Автоматизация торговой сети inФОРМАТ: новый уровень управления бизнесом с Microsoft Dynamics AX 2012

Необходимость выбора новой информационной системы возникла в торговой сети «inФОРМАТ», входящей в число крупнейших производителей и поставщиков канцелярской продукции в России, в 2012 году. Постоянный рост масштабов компании и ее развитие потребовали новых современных решений для поддержки бизнеса.

На момент начала проекта в компании использовалась информационная система «БЕСТ», внедренная 16 лет назад, которая затрудняла реализацию ключевых задач, стоявших перед бизнесом. Одной из них стало объединение 26 филиалов компании в общее информационное пространство – стандартизация операционной деятельности и построение консолидированного управленческого и финансового учёта. Оперативное получение управленческой отчётности должно было дать возможность топ-менеджменту компании держать руку на пульсе и быстро принимать решения, ориентируясь на сведения о текущем уровне продаж и другие операционные показатели бизнеса.

Выбором информационной системы собственники торговой сети inФОРМАТ» занимались лично. Они провели тщательный анализ систем от ведущих мировых и российских разработчиков – компаний SAP, 1C, Microsoft. К моменту выбора платформы для автоматизации бизнеса сети inФОРМАТ официальный релиз Microsoft Dynamics AX 2012 в России ещё не состоялся. Но топ-менеджмент компании, подробно изучив возможности предыдущей версии, убедился в том, что новая ERP-система от Microsoft лучше всего соответствует потребностям их бизнеса, и принял смелое решение о внедрении новой Microsoft Dynamics AX 2012.

Партнёром сети inФОРМАТ по внедрению стала группа компаний «КОРУС Консалтинг», подтвердившая в открытом тендере статус эксперта в области автоматизации дистрибуторских и розничных компаний. Кроме того, «КОРУС Консалтинг» был одним из первых системных интеграторов, который уже вёл ряд проектов на Microsoft Dynamics AX 2012.

«При выборе партнера по внедрению мы, в основном, ориентировались на опыт интегратора: важна была не только отраслевая экспертиза, но и в целом «бизнес-кругозор», наличие успешных проектов в смежных областях - это позволяет широко смотреть на поставленные задачи и предлагать нешаблонные пути их решения.

При этом, большой акцент мы сделали на оценке проектных команд, компетентности и личных качествах каждого из будущих участников внедрения. Совокупность этих факторов позволила сделать выбор в пользу интегратора «КОРУС Консалтинг», и сейчас, когда Microsoft Dynamics AX уже запущена во всех филиалах компании, я могу с полной уверенностью сказать: мы правильно определили главные факторы успеха и выбрали надежного и квалифицированного партнера», – рассказывает куратор проекта со стороны компании «ФАРМ» Дмитрий Малахов.

Стоит отметить, что перед началом активной фазы проекта было проведено предобследование процессов применительно к задачам автоматизации. Это позволило выявить проектные риски и максимально снизить потери в рамках активной стадии проекта. Запуск без потерь, как и чёткое соответствие намеченным срокам выполнения проекта – во многом заслуга топ-менеджмента торговой сети «inФОРМАТ». 

«Я считаю проект в сети inФОРМАТ примером зрелого подхода к автоматизации применительно к потребностям бизнеса. Хочу отметить высокую вовлеченность руководства компании в принятие решений, необходимых для эффективной реализации проекта. Отдельная благодарность куратору проекта со стороны «inФОРМАТ» – Дмитрию Малахову. На протяжении всего процесса автоматизации мы планомерно двигались к осуществлению поставленных целей и оперативно находили решения возникающих вопросов. Это позволило нам в полной мере использовать отличные результаты работы совместной команды по внедрению Microsoft Dynamics AX 2012», – прокомментировал внедрение куратор проекта со стороны ГК «КОРУС Консалтинг» Дмитрий Ващилов.

Проект стартовал в октябре 2012, а 1 июля 2013 г. – точно по намеченному плану, система Microsoft Dynamics AX 2012 были запущена в центральном офисе inФОРМАТ, в сегментах крупной оптовой торговли и корпоративных продаж в Москве. Во время перехода на новую систему операционная деятельность компании осуществлялась в обычном режиме, объём продаж не снизился. 

Важно отметить, что строгий дедлайн проекта и точное соответствие дате запуска были крайне важным условием. Если бы эксплуатация новой системы не началась 1 июля, то старт пришлось бы отложить на три месяца в связи с наступлением высокого сезона для канцелярского бизнеса.

В настоящее время система Microsoft Dynamics AX 2012 запущена в полном объёме и в ней регистрируются результаты всей операционной деятельности сети inФОРМАТ. Автоматизированы процессы оптовой, розничной и корпоративной торговли, сложная логистическая цепочка поставки товаров, складские процессы, казначейство. Проведена интеграция с системой 1С, используемой для ведения бухгалтерского и налогового учета и интернет-магазином www.informat.ru, реализована аналитическая отчётность.

 «Одним из основных составляющих успеха проекта в сети inФОРМАТ я считаю тот факт, что мы смогли максимально эффективно использовать возможности системы Microsoft Dynamics AX 2012 и достичь целей проекта, выполнив относительно небольшое количество модификаций. Настоящим вызовом для нас стала задача по интеграции существующих в 26 филиалах компании систем с Microsoft Dynamics AX 2012. Было необходимо отразить все товародвижение в филиалах  в новой ERP-системе и обеспечить передачу справочной информации и данных о перемещениях с РЦ в локальные  системы филиалов. Решив эту ключевую задачу, мы обеспечили консолидированный оперативный управленческий учет в рамках Microsoft Dynamics AX 2012», – подводит итоги проекта Дмитрий Ващилов.

В августе 2013 года система Microsoft Dynamics AX 2012 была запущена в первом филиале сети inФОРМАТ в Санкт-Петербурге, а 1 ноября 2013 г. полностью завершилась автоматизация розничной сети компании и начал работать в системе филиал компании в Ярославле. В 2014 году был произведен последовательный запуск системы в других филиалах торговой сети по всей России.