Создание электронного архива
Описание
Электронный архив – решение для организации долгосрочного упорядоченного хранения документов в электронном виде с соблюдением всех норм архивного дела.
«КОРУС Консалтинг» предлагает услуги по созданию электронного архива на базе платформ: Microsoft SharePoint, Авандок (ранее Спутник ECM) и др.
Создание электронного архива необходимо компаниям, чья деятельность непосредственно связана с обработкой и хранением большого объема информации. Таким образом, в создании электронного архива, в первую очередь, заинтересованы компании телекоммуникационного, банковского сектора, страховые компании – организации, которые ежедневно сталкиваются с обработкой большого объема абонентской документации.
Создание электронного архива позволяет повысить эффективность внутренних бизнес-процессов и уровень безопасности хранения документации. Для компаний, осуществляющих научно-конструкторскую и проектно-сметную деятельность, создание электронного архива может послужить конкурентным преимуществом в виде высокого уровня защиты данных и полного исключения возможности несанкционированного доступа к информации.
Электронный архив организует хранение всех типов документов:
- Управленческая документация.
- Корпоративная документация.
- Научно-техническая документация.
- Проектно-сметная документация.
Возможности электронного архива
- Безопасное и упорядоченное хранение всех типов документации.
- Быстрый и удобный поиск документов (полнотекстовый, по заданным условиям). В системе сохраняются условия поиска и формируются списки избранных документов.
- Удобство работы с документами. Пользователи электронного архива могут просматривать документы, создавать и отправлять заявки на размещение нового документа в архив или на формирование пакета документации в электронном, бумажном виде для его передачи за пределы архива.
- Оперативный доступ к каждому документу. Электронный архив связывает электронный документ с бумажным источником. В случае необходимости работы с бумажным документом вы сможете быстро найти бумажный оригинал.
- Концепция ILM (Information lifecycle management), которая позволяет переносить информацию с соответствующей сменой носителя информации из оперативного хранения в электронный архив.
- Поддержка технологии штрих-кодирования.
- Возможность настройки прав доступа и создания регламентов доступа к документам согласно корпоративной политике компании.
В зависимости от платформы функциональность систем электронного архива может меняться.
Преимущества создания электронного архива
- Снижаются затраты на хранение информации.
- Сокращаются потери и повреждения архивных документов.
- Упрощается работа с архивами.
- Увеличивается надежность хранения информации.
- Возрастает скорость поиска архивных документов.
- Исключается несанкционированный доступ к архивным документам.
Платформы
- Microsoft SharePoint Server
- Alfresco ECM
- OpenText
