ремонтные и сервисные предприятия.

В типовом решении для машиностроения для ввода информации в требуемой детализации применяются бюджеты, сгруппированные в отдельные блоки.

• Целевые показатели – в этом блоке формируется информация на долгосрочный период с горизонтом от четырех лет и более:
• Бюджетные директивы – показатели, задаваемые топ-менеджментом компании, в том числе производственные показатели, например целевой объем выпуска продукции на долгосрочный период;
• Долгосрочная программа реализации («товарная программа») в разрезе аналитики продаж.
• Продажи и поступления:
  • План продаж, по видам продукции, значимым контрактам на реализацию, являющийся уточненной версией товарной программы;
  • План поступлений в аналитике аналогичной продажам с выделением сумм авансов;
  • Задолженность, сформированная автоматически на основе продаж и поступлений.
• Производственные расходы:
  • План производства в нормо-часах и человеко-часах, прямой ФОТ по контрактам, полученный на основе плана производства. Для контроля освоения плана производства используется показатель «условные машины» и плановые калькуляции на единицу продукции;
  • Прямые и косвенные затраты, детализирующиеся по аналитикам: виды продукции (контракты, заказы) для прямых затрат, элементы затрат, статьи затрат, МВЗ;
  • Формы распределения косвенных затрат, позволяющие распределять затраты в автоматическом режиме на основе заданных база распределения или при помощи ручного ввода.
  • Налоги и ФОТ
  • Бюджет ФОТ – данные о начисленной и выплаченной заработной плате, отчисления на социальные нужды, численность персонала по категориям, дополнительные показатели: премии, оплата простоев и т.п.;
  • Бюджет налогов – данные о начисленных и оплаченных налогах в разрезе видов налогов и уровней бюджета;
  • Контрольные таблицы – для сверки соответствия отраженных заработанной платы и налогов с блокам прямых и косвенных затрат.
  • Капитальные вложения
  • Бюджет капитальных вложений, отражающий показатели движение вложений в ВОА, в том числе НИОКР, расчеты по инвестиционной деятельности, данные об источники финансирования кап. вложений (в целом на сумму кап. вложений);
  • Бюджет движения ОС и НМА – данные о плановой стоимости основных средств, в том числе амортизация, по группам.
• Остальные блоки:
  • Закупки. Формируются данные о закупках и оплатах СиМ, используется информация о затратах на СиМ, начисленных в составе текущих и капитальных затрат;
  • Кредиты и займы, Финансовые вложения.  Планирование ведется в разрезе видов финансовых обязательств и вложений, для полученных кредитов и займов также задается аналитика по направлениям использования;
  • Прочие доходы и расходы, соц сфера. Планирование ведется в разрезе статей, используется информация из других блоков: списание на прочие расходы, доходы и расходы по процентам, курсовые разницы и т.п.

По данным бюджетных блоков формируются итоговые бюджеты (БДР, БДДС, Баланс), строятся аналитические отчеты и рассчитываются автоматические консолидационные корректировки, в том числе исключение ВГО, нереализованная прибыль и себестоимость с точки зрения группы компаний.

Автоматизация бюджетной модели

Система бюджетирования включает в себя помимо методологической составляющей настроенное программное обеспечение, эксплуатационную документацию, пользователей и обслуживающий персонал. Внедрение типового решения для машиностроительных предприятий позволяет получить:

• Автоматическое формирование бюджетов от форм ввода до сводных бюджетов;
• Настроенный процесс согласования бюджетов по ЦФО с возможностью контроля сроков предоставления бюджетов ответственными подразделениями.
• Централизованный доступ пользователей к системе с разграничением зон ответственности по ЦФО с учетом особенностей конкретных предприятий.
• Автоматизированную сверку ВГО с несколькими вариантами отчетов о сверке.
• Автоматическое формирование презентаций к советам директоров предприятий для защиты бюджетов и демонстрации отчётов об их исполнении.
• Возможности гибкого изменений справочников ДЗО за счет построения архитектуры системы, позволяющей разделять компаний группы по разным приложениям, но при этом централизованно администрировать справочники и алгоритмы.
• Интеграцию с имеющимися системами компании:
  • с системой казначейства для выгрузки бюджетных лимитов и загрузки оперативного плана платежей;
  • с системой инвестиционного планирования для загрузки данных о планируемых капитальных вложениях.
  • с системой учета для загрузки факта исполнения бюджета;
• Эксплуатационную документацию и обучающие семинары для пользователей и администраторов системы.

Преимущества применения типового решения

• Стоимость и сроки внедрения минимизируются за счет использования готового решения и опыта других компаний отрасли.
• Руководство компании получает эффективный инструмент, с помощью которого можно в короткие сроки собрать бюджет компании, проанализировать достижение целевых показателей.
• Снижаются затраты на ИТ-инфраструктуру и поддержку бюджетной модели за счет централизации функций.