«Северсталь» перевела 9 000 сотрудников СЭД на «Авандок.Платформу» за 5 месяцев
ПАО «Северсталь» завершила переход документооборота на российскую no- и low-code платформу «Авандок» (разработчик платформы «КОРУС Консалтинг»): 5 месяцев — от сбора требований до запуска в эксплуатацию, миграция 650 тысяч документов без потерь, время регистрации одного документа сократилось до 40 секунд. На сегодняшний день в системе работают 9 000 сотрудников.
О заказчике
ПАО «Северсталь» — вертикально-интегрированная горно-металлургическая компания, создающая новые продукты и комплексные решения из стали вместе с клиентами и партнерами.
В число стратегических приоритетов «Северстали» входят безопасность труда и экологии, качества жизни сотрудников, лидерство в работе с клиентами, цифровых технологиях и себестоимости.
Первые шаги к обновлению СЭД
До запуска проекта в компании использовалась система электронного документооборота (СЭД), основанная на платформе SAP, и поддерживала полный цикл работы с документами от регистрации до хранения, учитывая интеграцию со справочниками и поддержку электронной подписи.
Основные ограничения используемой ранее системы:
- низкая скорость внесения изменений;
- изменения в большей степени основываются на кастомизации карточек и процессов;
- слабо развиты возможности по внесению изменений без привлечения высокоуровневых специалистов;
- зависимость от западного вендора.
Главными причинами замены СЭД для «Северстали» стали: потребность в быстром запуске новых процессов, необходимость конфигурации интерфейсов и карточек под новые требования бизнес-подразделений, без привлечения разработчиков.
Рынок и технологии меняются очень быстро, и мы обязаны идти в ногу со временем. Старая СЭД покрывала много наших потребностей, но со временем перестала отвечать запросам рынка и нашему темпу. Низкая скорость изменений, невозможность оперативной адаптации процессов, недостаточная гибкость в интеграционных подходах — каждый новый запрос от бизнеса оборачивался неделями или месяцами доработок. Стало очевидно: нам нужна не просто замена, а платформа, которая позволит быстро и гибко настраивать процессы под меняющийся бизнес.
5 целей замены СЭД
- Меньше времени на регистрацию документов;
- Удобство пользователей: карточки, статусы;
- Интеграции с корпоративными системами: SAP, OpenText и др.;
- Миграция 650 000 документов в «новую» СЭД;
- Быстрое формирование документов по шаблонам с штрихкодированием;
- Масштабируемость и поддержка no-/low-code для ускорения изменений.
Платформа «Авандок»: взвешенный выбор
В качестве решения для автоматизации документооборота «Северсталь» выбрала отечественную no-/low-code платформу — «Авандок». Внедрение осуществляла компания «ЕСМ-Консалтинг» — партнер ГК «КОРУС Консалтинг» (разработчик платформы «Авандок») с наибольшим опытом реализации проектов на этой платформе и глобальной экспертизой в области ECM технологий, постановки и автоматизации процессов документооборота.
4 причины, определившие выбор платформы:
- Скорость внесения изменений (поддержка no-/low-code для ускорения запуска новых процессов и снижение зависимости от разработчиков);
- Удобство интерфейса для пользователей;
- Высокая производительность платформы при относительно не высоких затратах на инфраструктуру;
- Быстрый поиск документов в архиве.
5 месяцев — от сбора требований до запуска в продуктив
В рамках проекта автоматизированы процессы регистрации и обработки: входящих, исходящих документов; распоряжений, приказов, протоколов, а также служебных записок и поручений.
Специалисты реализовали автоформирование документов по шаблонам с проставлением регистрационных данных, штрихкодированием и электронной подписью. Также проработали сценарии минимизации действий пользователя, что позволило сократить время регистрации документа до 40 секунд. С помощью встроенного инструмента «Авандок.Платформы» для миграции данных выполнен перенос 650 тыс. документов в «новую» систему электронного документооборота без потерь.
Удобство пользователей новой СЭД:
- карточки документов и задач: информация структурирована в удобных карточках с быстрым доступом к ключевым полям и вложенным файлам;
- предпросмотр содержимого файлов без необходимости их скачивания или открытия в сторонних приложениях;
- наглядное отображение статусов документа, задачи и понятной логикой переходов между этапами;
- возможность быстрого создания документов с использованием предзаполненных личных шаблонов;
- отображение информации о недоступности сотрудника при назначении его исполнителем задачи;
- механизм согласования (lazy approval), позволяющий утверждать задачи прямо из почты без авторизации в приложении;
- расширенные настройки списков рассылки для оперативного ознакомления сотрудников ПАО с приказами.
Low-/no-code: внедрение быстрее, поддержка проще
Принцип no/low-code оказался критически важен: он позволил запускать новые процессы и вносить изменения за дни вместо недель или месяцев. Сотрудники заказчика принимали непосредственное участие в настройке процессов и интерфейсов. Благодаря no-/low-code часть сценариев (например, кастомизация карточек и статусов) была реализована без программирования.
Главная задача «ЕСМ-Консалтинг» в этом проекте была — дать бизнесу инструмент, который можно развивать самостоятельно и быстро. Благодаря возможностям платформы «Авандок.Платформы» и активному участию сотрудников заказчика в настройке процессов, мы смогли внедрить решение за короткий срок и интегрировать решение с ключевыми корпоративными системами. Особенно ценно, что теперь запуск новых сценариев заказчик выполняет своими силами, без привлечения команды внедрения.
Результаты в цифрах
- 40 секунд — время регистрации документа
- 650 000 документов перенесено без ошибок
- 9 000 пользователей новой СЭД
- 900 000 документов уже создано в системе
- 18 бизнес-подразделений подключено
Каждый новый процесс или изменения в старой системе превращались в долгий цикл согласования с разработчиком. Переход на «Авандок.Платформу» и no-code подход дал нам главное — скорость в развитии ЭДО в компании. Миграция 650 тысяч документов из устаревшей СЭД произведена без единой ошибки, а время регистрации входящего документа мы сократили до 40 секунд. Для нас это не просто замена СЭД, а переход к управляемой бизнесом цифровой среде.
Дальше — больше. Планы по развитию проекта
- Масштабирование: новые бизнес-единицы, процессы и подразделения
- 30 000 пользователей
- Новые сценарии автоматизации документооборота
- Интеграция с дополнительными корпоративными системами
Этот кейс хорошо иллюстрирует, ради чего компаниям сегодня нужна no-/low-code платформа. Всего за 5 месяцев партнер реализовал проект внедрения СЭД на платформе «Авандок», а дальше инициативу по развитию системы взяла на себя команда заказчика: внутри «Северстали» появился собственный центр экспертизы, который может быстро менять процессы без привлечения разработчиков. Такая модель оставляет пространство для дальнейшего участия партнера в развитии архитектуры и интеграций, а бизнес получает реальную управляемость и скорость изменений.
