Business Intelligence (BI): что это такое, зачем бизнесу BI-системы и как они работают
эксперт департамента аналитических решений ГК «КОРУС Консалтинг»
Business Intelligence переводится с английского как «бизнес-аналитика». Это работа с данными, изучение показателей работы компании. Бизнес-аналитика позволяет компаниям принимать решения, основанные на анализе данных (data driven decision making). Крупные компании используют для аналитики BI-системы.
Знать о BI-системах полезно всем, кто развивает карьеру. В таких системах работают собственники бизнеса, руководители высшего звена, менеджеры. Есть даже профессии, связанные с ними, — BI-аналитик и BI-инженер. В этом материале рассказываем главное о BI.
Что такое BI-системы
BI-системы — программные продукты, которые собирают информацию из разных источников, обрабатывают её и представляют в виде удобных отчётов. Они упрощают анализ данных, с их помощью пользователи могут принимать решения быстрее и эффективнее.
В BI-системах работает процесс, называемый ETL: extract, transform, load — извлечение, преобразование и загрузка. Вот как можно описать этапы работы BI-систем:
- Сбор данных. BI-системы способны извлекать их из множества разных источников — CRM-систем, баз данных, ERP-систем и даже таблиц в Excel и Google Sheets. Они могут делать это автоматически, могут — по запросу пользователя.
- Обработка данных. Все извлечённые данные системы преобразуют в формат, с которым могут работать. Потом структурируют и изучают данные — определяют зависимости и закономерности.
- Визуализация данных. BI-системы строят отчёты и визуализируют их: создают презентации, графики, дашборды. Дашборд — это интерактивная информационная панель, на которую выводят важные для пользователей системы показатели.
Готовыми отчётами могут пользоваться аналитики, генеральный директор, руководитель отдела маркетинга, продакт-менеджер и другие специалисты. Одна BI-система может предоставлять отчёты для разных целей — например, выводить дашборды с данными, нужными разным специалистам.
Благодаря BI-системам специалисты быстрее анализируют данные. Не нужно изучать разные отчёты из разных систем, сопоставлять их, вручную считать показатели — всё видно в одном окне. Система BI-аналитики сама обрабатывает данные и визуализирует их.
BI-системы чаще используют средние и крупные компании, которым нужно обрабатывать большой объём данных. За их настройку могут отвечать разные люди — чаще всего BI-аналитики. Но также это могут быть бизнес-аналитики, руководители BI, инженеры BI. Подробнее о том, как в компаниях работают с BI, мы поговорим ниже.
Иногда BI-системы называют системами сквозной аналитики. Это неправильно.
Системы сквозной аналитики тоже собирают информацию из разных источников. Но они работают только с данными о маркетинге и продажах. Данные в них поступают из систем веб-аналитики, рекламных кабинетов, CRM-систем.
BI-системы оперируют гораздо большими объёмами данных — например, о финансах, производстве, процессах, бюджетах и так далее. В них можно построить систему отчётов, которая будет охватывать всё, что происходит с компанией. То есть сквозную аналитику можно считать компонентом BI-систем.
Какие задачи решают BI-системы
BI-системы могут работать с любыми данными, нужными бизнесу. Поэтому число задач, которые можно решать с их помощью, велико.
Вот несколько примеров таких задач:
- найти слабые места в бизнес-процессах и оптимизировать их;
- понять потребности клиентов и разработать продукты, которые удовлетворят их;
- проанализировать продажи и найти закономерности — например, в сезонных колебаниях продаж некоторых товаров;
- выяснить, почему снижается чистая прибыль бизнеса и как можно это исправить;
- управлять ресурсами — планировать закупки и поставки на основе данных о предыдущих проектах.
С помощью BI компании могут решать эти и другие задачи намного быстрее, чем компании, в которых нет BI-систем. Поэтому можно сказать, что BI-системы помогают бизнесу стать более адаптивным, эффективным и конкурентоспособным.
Продвинутые системы BI-аналитики помогают пользователям принимать решения. Например, системы со встроенным искусственным интеллектом могут показывать пути решения задач.
Как происходит внедрение BI-систем
Внедрение BI-системы — сложный процесс, который может длиться несколько месяцев или даже лет. В нём участвуют BI-аналитики, разработчики и будущие пользователи системы.
BI-аналитик проектирует архитектуру системы, организует работу, контролирует процессы, а потом сам анализирует данные. Разработчики отвечают за техническую часть. Будущие пользователи системы говорят, как она должна работать.
В процессе внедрения BI-систем много технических этапов. Мы опишем его в общем виде — выделим этапы, которые будут в любой компании:
- Определение требований. Пользователи системы рассказывают, какие нужны отчёты — например, какие показатели в них должны быть. Обычно идут сверху вниз — от потребностей руководителей к потребностям линейного персонала. BI-аналитик собирает эти требования и структурирует их.
- Определение необходимых данных. BI-аналитик вместе с пользователями прописывает, какие данные нужны для построения отчётов, есть ли они в компании, а если нет — откуда их взять.
- Определение источников данных. На этом этапе работают все участники процесса. Они определяют, откуда BI-система будет брать данные — из программы для автоматизации продаж, CRM-системы, сервиса управленческого учёта и так далее. Эти источники оценивают — смотрят, правильные ли данные они передают. Если нет, их дорабатывают.
- Выбор BI-системы. Аналитик подбирает систему, отталкиваясь от требований пользователей и источников, из которых будут поступать данные. Систем много — несколько мы перечислим ниже.
- Настройка системы. На этом этапе настраивают хранилище данных и интеграцию с источниками, проектируют пользовательские интерфейсы. BI-аналитик преобразует все требования пользователей в техническое задание для разработчиков и контролирует процессы. В результате должна получиться система, в которой будут отчёты для каждого пользователя.
- Тестирование BI-системы. К этому этапу могут привлечь тестировщиков, а могут — пользователей системы. На нём проверяют, корректны ли данные в отчётах и можно ли детализировать их до нужного уровня.
- Обучение пользователей. Это важно, чтобы пользователям было комфортно работать в BI-системе. Для обучения создают пользовательские руководства, записывают учебные видеоролики или даже проводят вебинары.
После внедрения с BI-системой начинают работать. Пользователи изучают отчёты, детализируют их, принимают решения на основе данных. BI-аналитики помогают пользователям — отвечают на вопросы, а ещё сами анализируют данные и предлагают решения, которые могут увеличить прибыль компании. Также они вместе с разработчиками дорабатывают систему, если появились новые требования к ней, и решают возникающие проблемы.
Какие BI-системы можно использовать: три примера
На рынке много систем бизнес-аналитики. Но пользователям из России доступны не все.
Например, в России была популярна платформа от Microsoft Power BI и решения от Qlik — Qlik Sense и QlikView. Сейчас лицензии на них нельзя купить. Поэтому стоит выбирать среди продуктов отечественных производителей, решений на базе открытого кода или систем из стран, которые продолжают сотрудничество с клиентами из России.
Мы рассмотрим по одному решению из каждого вида:
- Luxms BI — российская BI-система, созданная петербургской компанией Luxms. В ней можно быстро внедрять даже сложные дашборды, работать с разными инструментами визуализации и с данными, даже не зная кода. Среди клиентов Luxms BI — ОАО «РЖД» и «Газпром нефть».
- Superset — это BI-система с открытым исходным кодом, в которой можно создавать отчёты и дашборды. За использование не нужно платить. Открытый код позволяет разработчикам добавлять любые компоненты — от новой визуализации до элементов интерфейса и интеграции с информационными системами. Superset может быть полезна компаниям с сильной командой разработчиков, которые могут развивать BI-систему. В России с Superset работает, например, «ВкусВилл».
- FineBI — китайское BI-решение от разработчика FanRuan Software. Эту систему отличают простота внедрения и технической поддержки, возможности для масштабирования и готовые интеграции с различными источниками данных. FineBI походит на аналогичные западные решения, что делает её удобной для компаний, которые ранее ими пользовались. В России FineBI пользуются «Уралсиб», Tele2, Московский кредитный банк.
Чтобы выбрать подходящую систему, нужно оценить её по нескольким важным параметрам. Как это сделать, расскажем дальше.
Как выбрать BI-систему
При выборе нужно обращать внимание на четыре параметра. Рассмотрим их.
- Соответствие потребностям. Сначала нужно понять, зачем вы хотите внедрять BI-систему, какие отчёты собираетесь в ней строить и какие источники данных будете использовать.
- Функциональность. В системе должны быть все возможности, которые понадобятся вам для работы. Например, детализация отчётов, если пользователям важно подробно изучать интересующие их показатели.
- Удобство использования. Желательно, чтобы у системы был интуитивно понятный интерфейс. Иначе пользователи будут тратить на анализ много времени или вообще откажутся от работы в системе.
- Стоимость. BI-системы могут быть дорогими. Если цена не соответствует вашему бюджету, возможно, стоит выбрать другое решение — например, использовать систему сквозной аналитики.
Главное о BI-системах в пяти пунктах
- BI-системы — программные продукты, которые собирают, обрабатывают и визуализируют данные. Их используют компании, в которых работают с большим количеством данных.
- С помощью BI-систем можно решать разные задачи — анализировать финансовые показатели, исследовать предпочтения клиентов, оптимизировать бизнес-процессы.
- За внедрение BI-систем отвечает целая команда: BI-аналитик, разработчики и пользователи. Сначала определяют требования к системе и источники данных, потом выбирают систему, настраивают, тестируют её и обучают работе в ней.
- BI-систем много. В России доступны системы от местных разработчиков, системы с открытым кодом или от производителей из стран, которые работают с Россией. Например, Luxms BI, Superset и FineBI.
- При выборе BI-системы нужно определить, насколько она соответствует потребностям компании, какие функции в ней есть, удобно ли работать в интерфейсе и укладывается ли её стоимость в бюджет.